Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser

Inriktningsbesluten behövs för att kunna samordna Sydarkiveras arbete med Digitala arkivleveranser. Inriktningsbesluten gäller för samtliga förbundsmedlemmar och de organisationer (kommunala bolag och kommunalförbund) som finns inom förbundskretsen. Inriktningsbesluten baseras bland annat på beslutade prioriteringsprinciper, systeminventering och vad som händer i omvärlden till exempel med gemensamma specifikationer för Informationsöverföring.

Följande inriktningsbeslut har fattats av Sydarkiveras förbundsstyrelse:

• Journalsystem (§ 11, förbundsstyrelsen 2015-03-13).
• Externa webbplatser (§ 20, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
• Äldre digitalt material (§ 21, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
• Gamla databaser (§ 22, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
• Audio/video (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
• Ärende- och dokumenthanteringssystem (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
• Personalinformation (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
• Dokument och bilder i filkatalog (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)

Handboken

Arkivorganisation

• Arkivansvarig
• Arkivmyndighet
• Arkivombud
• Arkivarie
• Arkivassistent
• Bolag
• Handläggare
• Kontaktperson
• Medlemssamordnare
• Myndighet
• Privata aktörer
• Registrator

Arkivleveranser

• Analoga arkivleveranser
  • Sortera handlingar
• Digitala arkivleveranser
  • Prioriteringsprinciper
  • Systeminventering
  • Inriktningsbeslut
  • Leveransutredning
  • Mappar och filer
  • Webbarkivering
  • Äldre digitalt material
• Överlämna till arkivmyndighet
• PAIMAS

Arkivredovisning

• Arkivbeskrivning
• Arkivförteckning
• Arkivreglemente
• Diarium och registrering
• Informationshanteringsplan

Arkivinspektion / Tillsyn

• Självvärdering arkivlokaler
• Självvärdering arkivansvarig
• Utvärdering för arkivombud
• Händelsestyrd tillsyn
• Planerad tillsyn

Dataskydd

• Dataskyddsefterlevnad
• Dataskyddsförordningen GDPR
• Dataskyddsombud
• Delegationsordning enligt GDPR
• Handledningar
• Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
• Personuppgiftsansvarig
• Personuppgiftsbiträdesavtal
• Personuppgiftsincident
• Policies och riktlinjer
• Registerförteckning
• Registerutdrag

Digitisering och digitalisering

• E-arkiv
  • OAIS-modellen
• Filformat
• Skrivare och skanner

Hålla ordning

• Gallra och rensa (slänga)
  • Städa i mappar och filer
• Fotografier och bilder
• Ljud och rörlig bild
• Personalhandlingar
• Projekt
• Ärende- och dokumenthantering

Hantera och förvara

• Arkivbeständighet
• Arkivlokaler och arbetsrum

• Låna ut och avhända

Hemliga handlingar

• Registrering
• Märkning
• Distribution
• Kvittering
• Inventering
• Återlämning
• Arkivering och gallring

Informationssäkerhet

• Informationssäkerhetsklassning

Insyn och åtkomst

• Allmän handling
• Lämna ut allmän handling
• Offentlighet och sekretess
• Tillgängliggöra och levandegöra arkiv

Systemförvaltning

• Informationsöverföring
• Organisering
• Upphandling
• Införande
• Förvaltning
• Avveckling

Verktyg och mjukvara

• Microsoft Teams
• Yammer

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning

• VerkSAM Beskrivning
• VerkSAM Diarium
• VerkSAM Plan
• VerkSAM Klassa