Ärende- och dokumenthantering

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Riktlinjer för ärendehantering/informationsförsörjning

För att det ska finnas förutsättningar för insyn och service samt väl underbyggda och väl förberedda beslut om verksamheten måste det finnas fungerande administrativa rutiner. Syftet med riktlinjerna är att ärendeprocessen ska bli mer enhetlig vad gäller utformningen av dokument och arbetssätt samt att skapa en bättre förståelse för offentlighetsprincipens krav på registrering/diarieföring, dokumenthantering och arkivering. Sammantaget leder detta till att medborgarnas insyn i den kommunala verksamheten stärks och att ärendehanteringen blir mer effektiv och rättssäker. Riktlinjerna ska ligga till grund för det administrativa arbetet och vara styrande inom kommunernas olika nämnder/styrelser. Variationer i verksamheternas omfattning och komplexitet kan motivera alternativa lösningar i vissa fall.

Överlämna till slutarkiv

Digitala arkivleveranser

Sydarkivera tog emot de första leveranserna för slutarkivering av äldre diariesystem 2019. Tester och även skarpa leveranser av ärende- och dokumenthanteringssystem har hanterats i anslutning till samverkansprojekt mellan Riksarkivet, Statens servicecenter och Sydarkivera för att ta fram Förvaltningsgemensamma Specifikationer (FGS) för databaser. Sydarkiveras förbundsstyrelse har fattat ett inriktningsbeslut för digitala arkivleveranser när det gäller ärende- och dokumenthanteringssystem.

Sydarkivera behöver tillsammans med förbundsmedlemmarna genomföra leveransutredningar för att ta reda på bästa sätt att ta emot databaser eller strukturerad data från ärende- och dokumenthanteringssystem. Det förekommer ett förhållandevis stort antal olika generella ärende- och dokumenthanteringssystem hos förbundsmedlemmarna. Det är stor spridning och ingen produkt är tydligt dominerande. När det gäller bygg och miljö är det fråga om en handfull produkter som används hos många av förbundsmedlemmarna. Det finns en tendens hos förbundsmedlemmarna att eftersträva helhetslösningar med stöd både för generell ärendehantering och bygg/miljö. Utredningarna behöver planeras med utgångspunkt i dessa förutsättningar. Utredningarna behöver bland annat komma fram till generella regler för hur många år förbundsmedlemmarna behöver ha kvar information för direktsök, och när det är lämpligt att överföra information till slutarkiv. Ett överlämnande innebär att eventuell sekretess även gäller gentemot avlämnande verksamhet. Arbetet hanteras framförallt i samråd med berörda systemförvaltare hos förbundsmedlemmarna och registratorsnätverket är en viktig referensgrupp.

Stöd för olika leveranstyper kommer införs successivt, i grova drag enligt listan nedan. De första fyra stegen baseras antingen på engångsuttag när ett system ska avvecklas eller årlig avställning/export av avslutade ärenden.

  1. Bevarande i form av databaskopia/register (framförallt äldre diariesystem utan bifogade filer) tillsammans med dokumentation av användargränssnitt och vanliga sökfrågor. Databasen kan senare användas som utgångspunkt för att transformera data till målformat enligt vald specifikation.
  2. Bevarande i form av databaskopia med dokument sparade som ”stora objekt” i databasen tillsammans med dokumentation av användargränssnitt och vanliga sökfrågor. Det kan vara aktuellt för system utan exportfunktion och utan hinder i form av kryptering på filnivå. Databasen kan senare användas som utgångspunkt för att transformera data till målformat enligt vald specifikation.
  3. Bevarande i befintligt produktspecifikt utdataformat, exportfunktion som exporterar filer i form av strukturerade dokument (XML) eller teckenseparerade textfiler (CSV). Förutsätter att dokumentation av utdataformat finns tillgänglig eller är möjlig att producera med utgångspunkt från dokumentation av användargränssnitt.
  4. Bevarande i befintligt utdataformat (XML) baserat på FGS för ärendehantering, möjliggör automatiserad kontroll och dokumentation av formatet på ett maskinläsbart sätt (XML Schema). Överföringsformatet är systemoberoende och data från olika produkter och tjänster struktureras och beskrivs på ett enhetligt sätt.
  5. På längre sikt kan funktioner för direktarkivering införas. För att bli kostnadseffektivt förutsätter det att förbundsmedlemmarna upphandlar system som stödjer gemensamma specifikationer (FGS och/eller CS/CITS) och dessutom har öppna dokumenterade maskingränssnitt (API). Denna metod för överföring förutsätter också att Sydarkivera inför webbtjänst för att ta emot och paketera information för slutarkivering. Kommande leveransutredningar behöver på sikt ge underlag för kravställning av funktioner för direktarkivering.

Standarder och specifikationer

Äldre diariesystem kan hanteras som register eller relationsdatabas och arkiveras enligt med standarden SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases).

Riksarkivet har beslutat om en första version av FGS Ärendehantering. Specifikationen finns i flera fall implementerade i exportfunktioner som finns till de ärende- och dokumenthanteringssystem som används av förbundsmedlemmarna. Till skillnad från att bevara hela databaser och register så struktureras data i ett specifikt överföringsformat som gör att information från olika system struktureras och dokumenteras på ett enhetligt sätt.

DILCIS Board, som producerar europeiska specifikationer till byggnadsblocket eArchiving, har publicerat en första version av Content Information Type Specification (CITS) för ERMS (Electronic Records Management Systems). Denna specifikation kan komma att antas som svenska FGS med de eventuella anpassningar som behövs för att hantera informationsöverföring mellan ärende- och dokumenthanteringssystem. Denna specifikation går att använda direkt däremot behöver mappningen göras lokalt för de olika system som ska exportera enligt specifikationen innan export-funktioner kravställs. Specifikationen uppdateras under 2020. Fördelen med de europeiska specifikationerna är bland annat att de passar för hela den europeiska marknaden och kan därför förväntas ha större genomslagskraft än specifikationer som endast används i Sverige.

Söka och få ut handlingar från överlämnade arkiv

Förutsättningarna för förbundsmedlemmar att direkt söka och hämta slutarkiverade ärenden som är offentliga utreds i samband med leveransutredningarna. Ärende- och dokumenthanteringssystem används mer frekvent än till exempel avslutade journaler och personakter inom det sociala området. Direktåtkomst förutsätter bland annat att Sydarkiveras bevarandeplattformen kompletteras med ett externt tillgängligt system för att tillhandahålla sökfunktioner och dokument på ett användarvänligt och säkert sätt. Det innebär bland annat krav på administration av användare och behörighetsstyrning i större omfattning än vad som är fallet i den grundläggande bevarandeplattformen. Det finns både produkter licensierade med öppen källkod och kommersiellt paketerade produkter och tjänster som kan avropas via SKI:s ramavtal för e-arkiv. Utredningarna ska bland annat ge underlag för kravställning av system för att tillhandahålla direktåtkomst.


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning