Systeminventering

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Dähs.png

Systeminventeringen gör det möjligt att sammanställa uppgifter om vilka förbundsmedlemmar som har samma verksamhetssystem. Detta underlättar arbetet med utredning inför digitala arkivleveranser och rådgivning i samband med kravställning av nya verksamhetssystem. Inventeringen syftar också till att kunna prioritera och hantera kommande digitala arkivleveranser till Sydarkiveras bevarandeplattform. Det blir också möjligt för förbundsmedlemmar att hitta kontakter för erfarenhetsutbyte när det gäller förvaltning av ett specifikt verksamhetssystem eller typ av system. Resultaten från systeminventeringarna sammanställs och dokumenteras i rapporter.

Systemkartan

Systemkartan.se är en webbplats för Sveriges kommuner som skapar förutsättningar för bättre samverkan inom digital utveckling. Genom systemkartan.se kan organisationer inom offentlig sektor bygga samverkan genom att hitta information om vilka IT-system andra kommuner har. Detta skapar förutsättningar för samverkan gällande upphandling, utveckling, integration och erfarenhetsutbyte. Västkom som är en samverkansorganisation för Västra Götalands kommuner ansvarar för driften av webbplatsen.

Systemkartan.se har funktionalitet att sammanställa och presentera it-system på olika sätt beroende på vilket behov man har. Systemkartan är uppbyggd för att ge svar på dessa frågor:

  • Vilka system har vi i kommunen?
  • Vilka system har andra kommuner?
  • Vilka kommuner har samma system som vi har?
  • När går avtalstider ut?
  • Vem kan jag kontakta för att ställa frågor om deras system?

Västkom är en ideell förening och har därför inte utlämningsansvar.

Sydarkivera uppmuntrar samtliga förbundsmedlemmar att använda sig av tjänsten systemkartan.se för att enklare kunna ajourhålla systemlistor samt få nytta av samarbeten och erfarenhetsutbyte även utanför förbundskretsen.

Nya förbundsmedlemmar

När nya förbundsmedlemmar ansluter till Sydarkivera genomförs en översiktlig systeminventering. Inventeringen ger svar på vilka system som används respektive samt i vilka system som likartade informationstyper förekommer. Inventering hos nya förbundsmedlemmar har genomförts sedan starten 2015. Sedan 2017 används en av Sydarkivera framtagen mall för systeminventering. Mallen syftar till att underlätta inrapporteringen för de som arbetar med inventeringarna i sina respektive organisationer och skapa en enhetlig struktur i arbetssätt och hantering av uppgifter. Ändringar i mallen görs successivt i takt med att Sydarkivera utvärderar erfarenheterna och förfinar arbetsmetoder efter varje genomförd systeminventering.

Utskick och anvisningar

Sedan 2017 görs utskick med information bestående av två olika dokument. Det ena dokumentet – ”Övergripande systeminventering” riktar sig till Sydarkiveras kontaktpersoner hos de aktuella förbundsmedlemmarna och innehåller en kortfattad övergripande beskrivning av arbetsuppgiften. Därtill beskrivs kontaktpersonens uppgift, att utse en person med operativt ansvar för inventeringen i sin organisation. När inrapportering av operativt ansvariga personer skett skickas ett andra dokument innehållande specifika anvisningar ut till de personer som ska arbeta med systeminventeringen. I denna anvisning finns beskrivning och information om bland annat syfte, mål och arbetssätt.

Kommunala bolag och kommunalförbund

Inaktiva system

Särskilt håller vi ögonen på inaktiva installationer. Med inaktiva system avses system som ej används aktivt inom verksamheten. Systemen är i drift men används endast för informationsinhämtning och tillförs alltså ingen ny information. De utgör därmed inget aktivt stöd i den löpande ärendeprocessen. Många förbundsmedlemmar har verksamhetssystem med titt-behörighet, historikdatabas eller liknande arrangemang. Målsättningen är att inaktiva system hos förbundsmedlemmarna successivt ska kunna avvecklas efter att information överförts till Sydarkivera för långsiktigt digitalt bevarande. För att kunna avveckla inaktiva system och därmed minska kostnader för serverlicenser och underhåll är det avgörande att dessa system fångas upp under arbetet med systeminventeringarna.

I samband med 2017-års systeminventering som omfattade samtliga förbundsmedlemmar upprättade Sydarkivera en bruttolista innehållande samtliga inrapporterade poster. En särskild del av denna lista innehåller de inrapporterade inaktiva systemen som fram till våren 2020 uppgår till cirka 100 poster. Arbete bedrivs löpande med att kontrollera status för dessa system.

Bruttolista

Den bruttolista som arbetades fram i samband med systeminventeringen 2017 innehåller alla medlemskommunernas inrapporterade system och omfattar totalt drygt 2100 poster. I dessa poster är siffrorna från 2018- och 2019-års systeminventeringar inkluderade. Sydarkivera har i efterhand kompletterat bruttolistan med ytterligare uppgiftsmängder rörande bland annat leveranstyper, prioritet med mera. Under 2018 gjorde Sydarkivera kompletteringar av uppgiftsmängderna i bruttolistan, bland annat rörande klassning enligt VerkSAM Diarium. Under 2020 ansluter inga nya organisationer till förbundet varför inga ytterligare poster kommer att tillkomma bruttolistan under året.

Statusrapporter

En lista över pågående jobb uppdateras. Listan kan sorteras efter kommun, verksamhetssystem/produkt, informationstyp, verksamhetsområde med mera. Listan används för att skapa enkla rapporter till förbundsmedlemmarna och till Sydarkiveras förbundsstyrelse.


Nätverksträffar

Tillsyn

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning