Digitala arkivleveranser

Innehåll

1 Sammanfattning
2 Tjänster inom digitala arkivleveranser
3 Sydarkiveras mottagning
4 Hitta Sydarkiveras övriga tjänster
- 4.1 Tjänstekatalogen

Sammanfattning

En digital arkivleverans till Sydarkiveras bevarandeplattform genomförs i samarbete mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Ämnesansvarig arkivarie är förbundsmedlemmens huvudsakliga kontakt gentemot Sydarkivera vid en digital leverans.

Vid en digital arkivering så är det vanligtvis informationen i systemet som ska slutarkiveras hos Sydarkivera, inte systemet och dess funktioner. Processen att leverera och slutarkivera information digitalt kan ta tid beroende på systemets komplexitet, vald arkiveringsmetodik, om leveranser från systemet har skett tidigare och så vidare. Förbundsmedlem behöver kontakta Sydarkivera i god tid innan arbetet med arkiveringsuttag startar.

Tjänster inom digitala arkivleveranser

Sydarkiveras tjänster inom digitala arkivleveranser sammanfattas i bilden nedan.

Samordning leveranser

Sydarkiveras arkivarier hanterar i rollen som ämnesansvariga förstakontakten mot förbundsmedlem. Sydarkiveras specialister inom digitalt bevarande stödjer Sydarkiveras arkivarier och förbundsmedlemmarnas systemförvaltningsorganisationer med kunskap om digitalt bevarande och de specifikationer och metoder som används. Samordning av rutinleveranser och beslutade testleveranser ingår i tjänsten. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen.

Digitala arkivleveranser

Skarpa arkivleveranser innebär att förbundsmedlem överlämnar e-arkiv till Sydarkivera som fungerar som gemensam arkivmyndighet. Överlämning innebär att Sydarkivera övertar ansvar att bevara informationen för framtiden. Förbundsmedlemmarna ansvarar för sin information fram till godkänd arkivleverans och för att hantera de förberedelser som krävs för att kunna genomföra arkivleverans till Sydarkivera. Sydarkivera ansvarar efter leveransgodkännande både för utlämnande av handlingar och vård av övertagna e-arkiv.

Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support hanterar Sydarkivera även arkiveringsuttagen.

Läs mer på sidan:

Att genomföra digitala arkivleveranser till Sydarkivera

Planerade arkivleveranser

Sydarkivera inför successivt stöd för olika leveranstyper. Leveranstyp avser viss typ av information som kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är flera uppgifter som utförs inom tjänsten Bevarandeplanering och samordning innan det är möjligt att genomföra planerade digitala arkivleveranser i enlighet med fastställda mallar och rutiner. För rutinleveranser finns särskilda anvisningar som talar om hur en leverans ska sorteras, paketeras och dokumenteras inför överföring.

Förutsatt att det finns färdigutvecklad inbyggd funktionalitet för att göra arkiveringsuttag tillhörande de verksamhetssystem som används, kan arkivleveranser planeras för följande typer:

Patientjournaler
Personakter
Personalakter
Ärende- och dokumenthantering
Ekonomiinformation

Därutöver genomförs arkivleveranser för följande typer:

Insamling av externa webbplatser
Dokument, foto och filmer i katalogstruktur
Export av databaser och register
Äldre digitalt material

Läs mer på sidorna:

Oplanerade arkivleveranser

Det förekommer att Sydarkivera behöver ta emot oplanerade arkivleveranser. Det kan ske när tjänster stängs ner med kort varsel eller om verksamheter helt upphör och informationen inte överförs till någon annan förvaltning eller bolag. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Ju fler leveranstyper som är införda desto mindre risk att det saknas färdiga rutiner och instruktioner för överföring av informationen till slutarkivering hos Sydarkivera.

Testleveranser

Testleveranser är överföring av skarp information som innehåller till exempel personuppgifter eller sekretess. Överföringen sker med samma säkerhet som skarpa arkivleveranser. Skillnaden är att Sydarkivera endast tar emot informationen för teknisk bearbetning, det sker alltså inte någon överlämning av handlingar till Sydarkivera som arkivmyndighet. Testleveranserna är till för att kontrollera att uttagsformaten fungerar som det är tänkt. Testleveranser kan ske i samband med att förbundsmedlem förbereder sig för att kunna slutarkivera digital, när ett nytt verksamhetssystem införs eller när det sker uppdatering av funktionerna för att skapa arkiveringsuttag med stöd av de olika verksamhetssystem som används.

Läs mer på sidan:

Digital testleverans

Samordning mottagning

Sydarkiveras mottagningsfunktion i Alvesta har direkt åtkomst till mottagningsmiljön, förbereder och tar emot digitala arkivleveranser och testleveranser samt genomför de tekniska kontroller och analyser som beslutats. Mottagningsfunktionen stödjer förbundsmedlemmarna och Sydarkiveras arkivarier i hanteringen med kunskap om de verktyg och som används.

Medlems verktygslåda

Förbundsmedlems verktygslåda innehåller olika programvaror som Sydarkivera använder och rekommenderar andra att använda vid en digital arkivering. Alla programvaror som finns i verktygslådan är testade och fria att använda.

Läs mer på sidan:

Förbundsmedlems verktygslåda

Mottagningsapplikationer

Olika programvaror och verktyg används för att kontrollera överförda filer. Det finns många olika verktyg för att till exempel validera olika typer av filformat. Många är öppna programvaror som utvecklas och förvaltas av initiativ runt om i världen. Samtliga programvaror och verktyg testas och utvärderas i testbädd innan införande i mottagningsmiljön.

Läs mer på sidorna:

Transport

Sydarkivera har en tjänst för säker överföring av filer. Det förekommer även att systemens arkivportaler används eller andra tjänster som förbundsmedlem tillhandahåller. Hur överföringen sker definieras i leveransöverenskommelsen.

Karantän

Alla filer passerar en särskild karantänstation. Här skannas alla filer efter virus och skadlig kod.

Mottagningsmiljö

Tekniskt består mottagningen av mottagningsmiljö (separat servermiljö) och tillhörande arbetsstationer. Det är samma systemstöd och tekniska miljö som används för testleveranser, skarpa arkivleveranser och förberedelser inför inläsning i bevarandesystemet.

Sydarkiveras mottagning

Sydarkiveras mottagning av digitala överföringar är en del av Sydarkiveras utökade bevarandeplattformen. Före inläsning i bevarandesystemet passerar arkivleveranserna karantän och mottagning. Det sker analys av filer och medier. De delar som omfattas av förvaltningsplanen är markerade i bilden nedan.