Arkivombud

Innehåll

1 Vad är ett arkivombud?
2 Dokument och mallar

Vad är ett arkivombud?

Arkivombudet utses av arkivansvarig. Arkivombudet har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt bolag.

Arkivombudet är en länk mellan den centrala arkivfunktionen och verksamheten. Rollen innebär både att kontrollera informationshanteringen i verksamheten och att praktiskt utföra gallring och leverans till arkivmyndighet.

Visste du att? Arkivombud kallas ibland även för Arkivredogörare.

Arkivombudets placering

Den som utses till arkivombud bör ha god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner. Det kan finnas ett eller flera arkivombud beroende på förvaltningens storlek och behov.

Uppgifter

Arkivombudet bör delta vid grundutbildning eller intensivutbildning om arkiv och informationshantering som Sydarkivera tillhandahåller. Personal med arkivvårdande uppgifter måste vid sidan av andra arbetsuppgifter få tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs.

Arkivombudets uppgift är att:

Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård och hantering av allmänna handlingar.
Vårda myndighetens/förvaltningens handlingar.
Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen.
Delta i arbetet med att hålla arkivbeskrivning och informationshanteringsplaner aktuella.
Verkställa beslutad gallring i samarbete med berörda handläggare.
Se till att arkivbildningen sker enligt informationshanteringsplanen.
Hantera arkivleveranser till arkivmyndigheten (centralarkivet eller Sydarkivera).
Samråda med den arkivansvariga och kommunens arkivarier i arkivfrågor.

Självvärdering

Är du nyfiken på om din förvaltning lever upp till de krav som ställs på en myndighets informationsförvaltning? Testa Sydarkiveras självvärderingar om informationsförvaltning och arkivlokaler!

Dokument och mallar

Tänk på att rollbeskrivningarna kan behöva justeras något beroende på om det är en stor eller liten förvaltning. Hos stora förvaltningar med många arkivombud kan det behövas en arkivsamordnare som till exempel håller ihop arbetet med informationshanteringsplanen.