Återlämning av hemlig handling

När en hemlig handling inte längre behövs ute i verksamheten hos handläggare efter att ett ärende avslutats ska den återlämnas för förvaring i det hemliga diariet. I det hemliga diariet registreras att handlingar återlämnats. Registreringen är av stor betydelse för informationssäkerheten då det gör det möjligt att upprätthålla kontrollen över en handling under hela dess livscykel, från det den kommit in eller upprättats till den återlämnats, arkiverats eller förstörts.

Roller

Registrator: Ansvarar för att uppdatera hemliga diariet samt låsa in handlingen för förvaring.

Handläggare: Ansvarar för att omgående återlämna hemliga handlingar som ej behövs för handläggning.

Instruktion

När ärendet är klart ska den hemliga handlingen överlämnas till registrator. Registratorn uppdaterar det hemliga diariet och låser in handlingarna för förvaring. Kopior av hemliga handlingar som inte behöver bevaras skall förstöras. Se Arkivering och gallring för vidare information.

Vid återlämning av den hemliga handlingen stryks handlingen i det hemliga diariet. Detta görs genom att man drar ett streck över texten i diareposten.

Strecket dras diagonalt från högra övre hörnet på diarieposten till nedre vänstra hörnet. Se till så att texten under fortfarande går att läsa. Detta är tecknet på att handlingen är återlämnad till registrator och det hemliga diariet.

Vid en ny utlåning av den hemliga handlingen så ska en ny post skrivas i det hemliga diariet med handlingens diarienummer men nu med nytt unikt löpnummer och ID-nummer.