Förvaltning av system

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Den här sidan handlar om systemförvaltning. Perspektivet är framförallt informationssystem och informationsförvaltning. För en fungerande systemförvaltning är det viktigt att tänka på att systemförvaltning inte bara handlar om it. Det behövs både verksamhetskunskap och kunskap om informationssystem och informationshantering för att det ska bli bra. Texten utgår både från praktisk erfarenhet och baseras på välkända modeller som pm3 och Itm5 (där processerna följer de som finns i ITIL). Texten är framförallt till för projektledare eller systemförvaltare som behöver en orientering inom området.

Systemtänkande handlar om att se helheten

I sin enklaste form kan man definiera systemtänkande som ett sätt att se på en organisation som helhet. Systemet behöver utformas för att passa de identifierade målgruppernas behov. Till exempel olika användargrupper som chef, registrator eller handläggare. När det gäller informationssystem som lagrar allmän information (läs mer om allmän handling) behöver man också tänka på medborgare som vill ha insyn i myndigheternas verksamhet och på forskare som behöver data för sitt arbete.

Utmaningar med att övergå till förvaltning

När upphandling och införande är klart är det inte helt ovanligt att kunden är missnöjd med det som levererats. Det finns mycket som leverantörerna kan göra bättre, men det är viktigt att inse att kunden inte får ett bättre systemstöd än det som kunden förmår att beskriva i kravunderlaget. Hur bra ett införande lyckas beror till stor del på hur verksamheten och organisation som ska förvalta systemet lyckas, inte på själva valet av systemstöd.

Det faktum att det är människor som ska utföra olika uppgifter som har med systemförvaltning att göra är lätt att glömma bort. Det kan innebära kommunikationssvårigheter och att uppgifter faller mellan stolarna. Samverkan mellan olika kompetenser är viktigt för att lyckas, men det kan samtidigt vara svårt att samarbeta och skapa samsyn. När man kommer till skarp drift och ska börja arbeta med systemförvaltning tar ofta orken slut. Därför gäller det att rusta sig för detta i ett tidigt skede i ett projektet för att byta systemstöd.

Nyttan med en bra förvaltningsorganisation

Nyttan med ett it-system kan inte mätas och värderas förrän det börjar användas. Det vill säga, när it-systemet är anskaffat och projektet har övergått till en förvaltningssituation. I förvaltningssituationen används it-systemen och måste vid upprepade tillfällen ändras i takt med den verksamhet som stöds. För att kunna organisera systemförvaltningsarbetet är det nödvändigt att förstå vad som behöver göras och göra det möjligt att styra verksamheten förknippad med systemförvaltning.

Förvaltningsverksamhet

Förvaltningen är det som görs och en förvaltningsorganisation måste bemannas med personer för att fungera. Det finns två olika saker som behöver göras i en förvaltningsorganisation. Det ena är vidmakthållande; att rätta fel, ge stöd till användare och se till att den dagliga driften och underhållet fungerar. Det andra är vidareutveckling som handlar om att göra anpassningar och förbättringar. Detta kan också handla om att man måste städa upp efter misslyckanden.

Förvaltningsverksamhet är det som görs inom ramen för förvaltning. Alltså det arbete som görs i en förvaltningssituation. Det finns olika delar av förvaltningsverksamheten att tänka på. Med förvaltningsstyrning menas åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Ändringshantering handlar om att genomföra åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Syftet är att förvaltningsobjektet ska vara korrekt och aktuellt. Användarstöd handlar om de aktiviteter och åtgärder som görs i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Daglig drift och underhåll handlar om åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och it-system i syfte att göra it-systemet tillgängligt för användarna.

Målet med systemförvaltning är:

  • Kostnadseffektivt för verksamheten
  • Ökad nytta och bättre avkastning på genomförda investeringar
  • Ökad kompetens och behovsstyrd utveckling
  • Användare nöjda med verksamhetsstöd
  • Stabil drift och hög tillgänglighet

Syftet är att genom ett tydligt förvaltningsuppdrag på ett effektivt sätt säkerställa att det vi ska förvalta får avsedd nytta för verksamheten.

Att lyckas med systemförvaltning

Peder Brandt, Dataföreningen, har skrivit en rapport som är en sammanställning av en enkät som skickades ut till de 200 största företagen och organisationerna i Sverige i maj 2012. Den generella frågeställningen var: ”hur de bedriver systemförvaltning”. En av frågeställningarna var: ”vad krävs för att lyckas med systemförvaltningsarbetet (vilka situationsfaktorer är viktigast och grad av uppfyllande)”. (Peder Brandt, Hur bedriver man systemförvaltning idag, Stockholm 2012)

I listan finns en sammanställning av de 10 viktigaste faktorerna med högsta betyg för att lyckas:

  1. Kunskap om verksamhetens behov
  2. Respekt och erkännande från företagsledningen
  3. Definierat leverantörs/ägarförhållande
  4. Tillgång till kompetent personal
  5. Välskrivna och accepterade servicenivå avtal (SLA Service Level Agreement)
  6. Goda ledare för förvaltningsarbetet
  7. Gruppsammanhållning och trevligt arbetsklimat
  8. Etablerad och fungerande förvaltningsmodell
  9. Strategi för systemförvaltning
  10. Fungerande bemanningsplanering

Systemförvaltningsmodell

Modeller och ramverk är redskap för människor för att skapa en gemensam begreppsbild som är grund för kommunikation och styrning i en organisation. En förvaltningsmodell behövs för att förvaltning alltid involverar flera parter inom en organisation. Verksamhetens parter och it-parterna har ett gemensamt ansvar men för skilda delar, och förvaltningsmodellen hjälper till att reda ut dessa ansvarsförhållanden. Förvaltningsmodellen är ett ramverk som beskriver hur ett förvaltningsarbete kan utföras. Optimalt är att verksamheten och it tillsammans definierar förvaltningsobjekten (systemen) och dess ingående produkter, sen tittar man på hur man kan dela på risker och kostnader.

Vi måste definiera det som ska förvaltas och det utgör sedan förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Det vi ska förvalta är it-relaterade objekt, produkter och tjänster som rör det system vi ansvara för. Avgränsningen bör ske utifrån den verksamhet som ska stödjas. En del kallar helt enkelt det som ska förvaltas för förvaltningsobjekt. Objektet kan vara ett informationssystem, men även en databas, ett operativsystem, datorer, kringutrustning och så vidare. Vanligtvis är det ett verksamhetssystem som ska stödja en verksamhet.

Styrning

Det finns olika perspektiv när det gäller förvaltningsstyrning. Det strategiska perspektivet är 2-5 år och ibland länge när man talar om arkivering. Det taktiska perspektivet sträcker sig inte längre än det närmaste året och den operativa nivån är det dagliga löpande arbetet. På den strategiska nivån behövs en förvaltningsstrategi och på den taktiska nivån en förvaltningsplan.

Roller

Rollbeskrivningarna bör utgöra ett ramverk. En person (befattningshavare) kan ha flera roller, speciellt i mindre organisationer för mindre system. Ju fler roller en person har desto svårare kan det bli att få tydlighet kring uppdragen. Det är viktigt att beskriva de olika rollerna, med ansvar och befogenheter och gärna vilken kompetensnivå respektive roll ska ha.

Det finns i princip två tillvägagångssätt att definiera roller.

  1. Det schablonmässiga sättet - innebär i princip att kopiera och modifiera tidigare roller.
  2. Det processorienterade sättet - innebär att vi utgår ifrån de processer vi ska använda/använder. Man kan börja med det schablonmässiga sättet eftersom det är enklare och snabbare och sedan gå över till det processorienterade (då behöver rollerna definieras om).

Installation och drift

En grundläggande förståelse för tekniken som används för att hantera information är nödvändig för att kunna arbeta med systemförvaltning. I det här kapitlet beskrivs några av de mest grundläggande områdena och begreppen. I samband med att ett it-system införs krävs olika former av förberedelse, teknisk installation, uppsättning, integrationer, utbildning för teknisk personal och så vidare. Med uppsättning menas att anpassa systemet till den verksamhet den ska stödja, till exempel organisations- och innehållsstrukturer.

System

Ett system består av olika programvaror, information, användare, instruktioner, rutiner med mera. Stödsystemen kan vara både analoga och digitala. Till exempel kan en verksamhet använda sig av ett digitalt diarium för att registrera allmänna handlingar och ett arkivskåp med hängmappar för att lagra inkomna och upprättade handlingar.

När det gäller de digitala stödsystemen(verksamhetssystemen) består dessa av olika databaser, register, programvaror, användargränssnitt, maskingränssnitt för integrationer, stödregister (som till exempel befolkningsregister). I slutändan är verksamhetssystemen designade för att kunna interagera med en mänsklig användare som ska kunna bearbeta eller ta del av informationen via användargränssnitt.

För att verksamhetssystemen ska fungera behövs olika typer av bakomliggande system. Det handlar om till exempel operativsystem, användardatabas, nätkommunikation, lagringssystem, säkerhetskopiering med mera. Exakt hur systemen sätts upp varierar beroende på strategier och tekniska förutsättningar.

Programvara

De olika verksamhetssystemen byggs upp bland annat av olika programvaror. Även i en paketerad lösning eller produkt ingår det vanligtvis ett flertal olika program. Program är data i form av instruktioner som en dator kan tolka och utföra (exekvera). Detta är något som den som använder ett system eller installerar ett system inte egentligen märker av. Det har betydelse för att förstå komplexiteten och om det uppstår problem eller fel i installationen. Det har också betydelse för långsiktigt bevarande eftersom metoden som vanligtvis används idag i första hand går ut på att bevara information (data) och inte program.

Program eller programpaket distribueras och installeras ofta med hjälp av särskilda verktyg för att en it-avdelning inte ska behöva gå runt till alla arbetsplatser installera. När det gäller verksamhetssystem installeras vissa program centralt på servrar och vissa lokalt på klienter (datorn eller arbetsstationen). Det gör man för att till exempel kunna använda samma informationskälla/databas. En server är en dator som utför arbetsuppgifter i ett nätverk. Den får sina arbetsuppgifter från andra datorer, normalt inte direkt från mänskliga användare. Förutom de program som tillhör en specifik lösning behövs till exempel kontorsprogram, e-postklient och webbläsare med olika insticksprogram för att kunna utföra önskad funktionalitet. Efter installationen arbetar den driftstekniska personalen med att övervaka och felsöka den tekniska miljön, hantera programfixar (patchar), installera nya versioner.

De program som installeras kan vara antingen kommersiella, licensierade produkter, egenutvecklade lösningar eller ofta olika kombinationer av dessa. Öppen källkod, eller öppen programvara (open source) avser oftast datorprogram där källkoden är tillgänglig att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera för den som vill. Dessa programvaror utvecklas ofta av en grupp personer, organisationer och företag tillsammans. Begreppet ska inte förväxlas med programvaror som är gratis (free ware), dessa programvaror har ofta begränsningar när det gäller möjlighet att ta del av dokumentation och modifiera. Det finns fördelar och nackdelar både med licensierade programvaror och öppna programvaror. De flesta regioner och kommuner upphandlar programvaror som har licenser som innebär att man betalar för att använda programvaran och då också har rätt till uppdateringar, support med mera.

Hårdvara

För att kunna ta del av digital information behövs någon form av maskin för att köra programmen och visa eller projicera information. Det kan röra sig om bärbara datorer (laptop), stationära datorer, läsplattor, mobila enheter som telefoner eller handdatorer, smarta glasögon eller någon annan tänkbar utrustning (devices).

Det behövs också någon typ av fysisk lagring som kan läsas av de program som används för att maskinen ska kunna förmedla information till den mänskliga mottagaren. Data lagras alltid fysiskt någonstans, även om det är i ”molnet”. Disk är ett lagringsmedium i form av roterande skiva, till exempel hårddisk. Diskar kan vara magnetiska (hårddisk, diskett) eller optiska (cd eller dvd). När det gäller externa lagringsmedia har många kommit att betraktas som Äldre digitalt material). För att hålla digital information behövs hur som helst någonting som är fysiskt stabilt även om det teoretiskt sätt kan vara på en mikroskopisk nivå.

Driftstjänster

Driftstjänster kan tillhandahållas av en egen it-avdelning eller av en gemensam organisation (ett kommunalförbund som till exempel ITSAM eller samägt kommunalt bolag som till exempel Unikom. Systemtekniker kan vara anställd personal eller externa aktörer som utför arbetet på uppdrag av beställaren.

Det finns olika typer av driftstjänster, exemplen här baseras på The NIST Definition of Cloud Computing Att erbjuda mjukvara som tjänst (på engelska Software as a Service, SaaS) är ett sätt att leverera färdiga eller konfigurerbara applikationer eller verksamhetssystem över internet. Det innebär att ett program körs som en internettjänst med internet som bärare. Både programvaran och data lagras på servrar som den som tillhandahåller mjukvara som tjänst (på engelska Application service provider, ASO). Plattform som tjänst ( på engelska Platform as a Service, PaaS) innebär att en miljö med bakomliggande system erbjuds där kunder kan utveckla och installera egna applikationer eller verksamhetssystem. Slutligen kan också teknisk infrastruktur erbjudas som tjänst på nätet. Exempel på it-infrastrukturella tjänster är lagring, nätverk och servrar med mera där kunden kan hyra in sig och installera såväl applikationer och verksamhetssystem som den tekniska plattformen, operativsystem med mera ( på engelska Infrastructure as a Service, IaaS).


Det finns flera olika sätt att installera driftstjänster. Antingen som ett publikt moln som ägs och hanteras av en tredje part som säljer resurser till flera kunder på samma infrastruktur. Eller som ett privat moln som levereras på en infrastruktur dedikerad åt endast en kund och ägs och hanteras av användaren själv eller av tredje part. Branschmoln - molntjänsten levereras på en infrastruktur dedikerad åt kunder med en gemensam kravbild (ex. sjukvård) och ägs/hanteras av en eller flera av kunderna i samarbete alternativt av tredje part. Hybridmoln är en sammansättning av två eller flera av molntyperna ovan.

Med "molnet" menas att programvara och lagringskapacitet erbjuds som en tjänst till slutanvändare som är verksamma inom olika områden eller för olika privata ändamål. Exempel på molntjänst är Facebook eller Google. För att någonting ska betraktas som ett moln brukar resurserna upplevas som oändliga och användaren betalar bara för den del som används. Fem egenskaper som anses känneteckna en molntjänst: Självbetjäning, nätdistribuerad och klientoberoende, gemensam resurspool, dynamisk kapacitetsanpassning samt att kunden betala för vad som används.

Referenser

  1. Föredrag som hölls i samband med projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge 2013-2014. För den som är intresserad finns bilder från motsvarande föredrag att hämta via länken Systemförvaltning - där delarna blir en helhet, Jessika Svedberg
  2. The NIST Definition of Cloud Computing Definitioner av olika typer av tjänster.