Ekonomiadministration

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

Ekonomiadministration

Frågor som rör kommunernas och regionernas ekonomiska förvaltning regleras förutom i kommunallagen i lag om kommunal bokföring och redovisning (2018:597). Där fastslås att kommuner och regioner är bokföringsskyldiga. Bokföring och redovisning skall fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. De är också skyldiga att upprätta en årsredovisning och minst en delårsrapport. Med räkenskapsinformation avses grundbokföring, huvudbokföring, verifikation och handling m.m. som en verifikation hänvisar till, systemdokumentation, behandlingshistorik, sidoordnad bokföring, årsredovisning, specifikation av balansräkningspost, avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden samt sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen.

Systemdokumentation är sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation), och sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå behandlingen av de enskilda bokföringsposterna (behandlingshistorik). Lag (2019:986).

Räkenskapsinformation ska bevaras i vanlig läsbar form (dokument), som mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel eller annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med ett tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram.

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som kommunen eller regionen har tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick som materialet hade när det kom till kommunen eller regionen. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som kommuner eller regioner själva har upprättat ska bevaras i det skick som materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Lag (2019:986).

Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret. I övrigt gäller bestämmelserna i arkivlagen för dessa handlingar. De ska både före och efter bokföringen förvaras ordnade och på ett betryggande och överskådligt sätt.

Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen ska hållas tillgängliga under hela denna tid.

All räkenskapsinformation som kommer in till kommunen, exempelvis fakturor och kvitton, ska alltid sparas i samma form som det tas emot. Det är originalet som räknas som ursprungshandling. Man kan alltid välja att överföra ursprungshandlingen till en annan form, till exempel genom att ta foto på ett papperskvitto eller skanna en pappersfaktura. Ursprungshandlingen får dock inte förstöras förrän först från och med det fjärde året efter utgången av räkenskapsåret.