Allmän handling

Innehåll

1 Kom igång!
2 Vad är en handling?
3 Hur vet man om en handling är allmän?
4 Förvarad
5 Inkommen
6 Upprättad

Kom igång!

Det är inte alltid lätt att veta vilken information som är allmän och hur den ska hanteras! Börja med att titta på den korta informationsfilmen. Den ger en snabb introduktion till begreppet Allmän handling. Filmen riktar sig till alla anställda inom offentlig förvaltning.

Vill du veta mer? Anmäl dig gärna till någon av de utbildningar eller nätverksträffar som Sydarkivera erbjuder.

Aktiviteter hos Sydarkivera

Vad är en handling?

Det första steget är att försäkra sig om att det man har framför sig är en handling. En handling är något som kan förmedla information. Det ska gå att läsa, titta eller lyssna på informationen mer än en gång. Information behöver alltså vara ”lagrad” någonstans för att vara en handling. Ett samtal i fikarummet eller på telefon är inte en handling. Däremot är en inspelning av samtalet en handling.

Handlingar kan vara lagrade på olika sätt:

Ett pappersdokument
Ett elektroniskt dokument (Word, Excel, PDF)
Ett e-postmeddelande
Ett inlägg på sociala medier
En webbsida
En registerpost i ett verksamhetssystem eller administrativt system
En ljudinspelning
En videoinspelning

Tänk på att det är informationsinnehållet och inte det fysiska lagringsmediet som är handlingen.

Visste du att? I lagtexter används ordet ”upptagning” för att benämna till exempel en inspelning eller digitalt lagrad information.

Exempel på handlingstyper:

Protokoll
Ansökan om bygglov
Svar på remiss

Journalanteckning

Hur vet man om en handling är allmän?

Nästa steg att ta reda på om handlingen är allmän eller inte. För att vara allmän måste handlingen för det första vara förvarad hos en myndighet. För det andra ska den antingen ha kommit in eller ha blivit upprättad hos en myndighet.

Handling + Förvarad + Inkommen = Allmän handling
Handling + Förvarad + Upprättad = Allmän handling

När det gäller brev och meddelanden till enskilda personer så ska innehållet röra ett ärende eller en fråga som myndigheten har i uppgift att hantera. Annars är det inte en allmän handling.

Du kan använda dig av Sydarkiveras analysschema och checklista när du gör en bedömning om handlingen är allmän eller inte.

Exempel på undantag:

Privata brev eller meddelanden (som inte handlar om ett ärende).
Meddelanden som enbart rör ett uppdrag som fackligt eller politiskt förtroendevald.
En chattkonversation mellan två privatpersoner om gårdagens lunch.

Förvarad

För att en handling ska vara förvarad så ska den var åtkomlig för eller lagras hos en myndighet.

Exempel på när handlingar är förvarade:

Handlingen finns fysiskt förvarad i myndigheten lokaler – i till exempel kontorsrum, närarkiv, källarförråd eller postrum.
Utlånade handlingar eller handlingar som en anställd har tagit med sig hem.
Konton på sociala medier som en anställd använder i sitt arbete.
Webbtjänster av olika slag där anställda kan logga in och arbeta med information och dokument. Det gäller även om den fysiska lagringen (servrarna) finns någon annanstans i världen.

Visste du att? Även om du använder molntjänster som Dropbox, Google Drive och OneDrive i ditt arbete så betraktas dokumenten du skriver som förvarade hos myndigheten.

Inkommen

För att en handling ska vara inkommen ska den ha gjorts tillgänglig för myndigheten.

Exempel på när handlingar är inkomna:

Handlingen är inlämnad till myndighetens lokaler, till exempel till receptionen eller ett kontor.
Brev som kommit med posten eller med bud.
Handlingar som överlämnats till en anställd i hemmet eller ”på stan”.
Elektroniska handlingar som en myndighet kan ta del av, till exempel elektroniskt lagrad information (e-post) eller ett USB med en fil som skickats med vanlig post.

Visste du att? Om du via din privata e-post (t.ex Gmail, Thunderbird, Hotmail, Yahoo eller andra tjänster) skickar eller tar emot information som rör ditt arbete blir även den informationen allmänna handlingar.

Upprättad

För att en handling ska vara upprättad så ska den ha framställts eller utarbetats inom en myndighets verksamhet. Det är viktigt att en myndighet har möjlighet att bilda sig en uppfattning och ta ställning innan en handling blir allmän. Handlingar som myndigheten själv skapar blir alltså inte allmänna med en gång. När handlingen är färdigställd är ofta en bedömningsfråga.

En handling är upprättad (har fått sin slutgiltiga utformning):

När den skickas till en privatperson, annan myndighet, företag, förening eller annan mottagare.
När handlingen har justerats eller på annat sätt färdigställts, till exempel protokoll eller mötesanteckningar som sammanställs efter en arbetsplatsträff och läggs ut på intranätet eller sprids till kollegor via e-post.
När ett register eller en dagbok/journal är färdig för att föra in uppgifter. Gäller alla register eller förteckning som förs löpande. Även om registret är helt automatiskt, till exempel loggfiler över e-post.
När en internt utarbetad arbetsordning börjar användas i verksamheten.
När ärendet en handling tillhör avslutats.

Handlingar som inte är upprättade:

Ett utkast till rapport framställt i flera olika versioner. Inget av utkasten blir allmän handling förrän rapporten skickats ut för synpunkter (remiss).
Myndigheten håller på att göra i ordning ett register och testar olika metoder att registrera och sammanställa uppgifter. Registret blir då inte allmän handling förrän myndigheten bestämt sig för att använda det.
Myndigheten bestämmer sig för att göra en informationsfilm. Filmen blir då inte allmän handling förrän den är slutredigerad.

Handboken

Arkivorganisation