Digitala arkivleveranser

Innehåll

1 Sammanfattning
- 1.1 Samverkan inom Sydarkivera
2 Tjänster inom digitala arkivleveranser
3 Hitta Sydarkiveras övriga tjänster
- 3.1 Tjänstekatalogen

Sammanfattning

En digital arkivleverans till Sydarkiveras bevarandeplattform genomförs i nära samarbete mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Den som kommer vara förbundsmedlemmens huvudsakliga kontakt gentemot Sydarkivera vid en digital leverans är ämnesansvarig arkivarie (ansvarig handläggare).

Det viktigt att känna till att vid en digital arkivering så är det informationen i systemet som ska slutarkiveras hos Sydarkivera, inte systemet och dess funktioner. Det är också viktigt att veta att leverera och arkivera digital information är en process som kan ta tid beroende på systemets komplexitet, vald arkiveringsmetodik, om leveranser från systemet har skett tidigare och så vidare. Det behöver förbundsmedlem kontakta Sydarkivera i god tid innan arbetet med arkiveringsuttag startar.

Som inloggad förbundsmedlem kan du läsa mer information om hur det går till att göra en digital arkivleverans till Sydarkiveras, se:

Att genomföra en digital arkivleverans till Sydarkivera

Att genomföra en digital testleverans till Sydarkivera

Samverkan inom Sydarkivera

Sydarkivera samordnar arbetet och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen. Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support hanterar Sydarkivera även arkiveringsuttagen.

Tjänster inom digitala arkivleveranser

Testleveranser

Planerade arkivleveranser

Sydarkivera inför successivt stöd för olika leveranstyper. Leveranstyp avser viss typ av information som kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är flera uppgifter som utförs inom tjänsten Bevarandeplanering och samordning innan det är möjligt att genomföra planerade digitala arkivleveranser i enlighet med fastställda mallar och rutiner.

Förutsatt att det finns färdigutvecklad inbyggd funktionalitet för att göra arkiveringsuttag tillhörande de verksamhetssystem som används, kan arkivleveranser planeras för följande typer:

Patientjournaler
Personakter
Personalakter
Ärende- och dokumenthantering
Ekonomiinformation

Därutöver genomförs arkivleveranser för följande typer:

Insamling av externa webbplatser
Dokument, foto och filmer i katalogstruktur
Export av databaser och register
Äldre digitalt material

Läs mer på sidorna:

Sydarkivera förvaltar rutiner, metoder och mallar för införda leveranstyper samt handlägger ärenden med dokumentation kring varje enskild leverans. Förbundsmedlem lämnar underlag till en planerad arkivleverans i en leveransframställan. Leveransframställan ger Sydarkivera underlag för att planera arkivleveransen och sammanställa underlag för leveransöverenskommelse.En leveransöverenskommelse upprättas mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. I leveransöverenskommelsen specificeras den ansvarsfördelning som finns i arbetet. För rutinleveranser finns särskilda leveransspecifikationer som talar om hur en leverans ska sorteras, paketeras och dokumenteras inför överföring.

Förbundsmedlem beställer eller genomför arkiveringsuttag. Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle. Efter överföringen granskar Sydarkivera arkivleveransen, dokumenterar iakttagelser i ett testprotokoll och antingen godkänner arkivleveransen eller återförvisar den för komplettering eller åtgärder.

Läs mer på sidorna:

Oplanerade arkivleveranser

Det förekommer att Sydarkivera behöver ta emot oplanerade arkivleveranser. Det kan ske när tjänster stängs ner med kort varsel eller om verksamheter helt upphör och informationen inte överförs till någon annan förvaltning eller bolag. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Ju fler leveranstyper som är införda desto mindre risk att det saknas färdiga rutiner och instruktioner för överföring av informationen till slutarkivering hos Sydarkivera.