Upphandling av system

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Dähs.png

Förr eller senare blir det dags att byta verksamhetssystem. Det kan också vara så att det är helt nya uppgifter som det behövs systemstöd för eller att en helt manuell hantering behöver ersättas av ett verksamhetssystem. För att skaffa ett nytt verksamhetssystem kan man antingen upphandla en färdig produkt eller lösning. Alternativt upphandla tjänster för utveckling, service och support om det handlar om programvaror som mer fungerar som "verktygslådor" för att bygga verksamhetssystem. Det kan också behövas om det är en programvara som är licensierad som öppen källkod, till exempel en del e-tjänsteplattformar, webbpubliceringsverktyg och liknande.

Rådgivning från Sydarkivera

Förbundsmedlemmarna har rätt till råd och stöd i olika arkiveringsfrågor i samband med upphandling av verksamhetssystem. Det beror lite på vad det är för typ av upphandling hur det går till.

Enklaste sättet för att kontakta Sydarkivera i detta ärenden är att mejla till registrator@sydarkivera.se och meddela:

  1. Vad det är som ska upphandlas, typ av system eller typ av information
  2. Om det är ett system som ska bytas ut, vad det befintliga systemet heter
  3. Hur den övergripande tidplanen är och när det senast behövs återkoppling
  4. Vilken upphandlingsform (framförallt om det är funktionskravsupphandling eller om det är detaljerat förfrågningsunderlag som ska annonseras)
  5. Kontaktuppgifter till den som kan svara på frågor om upphandlingen

Bestämmelser om upphandling

Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU), som i huvudsak bygger på EU-direktiv om offentlig upphandling. Syftet med reglerna är att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EU:s inre marknad. Detta för att upphandlande myndigheter och enheter i Europa på ett öppet sätt ska kunna utnyttja konkurrensen och tillvarata de offentligas medel på bästa möjliga sätt. Ovanstående säkerställs genom tillämpning av principerna om likabehandling och icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. På lokal nivå hos regionen eller kommunen finns upphandlingspolicy, riktlinjer för upphandling och delegationsordning att ta hänsyn till när det gäller upphandling,

Kort om upphandlingsprocessen

Det finns flera olika former av upphandlingar. Upphandling kan genomföras som direktupphandling, egenupphandling eller som avrop från centrala avtal. Ett ramavtal innebär att avtalsvillkoren är fastställda och färdigt att avropa för beställare. Upphandlingar av ramavtal kan göras till exempel i samverkan mellan kommuner eller av särskilda centrala organisationer (inköpscentraler). Om det finns ett ramavtal hos en gemensam inköpsorganisation i botten kan ett avrop innebära så kallad förnyad konkurrensutsättning. Förnyad konkurrensutsättning kan man säga är en ny upphandling i miniatyr. Nu är det bara de leverantörer som har fått ramavtal som är med i den förnyade konkurrensutsättning, men det är liknande en upphandlingsprocess att genomföra. Upphandlare eller upphandlingsavdelningar har koll på dessa saker, så det är klokt att ta kontakt tidigt för att ta reda på vad som gäller.

I grov drag genomförs en upphandling i följande steg:

  • Identifiera behov och analys av hur behovet kan tillgodoses.
  • Planera upphandlingen och beräkna kontraktets totala värde. Beräkningen av värdet har betydelse för vilka regler som ska tillämpas.
  • I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas, vem som upphandlar och vad det är för kategori. Direktupphandlingar behöver inte annonseras och det finns andra undantag i LOU.
  • Det finns särskilda bestämmelser för mottagande och öppning av anbud. Det har betydelse för handläggning och registrering av handlingar.
  • Kontrollera om någon av leverantörerna ska eller får uteslutas.
  • Genomföra kvalificering som innebär att anbudsgivarens lämplighet granskas med utgångspunkt från de krav som ställts när det gäller leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.
  • Utvärdera anbud med utgångspunkt från det som skrivits i annonsen och förfrågningsunderlaget. Saker som inte ingick i underlaget får inte tas upp eller beaktas senare under upphandlingen.
  • När beslut fattats ska de anbudssökande och anbudsgivarna underrättas om beslut, och om skälen för besluten, om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt. Detta för att leverantören ska kunna ansöka om överprövning.
  • Om anbudssökande eller anbudsgivare begär det ska upplysningar lämnas när det gäller skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats.

En leverantör kan enligt LOU föra talan om överprövning i allmän förvaltningsdomstol. Överprövning kan begäras när det gäller en pågående upphandling, om leverantören anser att en upphandlande myndighet har brutit mot lagen och om detta samtidigt har medfört eller kan komma att medföra att leverantören lider skada. Resultatet kan bli att upphandlingen måste göras om, eller om ett avtal kan ogiltigförklaras, till exempel om ett avtal är resultatet av en otillåten direktupphandling.

Det finns utförlig dokumentation av processer, regler med vägledningar och mallar på Upphandlingsmyndighetens webbplats.

Upphandlingsprojekt

Projektgruppen behöver bemannas med olika roller och kompetenser: representanter från systemförvaltning, både verksamhetsnära och it-nära, samt upphandlare. Arkivansvarig och arkivombud behöver också vara delaktiga för att bevaka frågor om informationsförvaltning. Det är till stor hjälp om det finns deltagare i projektgruppen som har erfarenhet från tidigare att upphandla och införa liknande verksamhetssystem. Är det flera kommuner som arbetar tillsammans med en upphandling så går det att dela på erfarenheter och kunskaper. Tänk på att det kan se väldigt olika ut i kommuner, hur man är organiserade, hur man arbetar och hur man tänker om verksamhetssystem. Inom Sydarkiveras förbundskrets finns flera olika former av samverkan när det gäller upphandling, systemförvaltning eller gemensamma arkivfunktioner.

Krav för långsiktigt hållbar informationsförvaltning

Det är flera olika saker som påverkar om ett verksamhetssystem på ett bra sätt stödjer en långsiktigt hållbar informationsförvaltning.

Registrering, gallring och förvaring av allmän information

Dokumenthantering

Skanning

Uttag och överföring av information

Systemdokumentation

När ett system upphandlas är det viktigt att avtala att myndigheten får tillgång till utförlig dokumentation. Även när system utvecklas och anpassas till den specifika myndighetens verksamhet ska dokumentation upprättas. Den dokumentation som behöver finnas om systemet är följande:

  • Översiktlig beskrivning av systemet eller applikationen
  • Beskrivning av rutiner i systemet
  • Beskrivning av lagrade data, dess struktur, samband och definitioner
  • Redogörelse för betydande ändringar i systemet eller applikationen
  • Förändringar av koder och andra styrande parametrar

Användardokumentation, manualer, handböcker, processbeskrivningar och teknisk dokumentation ska finnas tillgänglig hos systemägaren under hela den tid som systemet är i drift. Det är den myndighet som äger IT-systemet (systemägaren) som ansvarar för dokumentationen. Detaljnivån och omfattningen på systemdokumentationen beror på hur komplext systemet är. Användningen av standarder ska dokumenteras. För IT-system som är gemensamma för flera myndigheter beslutar arkivmyndigheten vem som har ansvar.

När systemet tas ur drift ska ett urval bevaras för framtiden för att det ska vara möjligt att förstå de uppgifter som bevaras. Bevarandet kan vara digitalt eller på papper. Urvalet görs i samråd med Sydarkivera och eventuell lokal arkivfunktion.


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning