Nämndsekreterare

Från Sydarkiveras Wiki

Nämndsekreteraren har en central roll när det gäller gäller den politiska beslutsprocessen genom att samordna och stödja den nämndadministrativa processen hos nämnden/styrelsen, det vill säga allt som har med nämndens sammanträden att göra. Andra arbetsuppgifter är att besvara mejl och telefonsamtal, diarieföra handlingar med mera. Arbetet innebär mycket kontakter med förtroendevalda, handläggare och i viss mån med media och medborgare.

Nämndsekreteraren arbetar nära förvaltningschefen och är de förtroendevaldas kontaktyta gentemot förvaltningen. Sekreteraren förbereder möten tillsammans med ordförande, vice ordförande och tjänstepersoner och skickar sedan ut handlingar till de förtroendevalda inför mötet. Under sammanträdet sitter sekreteraren med och för anteckningar, skriver protokoll och ser till att det blir justerat. En nämndsekreterare behöver ha goda kunskaper i kommunalrätt och kännedom om en myndighets ärendehantering samt vilka lagar som ska följas.

Nämndsekreterarens placering

Den som arbetar som nämndsekreterare är "spindel i nätet" och behöver vara placerad centralt på förvaltningen.

Arbetsuppgifter

  • Sekreterarskap i nämnd och utskott.
  • Planering av ärenden för beslut i nämnd.
  • Förberedelser av handlingar, granskning av innehåll och samordning gentemot andra nämnder.
  • Introducera nya förtroendevalda i sina uppdrag.
  • Registrering av inkommande/utgående ärenden.
  • Juridiskt och administrativt stöd för förvaltningen.
  • Omvärldsbevakning av juridik och utveckling inom administrativa processen
  • Utbilda förvaltning och politik i aktuella frågor inom offentlighet och sekretess
  • Ge stöd och utbildning i frågor som gäller administrativa rutiner, arkivering och dokumenthantering
  • Utveckla administrativa processer och utarbeta tillhörande styrdokument.
  • Ansvara för digitalisering av tjänster som tillhör administrativa processen.
  • Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar.
▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning