Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar

Från Sydarkiveras Wiki

Sydarkivera paper.png
Denna sida är anpassad för: Sydarkivera Internt
Innehållet på denna sida beskriver Sydarkiveras interna arbetsmetoder.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.


Steg 1: Ta emot förfrågan

Vid förfrågan på framtagande av handlingar som rör fastighet exempelvis bygglov. Ta uppgift om fastighetsnamn samt eventuell adress. Fråga även vilken typ av handlingar som efterfrågas, exempelvis fasader, planritning, konstruktionsritningar, m.m. Fråga även hur kund vill ta del av dessa handlingar:

  • Gå igenom materialet på plats
  • Få papperskopia. Hämtas på plats eller skickas med post.
  • Få materialet digitalt per mail. Filer kan skickas via Sprend då storlek på bilagor blir för stora.

Informera om att kostnader kan tillkomma efter Sydarkiveras avgiftstaxa vid kopiering eller digitisering.

Vid kundkontakt ta chansen att höra med kund om där finns annan information om husets historik som kan vara av vikt vid identifiering av handlingar. Det kan exempelvis vara:

  • Byggår
  • Lokalt namn (typ Solberga)
  • Namn på person som byggde huset
  • Annan matnyttig information som kan hjälpa till att hitta materialet
Steg 2: Leta reda på handlingarna

Ta denna information och gör en egen sökning i program Geosecma för att få ytterligare uppgifter om kund ej har dessa själv:

  • Ursprungsbeteckning/tidigare beteckning
  • Byggår och eventuella tillbyggnadsår
  • Geografisk placering och gränsdragning för tomt
  • Eventuell tidigare landskommun beroende på geografisk placering och byggår

Om man ej har tillgång till Geosecma kan denna information även fås via Lantmäteriets kundtjänst via deras chatt, mail eller telefon.

Steg 3: Framtagande av handlingar

Om kund exempelvis efterfrågar allt material för en fastighet byggd i dåvarande Nättraby landskommun börjar man i dess byggnadsnämnd för att arbeta sig framåt. Glöm ej även se tidigare- samt ursprungsbeteckning. Efterfrågas VA-handlingar kan dessa finnas i Hälsovårdsnämnd, Vattenledningsstyrelse eller motsvarande.

Har fastighet funnits i kommunal verksamhet kan även handlingar utöver byggloven finnas i respektive arkivbildare. Exempelvis skolor under Folkskolstyrelse eller Projekt-, fastighetshandlingar eller liknande. När man är klar med materialet i landskommun går man till arkivbildare för nästkommande nämnd. I ovanstående fall blir detta Karlskrona Byggnadsnämnd. Är handlingar bevarade i olika format bör alla dess gås igenom;

  • Pappersform av byggritningar och handlingar
  • Microfiche
  • Digitiserat material bevarat på exempelvis CD eller lokal server

Glöm ej även kolla respektive arkivbildare om fastighet varit i kommunal ägo även här. Kontrollera om fastighetshandlingar kan omfattas av sekretess. Exempelvis skyddsobjekt eller bank. Skulle så vara fallet måste sekretessbedömning göras. Skulle handlingar ej vara levererade, kanske för att de är nya, får man hänvisa till respektive förvaltnings expedition/registrator.

Steg 4: Tillgängliggöra handlingarna för kund

När material är framtaget görs det tillgängligt det i den form kund valt i steg 1.

  • Önskar kund ta del av materialet på plats tar man kontakt och kommer överens om eventuell besökstid
  • Vid kopiering av materialet gör man detta samt håller koll på format och antal kopior för kostnad. Skicka handlingar per post om detta önskas.
  • Önskar kund få handlingarna digitalt och ej annat format begärs görs digitisering i format:

- PDF 300 dpi för ritningar - PDF 200 dpi för handlingar Komprimering av filer bör undvikas för att bibehålla god kvalitet.

Steg 5: Administrativt efterarbete

Ta betalt av kund då avgift tillkommit. Detta kan göras via faktura eller Swish. Vi erbjuder pappersfaktura, e-faktura och faktura via e-post. Redogör för ärende i förfrågningsregistret. Skriv ej upp personuppgifter i förfrågningsregistret! Klart !👍

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning