Socialtjänst och LSS

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Enligt Socialtjänstlagen 11 kap 5 § ska handläggning av ärenden som rör enskilda dokumenteras. Dokumentationen ska visa beslut och åtgärder som vidtagits i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse.

Av 4 kap. 6 § socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2014:5 framgår att ”en personakt ska innehålla en journal samt upprättade och inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförande eller uppföljning av insatser.” Om en beslutad insats genomförs i enskild verksamhet eller av en annan nämnd än den beslutande, bör dokumentationen under genomförandet hållas samman i en personakt som upprättas hos den som genomför insatsen. Innebörden av ovanstående är att om en kommun beslutar om insats men själva verkställigheten av beslutet genomförs av en annan kommun eller privat aktör så bör den personakt som upprättas hållas samman av den som verkställer beslutet.

Enligt socialstyrelsens allmänna råd bör en akt upprättas över personer som är föremål för ärende inom socialtjänsten och stöd och service för vissa funktionshindrade (s.k. personakt). Detta är även av betydelse för möjligheterna att på ett effektivt sätt utföra gallring baserad på dag för födelse.

Handlingar som tillhör personakt inom nämnd som hanterar socialtjänst eller funktionsstöd, och som svarar för verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, behöver enligt 2 § Offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) inte diarieföras. Undantag från skyldigheten att diarieföra gäller således endast om det finns en personakt i ärendet (akten kan vara både digital och pappersbaserad).

Dokumenthantering och arkiv inom socialtjänst och LSS

Dokumentation och arkivrutiner vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt bl.a. följande lagar:

  • Socialtjänstlagen (2001:453, SoL)
  • Lag om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454)
  • Socialtjänstförordningen (2001:937), verksamhet inom familjerätten som bedrivs av kommunen enligt föräldrabalken (FB)
  • Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU)
  • Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) (1988:870)
  • Lag och om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (1993:387)
  • Lag om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) (1994:137).

Diarieföring inom socialtjänst och LSS

Diarieföring kan ske på två sätt. Man kan använda sig av det ordinarie dokument- och ärendehanteringssystemet i kommunen och lägga upp ett ärende för varje anmälan. Varje anmälan/elavstängning etc. får ett eget ärendenummer och till det ärendet tillförs sedan beslut om att inte starta en personakt eller en notering om att ärendet är överflyttat till verksamhetssystem för handläggning

Om inte dokument- och ärendehanteringssystemet används kan man använda en kronologisk pärm där pärmen i sig är diarieförd och det i pärmen finns ett register med löpnummer. Registret måste i så fall innehålla samtliga uppgifter om varje handling som krävs vid registrering dvs. löpnummer, datum, ärendemening, avsändare/mottagare. I båda fallen understryker Socialstyrelsen vikten av att hela ärendet är samlat d.v.s. både anmälan, eventuell utredning och beslut om att inte inleda ett ärende med personakt/journal. Det innebär att det inte går att använda samlingsnummer för då är ärendet inte samlat och lätt att komma åt. Sökfunktionen blir satt ur funktion genom att man använder samlingsnummer. Socialstyrelsen har skrivit om problematiken att leta upp en anmälan som inte registrerats på ett sökbart sätt i SOU 2014:23.

Ärenden som ska diarieföras om de inte resulterar i en personakt:

  • En anmälan om missförhållanden (enligt 14 kap 1 § SoL) från allmänhet och myndigheter som leder till ett snabbt beslut om startande av utredning behöver inte diarieföras. Det räcker att anmälan tillförs personakten i ärendet. Men vid längre dröjsmål (tre dagar eller mer) måste anmälan diarieföras. Mer om detta kan man hitta i Socialstyrelsens allmänna råd i 5 kap 2 § SOSFS 2014:5.
  • Handlingar som inte alls hamnar i en personakt måste diarieföras. Dessa omfattas inte av undantaget för diarieföring som handlingar som hamnar i en personakt gör. Följande handlingar omfattas av kravet på diarieföring t.ex. anmälan om att barn far illa (orosanmälning), hyresskuld/elavstängning och LOB-anmälan.
  • Domar och överklagande som tillhör personakt behöver i normalfallet inte diarieföras. Om en dom eller ett överklagande som kommer in till kommunen läggs i en personakt behöver den inte registreras. JO har i sin ämbetsberättelse 2001/02 s. 227 yttrat att en överklagandeskrift rörande ett enskilt ärende är en sådan handling som tillhör personakten och som socialnämnder inte behöver registrera. För det fall exempelvis en journalist vill se vilka domar som finns där kommunen varit part så kan denne vända sig till aktuell domstol, som har diarium över avkunnade domar och beslut. OBS! Domar som kommer in för kännedom till kommunen eller överklagande som inte tillhör en personakt ska däremot diarieföras för de är inte undantagna från registrering.

Ärenden som ska diarieföras även om de tillhör enskilda ärenden:

  • Individuella tillsynsärenden (Socialstyrelsen eller Justieombudsmannen). Handlingarna i ett individuellt tillsynsärende som är självständigt från det grundläggande ärendet skall inte läggas i patientjournal utan i en egen akt i det allmänna diariet.
  • Anmälan om allvarligt missförhållande i omsorgerna enligt 14 kap. 1 § Socialtjänstlagen och 24 b § i Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (Lex Sarah). Det föreskriver att man ska rapportera missförhållanden, både utförda handlingar och handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg. Utredningen med beslut förvaras ibland de diarieförda handlingarna men kopia av beslut eller notering om beslutet kan göras i berörd journal

Begäran om utlämnande av allmän offentlig handling

Vid begäran om att få ta del av en allmän handling så är det den person som har ”vården om handlingen” som gör en första bedömning om handlingen kan lämnas ut. Begäran ska behandlas skyndsamt vilket innebär att man ska släppa allt annat och omedelbart (inom ett dygn) besvara begäran. Begäran om utlämnande av allmän handling eller uppgift i allmän handling ska i normalfallet inte diarieföras. Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym.

Om handlingen som begärs ut berörs av sekretess så måste en bedömning om handlingen kan lämnas ut göras och det innebär att man har lite längre tid på sig innan man måste besvara förfrågan. Om handlingen är sekretessbelagd ska det finnas en delegationsordning över vem som har befogenhet att fatta beslut om att lämna ut handlingen inom en myndighet.

Om man maskat handlingar är det bra om man sparar de handlingarna under de tre veckor som personen har på sig att överklaga beslutet. Överklagar personen inte kan de maskade handlingarna kastas, eftersom det är arbetsmaterial men om en skriftlig överklagan inkommer så behövs de maskade handlingarna som underlag vid nytt beslut.


Frågetecken.png

Läs mer på sidorna:


Arkivering

Frågetecken.png

Läs mer på sidorna:


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning