Tillgängliggöra och levandegöra arkiv

Alla har rätt att ta del av den information som finns i arkivet, om det inte finns bestämmelser om Offentlighet och sekretess som hindrar insyn. Att informationen är åtkomlig innebär inte automatiskt att det är enkelt att söka eller inspirerande att besöka arkivet. För att förbättra servicen och öka nyttan för olika målgrupper behöver arkivet arbeta med att tillgängliggöra och levandegöra materialet.

Innehåll

1 Arkivet finns till för användarna
2 Arkivens roll som förvaltare av kulturarvet
3 Utställningar, arkivpedagogik och studiebesök
4 Webbplatser
5 NAD - Nationella arkivdatabasen
6 Kulturarvet digitaliseras
7 Digitala "on-demandtjänster"

Arkivet finns till för användarna

Att arbeta i arkiv innebär att ha ett varierat och spännande arbete. Arbetet som arkivarie innehåller en mängd arbetsuppgifter som man i allmänhet inte förväntar sig. Den tid är sedan länge förbi då arkivarbete var lika med spindelväv i håret och kusliga källarlokaler.

Numera finns arkivarierna även ovan jord och sysslar med mycket mer än det traditionella arkivarbetet som att förteckna, arkivera, ge råd om dokumenthantering, göra tillsyn med mera. I arkivens verksamhet ingår allt mer olika typer av besöksverksamhet och att publicera information från samlingar på webbplatser och liknande som syftar till att tillgängliggöra men även att marknadsföra respektive arkiv samt de institutioner och föreningar arkivet representerar.

Det kan handla om arkivpedagogik gentemot skolor, tillhandahålla forskare information samt sist men inte minst aktivt arbeta för att marknadsföra arkivet som informationskälla. Det senare genom att ta emot studiebesök, ställa ut arkivmaterial, bild och filmvisningar, historiska bilder och artiklar i lokalpress, webbpublicering, samt medverka på olika sociala medier.

Arkivens roll som förvaltare av kulturarvet

Arkivarierna hos de kommunala arkivorganisationerna strävar efter att uppnå de övergripande målen som anges för dessa verksamheter i Arkivlagen. Arkivinstitutionerna arkiverar och vårdar arkivhandlingar från de kommunala verksamheterna. Det är inte ovanligt att de kommunala arkiven även emot enskilda förenings- och företagsarkiv samt kulturhistoriskt intressanta foton och filmer.

I ett kommunarkiv, regionarkiv eller annan institutions arkiv hamnar mycket av det arbete som utförs i respektive organisation. Arkiveringen har pågått ända sedan organisationen grundades, till exempel inrättades kommunerna 1862. Ibland finns det äldre material än så i kommun- och landstingsarkiven. Innehållets spridning är också mycket varierad. Allt från förlossningsjournaler, adoptionshandlingar, olika nämnders protokoll, betygskataloger och taxerings- och uppbördslängder brukar finnas. Med tanke på detta bokstavligen sitter arkiven landet över på ett berg av spännande information i många fall relativt outnyttjat.

Utställningar, arkivpedagogik och studiebesök

Ett sätt att tillgängliggöra arkiven på är genom olika typer av arkivbesök, det kan vara allt från enskilda forskare till stora grupper som skolklasser eller föreningar som besöker arkivet. Arkivpedagogik innebär att skiftande arkivmaterial samlas på till exempel ett ämne. Kopior görs av handlingar, bilder och tidningsklipp som presenteras i en arkivväska eller liknande, dessa kan sedan lånas av skolor, äldreboenden och andra intresserade.

Ett annat sätt att göra arkivets innehåll tillgängligt är att göra utställningar. Under Arkivens dag som arrangeras nationellt årligen andra helgen i november utifrån ett bestämt tema öppnar många arkiv sina dörrar för allmänheten. Ibland kan det vara svårt att hitta en lämplig lokal för utställningar, har inte arkivet någon egen lokal att tillgå kan man höra om intresse finns bland affärsidkare eller liknande.

Webbplatser

Allt fler arkivinstitutioner finns på webben. Här kan arkivets innehåll presenteras via en webbklient där användaren själv kan söka i arkivets förteckningar. Under aktuellt kan nyheter presenteras till exempel utställningar och föreläsningar. Beställningar av betyg och andra handlingar kan göras samt övrig presentation av arkivets innehåll och tjänster.

Ibland finns det möjligheter att surfa in i arkivets bildsamlingar som gjorts tillgängliga via en bilddatabas. Webbplatserna har avsevärt ökat arkivens tillgänglighet.

NAD - Nationella arkivdatabasen

Nationella arkivdatabas (NAD) är en sökbar databas som innehåller uppgifter om arkivmaterial i svenska arkiv, bibliotek och museer. NAD ägs av Riksarkivet och byggs upp genom sammanläggning av olika arkivdatabaser, som i sin tur representerar en lång rad arkivinstitutioner i Sverige. Ett gemensamt söksystem gör det möjligt att både söka information om arkiv och samlingar runt om i landet. För att forskare och andra intresserade på ett enkelt sätt ska kunna ta del av vilket arkivmaterial som förvaras hos arkivmyndigheten är det därför bra att publicera arkivförteckningarna via NAD.

Alla arkivinstitutioner har möjlighet att publicera sina arkivförteckningar i NAD. Sydarkivera publicerar löpande de arkivförteckningar som de ansvarar för via NAD.

Länk till NAD: Nationell ArkivDatabas

Läs mer om hur det fungerar att leverera till NAD: Att leverera till NAD

Kulturarvet digitaliseras

En viktig möjliggörare för att tillgängliggöra kulturarvsmaterial är digitisering. Statliga myndigheter har ålagts att ta fram en strategi och plan för att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial (se Ku2009/2152/KT). Målet är att samlingar och arkiv i större utsträckning ska tillgängliggöras digitalt allmänheten och därmed underlätta för användarna att bli medskapare till den kultur och det kulturarv de använder och brukar.

Tekniken bidrar till att förädla myndighetsnytta och kundnytta inom många områden. Det kan röra sig om allt från unika offentliga arkivhandlingar till sammanställning av material som fötts digitalt men där den "digitala ursprungskällan" inte längre finns kvar i verksamheten. Det kan även handla om att visualisera platser och händelser som inte längre går att se och uppleva, men som finns bevarat digitalt i arkiven.

Digitala "on-demandtjänster"

Vissa arkiv väljer att digitisera "on demand" (på beställning/begäran). On-demandtjänster kan även användas i den egna organisationens verksamhet, men framförallt för tillgänglighet åt allmänheten.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden