Digitala arkivleveranser

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Innehåll

1 Bakgrund
- 1.1 Sydarkiveras process för digitala arkivleveranser
2 Oplanerade arkivleveranser
- 2.1 Tjänstekatalogen

Bakgrund

Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om de prioriteringsprinciper som gäller för digitala arkivleveranser. Vägledande är bland annat följande principer:

bestämmelser i lagstiftningen,
förbundsmedlemmars behov,
störst nytta för medborgarna,
störst nytta i förhållande till kostnader.

Prioriteringsprinciperna finns definierade i Sydarkiveras gällande handlingsprogram, se styrdokument.

Med prioriteringsprinciperna som grund arbetar Sydarkivera sedan vidare utifrån en process för digitala arkivleveranser som bygger på den internationella standarden PAIMAS. Standarden leder i slutändan till att förbundsmedlemmarna kan arkivera digital information hos Sydarkivera. Processen ser ut enligt följande:

Sydarkiveras process för digitala arkivleveranser

Inriktningsbeslut

Ett inriktningsbeslut grundar sig på ett leveransbehov hos förbundsmedlemmarna. Det är en handläggare på Sydarkivera som tar fram beslutsunderlaget till ett inriktningsbeslut. Beslutsunderlaget utarbetats i samråd med förbundsmedlemmar, kontaktpersoner, nätverk och andra intressenter eller verksamhetsområden.

Utifrån beslutsunderlaget fattar Sydarkiveras förbundsstyrelse ett inriktningsbeslut. Beslutet gäller för alla Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Idag finns följande inriktningsbeslut:

Utredning

Handläggare på Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningarna som utgår från inriktningsbeslutet. I utredningsarbetet så bidrar Sydarkivera med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande och förbundsmedlemmar bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. Syftet med leveransutredningen är att utreda förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande. Utredningen resulterar i en rapport med lösningsförslag. Läs mer om de olika stegen som ingår i Leveransutredning.

Specifikation

Det första steget i leveransprocessen är att en leveransöverenskommelse med specifikation upprättas mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Det är ansvarig handläggare hos Sydarkivera som upprättar denna leveransöverenskommelse och det görs i dialog med levererande verksamhet. I leveransöverenskommelsen så specificeras den ansvarsfördelning som finns i leveransarbetet. Leveransöverenskommelsen ska skrivas under av ansvarig person hos levererande verksamhet och av Sydarkiveras förbundschef.

I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen).

Överföring

Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.

Godkännande

Läs mer på sidorna:

Oplanerade arkivleveranser

Ibland händer det att oplanerade arkivleveranser måste göras. Det kan till exempel bero på att ett system måste avvecklas med kort varsel, att verksamheten helt upphör och att informationen inte överförs till annat system eller att det finns risk att information går förlorad om inget görs direkt. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Därför behöver ämnesansvarig arkivarie omgående kontaktas.