Prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Sydarkiveras prioriteringsprinciper används för att prioritera digitala arkivleveranser. Principerna är vägledande för arbetet med prioritering av digitala arkivleveranser. Arbetet med prioritering leder fram till inriktningsbeslut.

Bakgrund

Prioriteringsprinciperna arbetades fram 2015 tillsammans med representanter från Sydarkiveras förbundsmedlemmar, framförallt arkiv- och kanslifunktionerna. I samband med beslut om nytt handlingsprogram 2018 genomfördes en översyn av prioriteringsprinciperna. Slutsatsen blev då att prioriteringsprinciperna fortfarande var relevanta och användbara. Vid nästa översyn av handlingsprogram ses prioriteringsprinciperna över på nytt.

Bestämmelser

Arkivlagens bestämmelser är en viktig utgångspunkt för arbetet med prioritering. Sydarkiveras uppdrag är inom ramen för bastjänsterna information som är allmän handling och som ska bevaras för framtiden hos arkivmyndighet. Enligt § 3 arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

rätten att ta del av allmänna handlingar,
behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
forskningens behov.

Prioriteringsprinciper

1. Rättvis fördelning mellan förbundsmedlemmar
Princip	"Hantera prioritering i samråd med förbundsmedlemmar för att säkerställa att insatserna fördelas rättvist mellan förbundsmedlemmarna. Dokumentera och kommunicera beslut och åtgärder."
Kommentar	Samarbetet inom kommunalförbundet Sydarkivera innebär ett nära samarbete mellan Sydarkiveras personal och förbundsmedlemmarna. De olika kanaler, forum och träffar som finns används för att hantera samråd med förbundsmedlemmarna och se till så att arbetet fördelar sig rättvist.
Exempel	Information och diskussion i samband med nätverksträffar för olika verksamhetsområden. Information i olika relevanta grupper på gemensam arbetsplats på webben. Planering och uppföljning som ger en översiktlig bild över hur fördelningen av insatser ser ut.

2. Tillsynsområden
Princip	"Utgå från de fokusområden som definieras för tillsynen, eftersom det gör det möjligt att dra nytta av genomförd informationskartläggning."
Kommentar	Sydarkiveras arkivtillsyn utförs för olika tillsynsområden enligt en övergripande strategisk tillsynsplan. Under ett år så fokuseras på ett särskilt verksamhetsområde när det gäller tillsyn och informationskartläggning. I samband med detta arbete så kommer det fram både behov och kunskaper som behövs för att komma igång med digitala arkivleveranser.
Exempel	I samband med arkivtillsynen samlar Sydarkiveras arkivarier in uppgifter om inaktiva informationssystem och upphandlingar som är på gång. I samband med arkivtillsynen planeras även nätverksträffar och arbetsmöten för att gå igenom gallring och bevarande för information som hör till verksamhetsområdet.

3. Nytta för medborgare och förbundsmedlem
Princip	"Prioritera arkivleveranser med utgångspunkt från nytta för medborgare och förbundsmedlemmarnas behov."
Kommentar	Syftet med långsiktigt digitalt bevarande av information är att det ska vara möjligt för medborgare att kunna begära ut och få del av handlingar. Allmänheten är den prioriterade målgruppen för kommunala arkivmyndigheter. Därför behöver digitala arkivleveranser prioriteras utifrån nytta för medborgare. Allmänhetens intresse behöver vägas mot förbundsmedlemmarnas behov av att kunna slutarkivera information.
Exempel	XYZ

4. Risk för oplanerad inforamtionsförlust
Princip	"Beakta risk för oplanerad informationsförlust – inaktiva system, moln-tjänster som ska upphöra, beroende av fysiska lagringsmedier som riskerar nedbrytning eller att bli oläsbara av andra skäl."
Kommentar	XYZ
Exempel	XYZ

5. Bestämmelser om gallring i lag
Princip	"Beakta bestämmelser i lagstiftning som kräver löpande leveranser till arkiv eller där leveranser behöver genomföras för att upprätthålla dataskydd."
Kommentar	XYZ
Exempel	XYZ

6. Intresse för forskning
Princip	"Väga förbundsmedlemmarnas gemensamma behov mot intresset för forskningen (till exempel unik information av särskilt intresse)."
Kommentar	XYZ
Exempel	XYZ

7. Största nyttan
Princip	"Värdera störst nytta i förhållande till kostnad och tid. Nytta för medborgare och/eller förbundsmedlemmar."
Kommentar	XYZ
Exempel	XYZ