Återlämning av hemlig handling
Från Sydarkiveras Wiki
När en hemlig handling inte längre behövs ute i verksamheten hos handläggare efter att ett ärende avslutats ska den återlämnas för förvaring i det hemliga diariet. I det hemliga diariet registreras att handlingar återlämnats. Registreringen är av stor betydelse för informationssäkerheten då det gör det möjligt att upprätthålla kontrollen över en handling under hela dess livscykel, från det den kommit in eller upprättats till den återlämnats, arkiverats eller förstörts.
Roller
Registrator: Ansvarar för att uppdatera hemliga diariet samt låsa in handlingen för förvaring.
Handläggare: Ansvarar för att omgående återlämna hemliga handlingar som ej behövs för handläggning.
Instruktion

När ärendet är klart ska den hemliga handlingen överlämnas till registrator. Registratorn uppdaterar det hemliga diariet och låser in handlingarna för förvaring. Kopior av hemliga handlingar som inte behöver bevaras skall förstöras. Se Arkivering och gallring för vidare information.
Vid återlämning av den hemliga handlingen stryks handlingen i det hemliga diariet. Detta görs genom att man drar ett streck över texten i diareposten.
Strecket dras diagonalt från högra övre hörnet på diarieposten till nedre vänstra hörnet. Se till så att texten under fortfarande går att läsa. Detta är tecknet på att handlingen är återlämnad till registrator och det hemliga diariet.
Vid en ny utlåning av den hemliga handlingen så ska en ny post skrivas i det hemliga diariet med handlingens diarienummer, löpnummer och ID-nummer.
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg