Digitala arkivleveranser

Översikt Digitala arkivleveranser

Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter. I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.

Övergripande planering

Prioritera arkivleveranser

Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar. Sydarkiveras förbundsfullmäktige har beslutat om prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser. Beslut om prioritering finns i Sydarkiveras Handlingsprogram.

Inventera system

För att Sydarkivera ska kunna hantera och prioritera kommande arkivleveranser till bevarandeplattformen på ett effektivt sätt inventeras system som finns hos förbundsmedlemmarna. Övergripande systeminventering genomförs i samband med att en förbundsmedlem ansluter till Sydarkivera. Inventeringarna ger oss svar på vilka system som används hos förbundsmedlemmarna, vilka som inte används samt i vilka system likartade informationstyper finns. I samband med de årliga systeminventeringarna som hittills genomförts har Sydarkivera dokumenterat projekten i systeminventeringsrapporter för respektive år.

Besluta om inriktning

Förbundsstyrelsen fattar inriktningsbeslut när det gäller prioritering av digitala arkivleveranser. Inriktningsbesluten gäller för alla Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Samråd sker med förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner, kontaktpersoner eller andra relevanta nätverk för intressenter eller verksamhetsområden. Inriktningsbeslutet är startpunkt för leveransutredningar som planeras och genomförs tillsammans med förbundsmedlemmarna.

Utreda arkivleveranser

Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande. Läs mer om de olika stegen som ingår i Leveransutredning.

Läs mer på sidorna:

Leveransprocess för digitala arkivleveranser

Allmänt

Det är viktigt att en förbundsmedlems arbete med att slutarkivera digital information sker i en nära dialog med ansvarig handläggare hos Sydarkivera. Detta för att säkerställa kvalitén på leveransen och att själva leveransprocessen blir så effektiv som möjligt. Nedanstående beskriver processen för en planerad digital arkivleveransen till Sydarkivera. Hur så kallade oplanerade leveranser ska hanteras finns beskrivet längre ner på denna sida.

För ansvarig handläggare hos Sydarkivera så finns det stöd i handläggning, se Att handlägga en digital leverans till Sydarkivera

En testleverans till Sydarkivera hanteras i en egen process, se Digital testleveranser.

Det finns också möjlighet att testa de programvaror som Sydarkivera använder för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Mer information om detta finns här Extern testbädd

Leveransprocess

En leveransöverenskommelse upprättas mellan parterna

Det första steget i leveransprocessen är att en leveransöverenskommelse med specifikation ska upprättas mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Det är ansvarig handläggare hos Sydarkivera som upprättar denna leveransöverenskommelse, i dialog med levererande verksamhet. I leveransöverenskommelsen så specificeras den ansvarsfördelning som finns i leveransarbetet, hur eventuell sekretessbelagd information i leveransen ska hanteras, gallring, utlämnande m.m. Leveransöverenskommelsen ska skrivas under av ansvarig person hos levererande verksamhet och Sydarkiveras förbundschef.

Förbundsmedlem gör en export för slutarkivering

Nästa steg är att levererande verksamhet ska göra en export för slutarkivering. Det är oftast systemförvaltare/it-tekniker hos förbundsmedlemmen som genomför själva exporten och denne gör det med hjälp av den funktion/modul för export som finns till systemet. Vid behov kan Sydarkivera, genom ansvarig handläggare, konsulteras.

Är det i leveransöverenskommelsen bestämt att arkiveringen ska ske genom en databasarkivering så kommer ansvarig handläggare hos Sydarkivera att boka in ett möte mellan tekniker hos förbundsmedlemmen och tekniker hos Sydarkivera. På detta möte så kommer tekniker hos förbundsmedlemmen få de instruktioner som denne behöver för att kunna genomföra denna databasarkivering. Det är alltså tekniker hos förbundsmedlemmen som ska göra denna export, med hjälp av de verktyg som Sydarkivera rekommenderar. Vid behov kan tekniker hos Sydarkivera konsulteras i detta arbete.

Leverera till Sydarkivera

Innan en leverans genomförs så kommer ansvarig handläggare på Sydarkivera att boka in parterna till ett leveransmöte. Deltagare på leveransmötet är leveransansvarig person hos förbundsmedlemmen (oftast tekniker), mottagningsansvarig tekniker hos Sydarkivera samt ansvarig handläggare hos Sydarkivera. Syftet med leveransmötet är att gå igenom processen för leveranser, boka leveransdag m.m. På mötet så kommer ansvarig handläggare att också lämna över en reversal till leveransansvarig person hos förbundsmedlemmen. Reversalen ska fyllas i och översändas till Sydarkivera i samband med leveransen.

Den som sen genomför själva filöverföringen är levererande verksamhet/systemförvaltare/it-tekniker hos förbundsmedlemmen. När leveransen till Sydarkivera är genomförd så kommer ansvarig handläggare på Sydarkivera att upprätta ett leveranskvitto som skickas till den levererande parten. Leveranskvittot är ett bevis på att en leverans har blivit genomförd och innehåller sammanfattande uppgifter om vad leveransen innehåller.

Kontroll av leverans

Sydarkivera påbörjar nu olika kontroller av leveransen. Testresultatet från Sydarkiveras tester sammanställs av ansvarig handläggare i ett testprotokoll. Testprotokollet skickas sedan till levererande verksamhet för kännedom.

Visar Sydarkiveras tester att leveransen ser bra ut så kommer ansvarig handläggare att boka in ett eller flera tillfällen där den levererande verksamheten och/eller systemförvaltaren får möjlighet att själva kontrollera ”sin” leverans. Detta för att se att informationen presenteras på rätt sätt, att ingen information verkar saknas i jämförelse med källsystemet osv. Visar också dessa tester att leveransen ser bra ut kommer kontrollarbetet avslutas och processen går vidare till nästa steg.

Ibland kan det hända att felaktigheter påträffas vid kontrollerna. Påträffas fel behöver felen korrigeras och nya exporter göras, dvs. processen startar om vid rubriken "Göra en export för slutarkivering" (se ovan)

Leverans slutarkiveras

Efter att leveransen har blivit godkänd efter kontroll så upprättar ansvarig handläggare på Sydarkivera ett leveransgodkännande som skickas till levererande verksamhet. I och med att leveransgodkännandet har skickats iväg övergår ägandeskapet av den arkiverade informationen till Sydarkivera. Leveransprocessen kan därmed avslutas.

Handlägga digitala arkivleveranser

Specificera

Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Leveransöverenskommelsen specificerar saker som uttag, informationssäkerhet gallring, leverans och transport, kontroller, utlämnande med mera.

Överföra

Boka leverans/överföring. Metod beroende på säkerhetsnivå. Kvittens överföring.

Sekretess

Kontrollera

Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen.

Godkänna

Ett leveransgodkännande avslutar processen. Leveransgodkännandet skickas till berörd förbundsmedlem.

Leveranstyper

Oplanerade arkivleveranser

Ibland händer det att oplanerade arkivleveranser måste göras. Det kan till exempel bero på att ett system måste avvecklas med kort varsel eller att det finns risk att information går förlorad om inget görs direkt.