Söka i arkiven

Att söka i arkiven är mycket lättare än du tror, bara du har en klar bild över vad du söker. Innan du börjar leta behöver du därför ställa dig några frågor:

Vad är det för typ av information jag söker? Beslut, karta/ritning, utredning?
Vem/vilken myndighet kan ha arbetat med den här typen av ärenden?
Bör den finnas inom vår organisation/förvaltning?
Vilken tidsperiod rör det sig om?
Finns det någon som kan veta mer om det jag letar efter?
Kan handlingarna finnas på förvaltningen eller bör de vara i slutarkivet?

Genom att ställa dig dessa frågor kan du ofta begränsa din sökning så att den blir något mer hanterbar. Ibland kan det vara bra att söka på webben för att få en liten vägvisning om var det efterfrågade materialet kan tänkas vara arkiverat inom din organisation. Du kan även behöva ta hjälp av litteratur för att bilda dig en uppfattning om exempelvis äldre tiders organisering om materialet man söker är gammalt. Organisationskartor, års- och verksamhetsberättelser och ekonomisk redovisning kan också vara till hjälp för att förstå hur myndigheten varit organiserad och vilka ansvarsområden den haft under olika tider.

Är du osäker på var informationen förvaras? Kontrollera om det finns några reversaler/leveranskvitton på att handlingarna överlämnats till slutarkivet. Om inte, börja alltid att söka inom den egna förvaltning först.

Många av Sydarkiveras medlemmar publicerar sina arkivförteckningar via Nationella Arkivdatabasen (NAD). Andra publicerar förteckningar och register på sina intranät. Gå in och och sök via dem. Hittar du intressanta sökresultat, se till att skriva upp arkivbildare, serie och volymnummer om sökningen behöver fortsätta i organisationens egna slutarkiv eller inom en annan myndighet.

Om du kommer fram till att handlingarna överlämnats till slutarkivet så ska arkivmyndigheten sköta återsökningen där. I de fallen rör det sig nämligen om ett begärande om utlämnande av allmän handling. Då måste du kontakta den som ansvarar för slutarkivet som fortsätter sökningen i slutarkivet. I de här fallen är det extra viktigt att du kommer med ett tydligt frågeunderlag för att sökningen ska bli så bra som möjligt.