Projekt

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!


Grupparbete.png
Projekt lever ofta sina egna liv vid sidan av myndighetens mer etablerade rutiner för handläggning av ärenden. Ju fler aktörer som är involverade i ett projekt desto större risk för att handlingar kommer i oordning eller försvinner.


Vad utmärker projektdokumentation?

Alltmer arbete i offentlig verksamhet bedrivs i projektform – då ökar även mängden projektdokumentation. Om dokumentationen tas om hand på ett strukturerat sätt, sparar det tid och pengar. Dessutom möjliggör det att projekten kan följas upp. Många andra skäl talar också för en systematisk dokumenthantering i projekt.

Även om man som projektledare eller projektdeltagare har ordning på dokumentationen, är det viktigt för myndigheten att ha grepp om projektets dokumentation och införliva den i arkivet. Hur projektdokumentationen ska tas om hand är dock ofta oklart. Många myndigheter saknar regler för hanteringen av projekthandlingar. Det gör det svårt att få kontroll över handlingarna. Ännu svårare kan det vara att få vetskap om att ett projekt överhuvudtaget existerar. Det hänger samman med att projekten har så speciell karaktär; de står oftast utanför den löpande verksamheten och består av tillfälliga person- och arbetskonstellationer. I projekten sker också en fortlöpande utväxling av olika dokument som sällan är rutinartade utan snarare komplexa till sitt innehåll.

Vad är dokumentationens syfte?

Av rättssäkerhetsskäl måste handlingar bevaras så att det går att styrka rättigheter och skyldigheter. Det kan äventyra rättssäkerheten och kan drabba både myndigheten som den enskilde.

Om dokumentation saknas, eller inte går att hitta blir konsekvensen blir att allmänhetens och massmedia inte kan få den insyn de har rätt till. Då kan allmänhetens förtroende och tillit till myndigheten skadas.

Det är många viktiga och intressanta projekt som genomförs. Att projekthandlingar bevaras är därför av stor betydelse för att kunna återanvända resultat i verksamheten och på lång sikt spegla vårt gemensamma kulturarv.

Lagkrav

Det finns inga specifika regler i lagstiftningen om dokumentationsskyldighet i projekt. flertalet projekthandlingar utgör allmänna handlingar, är bestämmelser om hantering och dokumentation av allmänna handlingar, relevanta. Det finns ett antal generella regler om dokumentationsskyldighet. Ett exempel är skyldigheten att registrera allmänna handlingar som omfattas av sekretess, som följer av offentlighet- och sekretesslagen (2009:400).

Lagstiftning som berör dokumentation är bland annat:

  • tryckfrihetsförordningen
  • arkivlagen
  • arkivförordningen
  • offentlighet- och sekretesslagen
  • förvaltningslagen
  • dataskyddslagen
  • lagen om offentlig upphandling
  • lagen om kommunal redovisning
  • bokföringslagen

Dessutom kan det finnas speciallagstiftning, branschspecifika bestämmelser och anvisningar med mera.

EU-projekt

I projekt som finansieras med EU-medel ställs mycket höga krav på projektdokumentationen; bl.a. för att se att projektet verkligen genomförts och att det som gjordes stämmer överens med innehållet i ansökan. I projektet som finansieras av pengar från EU så finns det vanligtvis särskilda bestämmelser för de olika EU-fonder som styr dokumentationen och redovisningen av projekten.

EU-projekt har annan gallringsfrist än myndighetens vanliga ekonomihandlingar. Gallringsfristen räknas från när beslut om sista utbetalning fattats. Ekonomihandlingar måste alltid finnas kvar i minst 7 år, ofta längre.

Vem ansvarar för projekthandlingar?

Oavsett om projekt bedrivs inom en myndighet eller i samverkan mellan flera myndigheter behöver man bestämma vem som har ansvaret för den projektdokumentation som uppstår. Ansvaret kan innefatta flera uppgifter. Är inte ansvaret tydligt definierat, till exempel i direktiv eller motsvarande, ökar risken för att projekthandlingar försvinner.

Projektledaren har ett övergripande ansvar för dokumentationen som upprättas i pågående projekt. I ansvaret som projektledare ingår att projektets arbete dokumenteras och att rätt information bevaras. Hur man inom varje projekt hanterar sina handlingar regleras i projektdirektivet/ projektplanen. Bestämmelser om hantering av projektdokumentation bör finnas i informationshanteringsplanen hos den ansvariga myndigheten.

När projektet är avslutat kan dokumentationen överlämnas till arkivmyndigheten och då övergår ansvaret för informationen dit.

Alla myndigheter som deltar i ett projekt ansvarar för sina allmänna handlingar.

Det är viktigt att tänka igenom hur dokumentationen ska hanteras redan när projektet planeras. Är du osäker kan du behöva ta hjälp av andra specialister. Det kan innebära kontakter med registrator, arkivansvarig eller arkivombud på din förvaltning, ekonom, tekniker, personalhandläggare eller andra som du känner att du behöver ha stöd av.

Tänk på att:

  • Normalt sett ska vissa handlingar fortlöpande diarieföras medan andra kan förvaras systematiskt.
  • Handlingarna ska hållas tillgängliga i enlighet med lagstiftningen.
  • Det är dessutom viktigt att projektledaren känner till eventuella sekretessbestämmelser.
  • Handlingarna ska skyddas mot skada, förstörelse och obehörig åtkomst.
  • Pappershandlingar förvaras i arkivlokal/arkivskåp och digitala handlingar i ärendehanteringssystem eller projektarbetsyta.

Om flera myndigheter och aktörer deltar i ett projekt måste man på ett så tidigt stadium som möjligt klargöra vem som är projektägare och ansvarar för dokumentationen. Ansvaret omfattar bland annat registrering, förvaring och tillgänglighet. Finns det inte någon utsedd projektägare i pågående projekt är det lämpligt att ta upp ansvarsfrågan i styrgruppen så att det blir tydligt.

Ett projekt som består av flera delar, där olika myndigheter ansvarar för olika delprojekt, kan motivera en uppdelning av projekthandlingarna. Då kan varje myndighet ansvara för handlingarna från sitt delprojekt. Det ska då framgå av huvudprojektets dokumentation vilka delprojekt som har funnits och var dokumentationen förvaras. Med flera delprojekt kan det vara nödvändigt att utse en samordnare.

Huvudprincipen är att myndigheternas regler även omfattar handlingar som förvaras hos en konsult. En konsult kan aldrig bli arkivansvarig för ett delprojekt, utan måste lämna ifrån sig sina handlingar till beställande myndighet när projektet är avslutat eller vid annan överenskommen tidpunkt. Projektledaren ska informera konsulterna om den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar, exempelvis offentlighetslagstiftningen, och om övriga arkivbestämmelse. Hanteringen kan tydliggöras i ett avtal med konsulten.

Under pågående projekt är myndighetens registrator en nyckelperson som kan hjälpa till att klargöra vilka handlingar som ska diarieföras. Förvaltningens arkivansvarig eller arkivombud har kunskap om hur övriga handlingar ska hanteras (informationshanteringsplanen).

Senast då ett projekt avslutas ska projektledaren eller annan ansvarig se till att projektets deltagare går igenom projektdokumentationen, rensar och gallrar allmänna handlingar enligt de gallringsbeslut som gäller för myndigheten. Rensning innebär att man avlägsnar handlingar som inte är allmänna, till exempel utkast, innan projektdokumentationen arkiveras. Om rensning och gallring skett fortlöpande under hela projekttiden, underlättar det arbetet när projektet ska avslutas.

Projektledaren ska också se till att konsulter överlämnar de handlingar som tillhör myndigheten. När detta är gjort ska handlingarna överlämnas för arkivering till arkivarie eller annan person på myndigheten som har hand om arkivet. I och med överlämnandet övergår ansvaret från projektorganisationen till arkivorganisationen.

Allmänna handlingar i projekt

Hos förvaltningar, bolag och stiftelser är den dokumentation som tillkommer inom projekt för det mesta allmänna handlingar.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Hur håller man ordning på projekthandlingar?

Det finns två sätt att hålla ordning på projekthandlingar:

  1. Registrera
  2. Förvara systematiskt

Bäst är att kombinera dessa metoder. Vissa av handlingarna i ett projekt registreras då i myndighetens diarium medan de andra projekthandlingarna enbart förvaras systematiskt, till exempel i projektpärmar eller i en mappstruktur på datorn.

Utgångspunkten för hur man ska hantera och förvara projekthandlingar är främst praktiska hänsyn. Verksamhetens behov bör vara utgångspunkten. Har myndigheten fastställt rutiner för dokumenthantering bör dessa följas. I annat fall bör man ta fram och fastställa sådana riktlinjer. Inte minst ur kostnadssynpunkt är det viktigt med dokumenthanteringsrutiner. Hantering av handlingar kan annars vara tidsödande. Med sådana rutiner i bagaget kan projektdeltagare fortlöpande under projektets gång ta hand om handlingar på ett korrekt sätt, och behöver inte ägna onödig tid åt arkivering när projektet avslutas.



Registrering och diarieföring av projekthandlingar

Huvudprincipen är att alla allmänna handlingar, även projekthandlingar, ska registreras enligt sekretesslagstiftningens bestämmelser.

Genom diarieföring går det oftast snabbt och enkelt att leta fram ärenden och handlingar i projekt. Förutom en effektiv återsökning ger diarieföring goda förutsättningar för allmänheten och media att få insyn i verksamheten. Genom att den dagliga diarieföringen sköts av särskilt utbildade tjänstemän vid myndigheterna – registratorer – skapas förutsättningar för enhetlighet.

I mindre och väl avgränsade projekt kan samtliga projekthandlingar diarieföras som ett enda ärende. I större projekt kan handlingarna diarieföras på flera ärenden och hänvisningar göras emellan. Ett annat sätt att etablera samband med de olika ärendena i ett projekt är att skriva in projektets namn i diariets ärendefält.

Om projektet är mycket omfattande kan man välja att diarieföra viktigare handlingar och därutöver göra hänvisningar till var övriga projekthandlingar förvaras. Exempel på handlingar som då bör diarieföras är projektdirektiv, projektplaner, beslut, avtal och rapporter. De handlingar som inte diareförs måste kunna återsökas på annat sätt, via myndighetens dokumenthanteringsplan (se under rubriken Att hålla projektdokumentationen samlad) eller genom att diariet ger upplysningar om projektnamn, projektledare och var handlingarna förvaras.

Observera att handlingar i en upphandling alltid ska diareföras som ett eget ärende i diariet. När en myndighet bedriver omfattande projektverksamhet med stora mängder projekthandlingar bör diariet anpassas efter de förutsättningarna. Det kan göras genom att använda ett särskilt fält för registrering av projektets namn eller annan beteckning. Ytterligare en möjlighet är att projektet registreras som en egen organisatorisk enhet i diariet och att projektdeltagarna knyts som handläggare till enheten. Vid projektets slut kan uppgifterna om enhet och handläggare avaktiveras.

En miniminivå för diarieföring av projekt kräver att åtminstone vissa basfakta registreras i diariet: projektets namn, utsedd projektledare (arkivansvarig i projektet) samt vissa dokument av milstolpekaraktär; exempelvis projektdirektiv, projektplan, del- och slutrapporter, protokoll, beslutsunderlag m.m. Av diariet bör även framgå om andra än projektledaren förfogar över projekthandlingar och var handlingarna i så fall förvaras.

Praxis har varit att myndigheters diarier mest används för handlingar som ska bevaras. De handlingar som ska gallras har däremot förvarats i särskilda serier vid sidan av diariet. Nu har det börjat bli vanligare att även gallringsbara handlingar diarieförs. Eftersom diarieföring är tidskrävande bör man registrera sådana handlingar på en mer övergripande nivå, på ärendenivå istället för på dokumentnivå. Dessutom rekommenderas en separat diarieplansbeteckning för dessa handlingar så att gallring underlättas. Det är extremt tidsödande att gallra genom att plocka bort enstaka handlingar.

Projekthandlingar kan ibland ingå i myndighetens IT-system; i ekonomisystemet, ritningssystemet eller kanske i ett system för personakter. De registreras och/eller ordnas då systematiskt inom ramen för dessa system.

Ibland innehåller verksamhetssystemen registreringsuppgifter som motsvarar diarieföring. Om de inte gör det och projekthandlingarna innehåller sekretessuppgifter, måste handlingarna dessutom diarieföras.

Systematisk förvaring av projekthandlingar

Offentliga handlingar som kan hållas ordnade så att det klart och tydligt framgår om de är inkomna eller upprättade och som utan svårighet kan återsökas behöver inte diarieföras utan kan istället förvaras systematiskt. Detta är lämpligt för handlingar som har en naturlig sorteringsordning, exempelvis protokoll, mötesanteckningar, fakturor o.s.v. Ofta är det svårt att uppfylla lagstiftningens krav genom att enbart tillämpa systematisk förvaring.

Projektpärmar och digitala mappar är ett vanligt och praktiskt sätt att ordna projekthandlingar. I projektpärmarna/mapparna samlas all dokumentation som rör ett projekt, till exempel beslut, protokoll, korrespondens, ekonomiska handlingar och fotografier. Vissa handlingar utgörs av original medan andra är kopior av handlingar som förvaras på annat håll, till exempel diarieförda handlingar och fakturor. När man arbetar med projektpärmar i fliksystem och digitala mappar bör myndigheten

ha en fastställd dokumentstruktur över vilka handlingar som ingår i olika typer av projekt. Det är bra om innehållsförteckningarna som används i pärmarna och katalogstrukturen i datorn är uppbyggda på samma sätt. Att utgå från reglerna om vilka handlingar som ska bevaras eller gallras kan vara en utgångspunkt när man bestämmer struktur. Handlingar som bevaras bör t.ex. förvaras åtskilda från de handlingar som ska gallras. Det underlättar vid gallringstillfället.

Struktur i projektpärmar/digitala mappar

  • Anvisning och instruktion för dokumentation
  • Direktiv/uppdragsspecifikation
  • Arbets- och ansvarsfördelning
  • Avtal
  • Informations- och presentationsmaterial
  • Intressent- och riskanalys
  • Projektorganisation med adressförteckning (beställare, projektgrupp, styrgrupp, leverantörer m.fl.)
  • Projektdagbok
  • Projektförslag
  • Projektplaner
  • Målbeskrivningar
  • Projektrapporter
  • Protokoll från möten
  • Slutrapport
  • Uppföljning/utvärdering

Att redovisa och hålla projektdokumentationen samlad

Projekt har ofta en komplex struktur och dokumentationen är ofta omfattande. Det är därför svårt att hålla handlingarna fysiskt samlade vilket kan försvåra överblicken över myndighetens projekt. Den insynsrätt som offentlighetsprincipen ger alla medborgare kräver dock god ordning bland allmänna handlingar och upptagningar, inklusive projektdokumentation. Myndigheterna måste känna till och kunna redovisa vilka handlingar som finns och snabbt hitta dem för att kunna lämna ut dem.

När det inte är möjligt att hålla projekthandlingarna samlade fysiskt bör man istället beskriva deras logiska samband. Då får man en överblick över projekten vilket också är till hjälp när man söker efter projekthandlingar. Det logiska sambandet kan redovisas i diariet eller andra register samt i dokumenthanteringsplaner, rutinbeskrivningar, arkivbeskrivningar flödesscheman eller andra handlingar vilkas syfte är att beskriva en myndighets dokumenthanteringsflöde.

En dokumenthanteringsplan innehåller, som tidigare nämnts, anvisningar för hur myndigheternas handlingstyper ska hanteras. Beträffande projekthandlingar kan en väl utformad plan användas som en checklista för den som är verksam i projekt. Alla handlingstyper som ingår i projektförfarandet ska då finnas listade i dokumenthanteringsplanen tillsammans med anvisningar om exempelvis gallring, förvaring och diarieföring. För att tydliggöra det logiska sambandet mellan projekthandlingarna bör dokumenthanteringsplanen kompletteras med t.ex. flödesscheman eller processbeskrivningar.

Att bevara och gallra

Gallring

De råd om bevarande och gallring som ges här ska endast användas som en vägledning. För att få gallra krävs alltid ett beslut från den myndighet som ansvarar för projektet. Ibland finns övergripande beslut om gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse.

Gallring innebär att man förstör allmänna handlingar, oavsett om handlingarna har upprättats på papper, i digital form eller på annat format. Även informationsförluster som uppstår då uppgifter förs över från en databärare till en annan och den ursprungliga databäraren förstörs, räknas som gallring. Till exempel räknas det som gallring om en CAD-fil med en ritning förstörs även om den bevaras i ritfilmsformat, eftersom såväl sök- som hanteringsmöjligheter då har begränsats.

Rensning

Rensning innebär att man förstör handlingar som inte är allmänna, exempelvis:

  • Utkast
  • Kladdar
  • Övertaliga kopior
  • Minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift
  • Trycksaker som saknar betydelse för förståelsen av ärendet

Eftersom alla handlingar som arkivläggs blir allmänna handlingar i och med arkiveringen är det viktigt att rensning sker innan projektledaren överlämnar handlingarna till arkivarie eller motsvarande för slutförvaring. Observera att det är de personer som ingår i projekten som fortlöpande ska utföra rensningen.

Gallringsbeslut för projekthandlingar

I projektets faser avsätts olika typer av huvuddokument. Att avgöra vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras kan vara problematiskt. Varje myndighet måste själv utreda vilka typer av projekthandlingar som kan gallras och vilka som bör bevaras och därefter begära gallringsbeslut.

Att behöva gå igenom projekthandling för projekthandling för att avgöra om den ska bevaras eller gallras enligt gällande gallringsbeslut är tidsödande och knappast ändamålsenligt. Projekthandlingar som utgörs av en blandning av bevarande- och gallringsbara handlingar ska därför helst förvaras åtskilda. Detta förfarande underlättar när gallringen ska utföras.

Under pågående projekt ska gallringsbara handlingar märkas med år för verkställande av gallring, antingen på pärmetikett, samlade i särskild digital mapp eller tydligt uppmärkta med gallringsår i projektets verksamhetssystem eller motsvarande.

I de fall det inte går att ha skilda förvaringssystem ska åtminstone fliksystem eller liknande markera att handlingarna är gallringsbara.

För att man ska kunna förstå projektets syfte, genomförande och resultat bör följande huvuddokument alltid bevaras:

  • Projektdirektiv
  • Förstudierapport
  • Beslut
  • Avtal
  • Mötesanteckningar
  • Övergripande projektplan
  • Detaljerade planer
  • Projektplanering
  • Rapporter, sammanställningar
  • Slutrapport
  • Utvärdering

Ovanstående huvuddokument kan ses som ett minimum av vad som bör bevaras av den dokumentation som avsätts i ett projekt. I IT-projekt kan det vara viktigt att bevara systemdokumentation medan det i anläggningsprojekt är direkt avgörande att relationshandlingar bevaras.

Digitala projekthandlingar

Merparten av dagens projekthandlingar är digitalt framställda och den övervägande delen av handlingarna lagras även digitalt i olika format. Det gäller ritningar, inskannade bilder, fotografier, rörliga filmer, räkenskaper, rapporter med illustrationer, e-postdokument med bifogade filer o.s.v. Oavsett om den digitala lagringen sker på kort eller lång sikt ska myndigheterna fortlöpande utreda behovet av att gallra eller bevara digitalt lagrade handlingar, precis som för traditionella pappershandlingar.

När projekthandlingar har lagrats digitalt och myndigheten också avser att bevara informationen digitalt, ställs mer detaljerade krav för långtidslagring. Generellt gäller att informationen ska kunna läsas och förstås under systemets/applikationens livslängd, samt kunna överföras till annat system/applikation. Filerna måste vara organiserade så att en framtida konvertering underlättas och allmänt spridda standarder bör användas för datarepresentation, teckenuppsättning m.m. Systemdokumentation, av såväl teknisk som mer förståelseinriktad karaktär, ska upprättas så att den lagrade informationen går att tolka, söka och använda på lång sikt.

Vid pappersutskrift krävs alltid ett gallringsbeslut för att få gallra den digitala informationen eftersom den nästan alltid har högre funktionalitet och medger fler sökmöjligheter. All förlust av digital information räknas därför som gallring. Kontakta Sydarkivara om detta.

Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning