Sortera handlingar

Från Sydarkiveras Wiki

Granskad.png

Innehållet på denna sida är granskat och fastställt!
Kontrollera med informationsansvarig innan redigering eller vid frågor.
Ansvarig för sidan: Bernhard Neuman

För att snabbt och effektivt kunna söka i pappersarkiven behöver handlingarna i boxarna vara sorterade på ett standardiserat sätt. Hur handlingarna är sorterade ska framgå i myndighetens informationshanteringsplan och i arkivmyndighetens arkivförteckning.


Vad ska sorteras på vilket sätt?

Tänk på att proveniensprincipen gäller vid arkivering och skall följas!

  • Protokoll – oavsett vilken typ av protokoll det gäller ska de sorteras kronologiskt med årets första protokoll överst i högen och den sista nederst i högen. Förutom själva protokollen ska en ärendelista följa med protokollen och placeras i arkivboxar.
  • Diarieakter – sorteras i första hand kronologiskt efter det år akten är upprättad och i andra hur de har hållits ordnade i verksamheten; i första hand enligt diarieplansbeteckning i andra hand efter diarienummer. Vid ordning efter diarieplansbeteckning är det viktigt att alla versioner av diarieplaner bevaras.
  • Personakter och journaler – sorteras i personnummerordning med det personnummer som är äldst under aktuell avställningsperiod överst och den som är yngst nederst i högen.
  • Betygskataloger grundskola – sorteras kronologiskt efter skola, termin och klassbeteckning. Samtliga årskurser i ett aktomslag per termin. Exempel: X-skolan höstterminen 2016 årskurs 6 – 9.
  • Betygskataloger gymnasieskola - sorteras kronologiskt efter skola och kurskod. Samtliga kurser ska vara i separata aktomslag med följande uppgifter skrivna på omslaget: kurskod, datum, klasser. Exempel: DAA1201, 2008-03-23 - 2008-06-09 BF3A, OP3B, NV3C, IV1. (Alla klasser som gått DAA1201 under det läsåret ska vara i samma aktomslag, sorterade efter klassordning). Skolor där det endast är ett papper per kurs, behöver endast sorteras årsvis med ett aktomslag per år.
  • Betygskataloger kommunal vuxenskola – se gymnasieskola.
  • Betygskopior (på slutbetyg)– sorteras från vårterminen 2020 efter skola, avgångsår och sedan personnummerordning. Slutbetyg som är utfärdade före vårterminen 2020 sorteras kronologiskt efter skola, program, årskurs och alfabetiskt. Var klass för sig i aktomslag.
  • Nationella prov i Svenska och Svenska som andraspråk – Kronologiskt. Var klass för sig i aktomslag. I aktomslaget ska de ligga i alfabetisk ordning efter efternamn. Det måste stå både för- och efternamn på alla delproven. En klasslista ska bifogas. OBS! Endast ett exemplar av lärarinformation, bedömningsanvisningar och läshäften per år.
  • Övriga nationella prov – sorteras valfritt då de ska gallras efter 5 år.
  • Skolhälsovårdsjournaler (psykologjournaler, logopedjournaler) – sorteras i personnummerordning med den som är äldst överst i högen och den som är yngst nederst i högen.
  • Ritningar och kartor – sorteras efter fastighetsbeteckning eller objektnummer, därefter kronologiskt. Det är vanligt att varje ritning har ett identitetsnummer, i förekommande fall ska ritningarna i tredje hand sorteras efter identitetsnumret. Ex ritning AA1:1, AA1:2, AA1:3 och så vidare.
  • Bygglovshandlingar – sorteras efter fastighetsbeteckning.
  • Detaljplaner – sorteras efter år och detaljplansnummer.
  • VA-handlingar - sorteras efter fastighetsbeteckning.
  • Projekthandlingar – sorteras efter dokumentens karaktär och användande. För EU-projekthandlingar, se informations- eller dokumenthanteringsplanen för EU-projekt. En tumregel är att handlingar som rör en person sorteras efter personnummer och handlingar som rör verksamheten kronologiskt efter ämne (eller område, projekt). Är du osäker på hur du ska göra, hör av dig till slutarkivet så hjälper vi dig.
  • Trycksaker (t ex det som skickas iväg som pliktexemplar) - kronologiskt.
  • Röstlängder – kronologiskt, efter valdistrikt och sedan efter områdesnumrering.


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning