Arkivombud
Från Sydarkiveras Wiki
Innehåll
Vad är ett arkivombud?
Arkivombudet utses av arkivansvarig. Arkivombudet har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt bolag. Det kan finnas ett eller flera arkivombud beroende på förvaltningens storlek och behov.
Rollen innebär både att kontrollera informationshanteringen i verksamheten och att praktiskt utföra gallring och leverans till arkivmyndighet. Den som utses till arkivombud behöver ha god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner.
Arkivombudet bör delta vid grundutbildning eller intensivutbildning om arkiv och informationshantering som Sydarkivera tillhandahåller. Personal med arkivvårdande uppgifter måste vid sidan av andra arbetsuppgifter få tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs.
Visste du att? Arkivombud kallas ibland även för Arkivredogörare.
Arkivombudets placering
Den som arbetar som nämndsekreterare är en länk mellan den centrala arkivfunktionen och verksamheten och behöver vara placerad där förvaltningens informationshantering och arkivering sker.
Arbetsuppgifter
- Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård och hantering av allmänna handlingar.
- Vårda myndighetens/förvaltningens handlingar.
- Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen.
- Delta i arbetet med att hålla arkivbeskrivning och informationshanteringsplaner aktuella.
- Verkställa beslutad gallring i samarbete med berörda handläggare.
- Se till att arkivbildningen sker enligt informationshanteringsplanen.
- Hantera arkivleveranser till arkivmyndigheten (centralarkivet eller Sydarkivera).
- Samråda med den arkivansvariga och kommunens arkivarier i arkivfrågor.
Självvärdering
Är du nyfiken på om din förvaltning lever upp till de krav som ställs på en myndighets informationsförvaltning? Testa Sydarkiveras självvärderingar om informationsförvaltning och arkivlokaler!
Läs mer på sidorna:
Dokument och mallar
Tänk på att rollbeskrivningarna kan behöva justeras något beroende på om det är en stor eller liten förvaltning. Hos stora förvaltningar med många arkivombud kan det behövas en arkivsamordnare som till exempel håller ihop arbetet med informationshanteringsplanen.
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg