Hälsa och socialt stöd

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Handlingar i enskilda ärenden

Myndigheter har en skyldighet att registrera allmänna handlingar för att allmänheten därigenom ska få vetskap vilka handlingar som finns hos en myndighet. Vanliga verksamhetssystem uppfyller sällan de krav som lagstiftningen ställer kring registrering vad gäller insyn för allmänheten utan för detta används speciella dokument- och ärendehanteringssystem. Överklaganden av beslut som rör enskilda i samband med myndighetens handläggning ska diarieföras i det allmänna diariet.Handlingarna som diarieförs ska finnas i original i diariet och ev. i form av kopior i verksamhetssystem för journaler/personakter.

Handlingar som tillhör journal inom kommunal hälso- och sjukvård behöver inte diarieföras/registreras i kommunens allmänna diarium. Undantag från skyldigheten att diarieföra gäller endast om det finns en journal i ärendet.

Följande ärenden ska diarieföras:

  • Individuella tillsynsärenden (Socialstyrelsen eller Justieombudsmannen). Handlingarna i ett individuellt tillsynsärende som är självständigt från det grundläggande ärendet ska inte läggas i elevhälsojournal utan i en egen akt i det allmänna diariet.
  • Överklagande av kommunala beslut. Tillsammans med överklagandet ska det beslut som myndigheten fattat diarieföras och eventuellt underlag för beslut. Även det yttrande som myndigheten avger till t.ex. förvaltningsrätt ska diarieföras och även den dom som kommer från rätten.

Lex Maria

Anmälan enligt Lex Maria ska ske om en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av en allvarlig skada eller sjukdom. Anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg. Anmälan ska ha kommit in till Socialstyrelsens tillsynsenhet i respektive region inom två månader från det att händelsen inträffade.

Lex Maria anmälningar ska diarieföras och bevaras. Utredningen med beslut förvaras ibland de diarieförda handlingarna men en anteckning om att patienten eller en närstående underrättats om Lex Maria-anmälan ska göras i patientjournalen. Det skall även antecknas om information inte lämnats och anledningen till detta. Om utredningen berör enskild person så tas en kopia av beslutet eller görs en notering i berörd personalakt.

Anmälan ska innehålla en intern utredning som ska innefatta

  • händelseförloppet,
  • omedelbart vidtagna korrigerande åtgärder,
  • identifierade orsaker till händelsen,
  • riskbedömning, dvs. sannolikheten för att liknande händelser skall inträffa igen och tänkbara konsekvenser,
  • händelser av liknande art som tidigare har inträffat i verksamheten, och
  • riskförebyggande åtgärder som vidtagits med utgångspunkt från riskbedömningen.

Lex Sarah

Lex Sarah anmälningar ska diarieföras och bevaras. Utredningen med beslut förvaras ibland de diarieförda handlingarna men kopia av beslut eller notering om beslutet görs i berörd personalakt.

Handläggningen som rör allvarliga missförhållanden ska dokumenteras. Dokumentationen ska göras fortlöpande. Allt som är av betydelse för utredningen ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa:

  • Vad det anmälda missförhållandet bestod i
  • När den muntliga eller skriftliga anmälan togs emot
  • Vem som gjorde anmälan
  • När och hur det allvarliga missförhållandet upptäcktes
  • Vad som framkom när anmälan utreddes
  • Vilket beslut som utredningen avslutades med
  • Vilka åtgärder som vidtogs med anledning av anmälan
  • När (år, månad, dag och, om nödvändigt, klockslag) olika händelser inträffade och åtgärder vidtogs.

Eftersom en journalanteckning är att anse som en allmän handling, gäller punkterna ovan även journalanteckningar.

Elevhälsovård

Elevhälsovård omfattar i vid bemärkelse de medicinska insatserna inom elevhälsovård och lyder bland annat under Hälso- och sjukvårdslagen, Lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område samt Skollagen. Skolläkare och skolsköterska står under såväl skolverkets som socialstyrelsens tillsyn.

Inom elevhälsovården utförs hälsokontroller och enkla sjukvårdsinsatser. Skolsköterskan ingår även i elevhälsoteamet. Verksamheten dokumenteras genom journalanteckningar enligt Patientdatalagen. Överlämnande till annan kommun får endast ske genom kopiering eller digital överföring via gemensamt verksamhetssystem. Journalerna sorteras efter och läggs i personnummerordning. Digitala journaler behöver inte skrivas ut ur journalsystemet. Det går bra att skanna in pappershandlingar i journalsystemet och därefter gallra pappret om beslut om detta tagits av nämnden. För instruktioner och hjälp med vad som krävs vid skanning kontakta Sydarkivera.

Då sekretess råder mellan skolhälsovård och övrig skolverksamhet ska elevhälsojournaler förvaras så att de bara är åtkomliga för behörig personal. Journaler i papper ska förvaras väl inlåsta i typgodkänt arkivskåp eller arkivlokal.

Elevhälsovårdsjournal

Elevhälsovårdsjournalen är en allmän sekretesskyddad handling. En elevhälsojournal är först och främst avsedd att vara ett stöd för de personer som ansvarar för vården. Den utgör ett arbetsverktyg eller underlag för bedömning av åtgärder. Journalen är även en informationskälla för eleven om erhållen vård. Den är ett viktigt instrument i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet inom vården och underlag vid tillsyn och kontroll vården. Elevhälsojournalen har även stor betydelse som underlag i vissa legala sammanhang och för forskningen.

Av en journal ska det alltid framgå var den är upprättad samt vem som svarar för en viss anteckning i journalen. Dessutom ska det framgå när anteckningen är gjord. Journalhandlingar ska hållas samlade och tillgängliga för behörig personal. Behörig personal är den hälso- och sjukvårdspersonal som är involverad i vården.

Elevhälsovårdsjournalen är utformad så den ska kunna bygga vidare på vissa uppgifter ur Barnhälsovårdsjournalen och tillsammans med denna utgöra en samlad dokumentation av bland annat barnets utveckling, genomförda hälsobesök och vaccinationer. Vid vård inom kommunens hälso- och sjukvård ska journal föras för varje elev. En journal får inte vara gemensam för flera elever.


Elevhälsovårdsjournalens innehåll och hantering


Patientdatalagen som i huvudsak styr regelverket för hälso- och sjukvårdens dokumentationsplikt är teknikneutral. Detta innebär att för elektroniskt förda journaler (datajournaler) gäller samma regler som för manuellt förda pappersjournaler. Om informationen i en journal skapas digitalt ska inte informationen skrivas ut i onödan. Det går även bra att skanna in information som inkommer på papper i den digitala journalen och att gallra de pappershandlingar som skannas in som kommer från andra offentliga huvudmän, ex. landsting efter att beslut om detta fattats av ansvarig nämnd. Däremot bör inte handlingar som inkommit på papper från enskilda personer gallras utan måste bevaras på papper.

Elevhälsovårdsjournalens innehåll

Följande information/handlingar finns i elevhälsojournalen och ska bevaras:

  • Anamnes
  • Status
  • Åtgärder
  • Läkemedelsjournal/hantering
  • Uppgifter om vaccinationer
  • Medgivande om vaccination från vårdnadshavare, måste av juridiska skäl bevaras på papper
  • Mätvärden, gäller tillväxt, hörsel, syn, rygg och blodtryck
  • Olycksfall
  • Remisser
  • Checklistor
  • Brev eller meddelande, avseende elev
  • Hälsodeklaration
  • Journalkopior som beställs från annan vårdgivare
  • Kallelse
  • Egenvårdsbedömning

Signering Varje anteckning i journalen skall innehålla uppgift om vem som svarar för anteckningen. Detta kan ske genom signum. En uppgift i en journalhandling är införd när den är signerad. Signering bör ske i omedelbar anslutning till att anteckningen förs in i journalen.

Signeringslista Det skall i alla verksamheter där man för journal finnas en lista över personalens signaturer kopplat till namn och befattning. I annat fall skall signering ske med namn och befattning i klartext.

Felaktig anteckning En felaktig anteckning som är signerad får inte ändras eller göras oläslig. Skall en felaktig uppgift rättas så måste såväl den felaktiga uppgiften som rättelsen återfinnas i journalen. Ex. drag ett streck över den felaktiga anteckningen och skriv felaktig anteckning, därefter skrivs den rättade texten. Av rättelsen ska också framgå när den är gjord och av vem – signeras.

Telefonförfrågan/rådgivning Samtal som gäller vård och behandling eller uppgift som kan anses få betydelse framöver ska alltid dokumenteras. Dokumentationen skall ske i direkt anslutning till telefonkontakten/rådgivningen och så snart som möjligt tillföras elevhälsojournalen.

Utlämnande av elevhälsojournal Det skall alltid göras en menprövning vid utlämnande av journal till förälder/ vårdnadshavare, externa hälso- och sjukvårdsinstanser och myndigheter. En vårdnadshavare kan enligt domstolspraxis inte utan samtycke från den andre få del av sekretesskyddade uppgifter avseende ett barn. Inhämtande av samtycke från båda föräldrarna gäller dock främst i fall då det föreligger en vårdnadstvist eller liknande konflikt.

Originaljournal får aldrig utlämnas till elev, annan företrädare eller annan vårdgivare. Inom kommunens hälso- och sjukvård ska elevhälsojournalen följa eleven. Detta gäller både den digitala journalen och den del som eventuellt fortfarande är på papper. Om kopia lämnas på elevhälsojournalen, ska det dokumenteras i originaljournalen att kopia är utlämnad. Där måste stå vem som lämnat ut journalen och till vem den lämnas. Identiteten på den som journalen lämnas ut till ska styrkas. Om annan än eleven/vårdnadshavare själv begär journalkopia ska det finnas ett medgivande från eleven/vårdnadshavare.

Utfärdande av intyg Den som är skyldig att föra elevhälsojournal skall på begäran av utfärda intyg om vården. Intyget överlämnas till eleven/vårdnadshavare efter att denne har styrkt sin identitet. Skall intyget översändas till annan än eleven/vårdnadshavare själv skall skriftligt medgivande från eleven/vårdnadshavare erhållas. Intyget skall utfärdas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter. I elevhälsojournalen dokumenteras vem som begärt och erhållit intyget. Kopia på intyget biläggs journalen.

Upprättande av elevhälsovårdsjournal i förskoleklass Skolsköterskan får delar av BHV-journalen när barnet börjar i förskoleklass om vårdnadshavarna har lämnat samtycke till att BHV-journalen får kopieras till skolhälsovården. De medicinska uppgifter som alltid skall överföras vid upprättande av journal är uppgifter om överkänslighet/allergi samt känd kronisk sjukdom/funktionshinder, samt senaste uppgift om vikt och längd och även uppgift om vaccinationsstatus. Sammanfattning av annan medicinsk information från BHV-journalen överförs vid behov antingen av skolsköterska eller skolläkare. Om BHV-journal saknas skriver skolsköterskan ”BHV-journal saknas” i elevhälsojournalen.  

Överföring av elevhälsovårdsjournal

Patientdatalagen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen med tillämpningsföreskrifter reglerar möjligheterna till direktåtkomst av journaler samt att överföra elevhälsovårdsjournaler mellan vårdgivare och andra myndigheter. Muntligt eller skriftligt samtycke från vårdnadshavare och/eller elev, beroende på ålder och mognad, krävs enligt Offentlighets- och sekretesslagen i regel vid överföring av elevhälsovårdsjournal och annan medicinsk information mellan olika myndigheter. Undantag finns. Samtycket skall alltid dokumenteras i journalen. Skriftliga samtycken rekommenderas.

Enligt Offentlighets- och sekretesslagen hindrar hälso- och sjukvårdssekretessen inte att uppgift lämnas från en myndighet som bedriver hälso- och sjukvård till en annan sådan myndighet i samma kommun. Således kan uppgifter i elevhälsovårdsjournaler fritt överföras mellan kommunala skolor.

Arkivlagen begränsar möjligheterna att överlämna journalhandling i original till annan myndighet. Följande möjligheter att överlåta elevhälsovårdsjournaler finns:

Pappersjournal i original får överlämnas till:

  • Skolhälsovårdsenheter vid samtliga kommunala skolor inom samma kommun.
  • Skolhälsovård vid friskola inom en kommun förutsatt att friskolan träffat överenskommelse med arkivmyndigheten för kommunen den finns i och att samtycke finns.
  • Arkivmyndigheten för kommunen

Kopior av skolhälsovårdsjournal får under förutsättning att samtycke eller sekretessbrytande regel i Offentlighets- och sekretesslagen föreligger överlämnas till:

  • Skolhälsovård vid friskola som inte träffat överenskommelse med kommunens arkivmyndighet.
  • Skolhälsovård vid kommunal skola utanför den egna kommunen
  • Annan myndighet som t.ex. hälso- och sjukvården, socialtjänsten och polisen.
  • Kopior får som huvudregel även överlämnas till elev/vårdnadshavare

Överföring av journaler när elever flyttar mellan skolor Det är alltid skolsköterskan i den nya skolan som är ansvarig för att rekvirera elevhälsovårdsjournalen. Samtyckesblanketter kan skannas in i datajournalen och kan då sedan förstöras. I annat fall bifogas den till pappersjournalen. Utskrift av datajournalen eller kopia av pappersjournal skickas alltid med rekommenderad post utanför den egna kommunen. Inom skickas elevhälsojournaler i speciella sekretesskuvert som klistras igen/förseglas och som därefter stoppas i internkuvert eller i annat kuvert. På det innersta kuvertet skrivs ”Till Skolhälsovården - sekretess”

Kommuner som använder sig av digital elevhälsojournal och som använder samma verksamhetssystem rekommenderas att använda sig av det systemets funktion för att överföra journaler (om den funktionen finns) till den nya kommunen för att minska risken för att sekretessbelagd information hamnar på avvägar.

Arkivering av elevhälsovårdsjournaler

Pappersjournal Elevhälsovårdsjournaler ska efter avslutad skolgång på gymnasiet insändas till arkivmyndigheten senast ett år efter avslutad skolgång eller enligt fastställd informationshanteringsplan. Journalen ska vara rensad. Plastfickor och gem ska vara borttagna. BHV-journalen ska skickas till det landsting/region där den är upprättad.

För elev som efter avgång från grundskolans år 9 som inte fortsätter på gymnasium, elev som lämnar grundskolan före år 9, elev som lämnar gymnasiet före år 3, elev som flyttar till annan kommun eller annat land samt elev som avlider ska elevhälsovårdsjournalen förvaras på skolan hos skolhälsovården till fem år efter avslutad skolgång. Därefter skall journalen insändas till arkivmyndigheten. Journalen ska vara rensad. Plastfickor och gem ska vara borttagna. BHV-journalen ska skickas till det landsting/region där den är upprättad.

Utskrivningspärm För skolor som saknar datajournal ska en utskrivningspärm finnas där elever som slutat i skolan antecknas med namn, personnummer, datum samt vart pappersjournalen skickats. För att det ska vara lätt att hitta eleven i listan sorteras eleverna efter personnummer. Uppgifterna i utskrivningspärmen bevaras och skickas till arkivmyndigheten när pärmen är fylld. Skolor som har datajournal behöver ingen utskrivningspärm eftersom datajournalen finns kvar och är sökbar. Uppgift om vart pappersjournalen skickats skall alltid dokumenteras i datajournalen.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Elektroniska elevhälsojournaler

Elektroniska elevhälsojournaler överförs till arkivmyndigheten efter överenskommelse gjorts. För mer information kontakta Sydarkivera.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:




Kommunal hälso- och sjukvård

Landstinget (Regionen) har det övergripande ansvaret och ska erbjuda en god hälso- och sjukvård åt den som är bosatt inom landstinget samt verka för en god hälsa hos befolkningen.

Kommuner och landsting (regioner) har ett delat ansvar för hälso- och sjukvården. Kommunens hälso- och sjukvårdsansvar innefattar hemsjukvård (vård/omvårdnad), rehabilitering, habilitering och hjälpmedel. Ansvaret omfattar personer som får bostadsbehovet tillgodosett enligt Socialtjänstlagen (SoL) eller Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Hemsjukvård och hemrehabilitering kan erbjudas till de personer som inte kan ta sig till sin vårdcentral på grund av sjukdom eller funktionsnedsättning. Insatserna utförs upp till och med undersköterske-, sjuksköterske-, arbetsterapeutnivå. I kommunens hälso- och sjukvård ingår inte läkare.

Varje kommun ska enligt hälso- och sjukvårdslagen erbjuda en god och nära hälso- och sjukvård för personer som:

  • bor i vård och omsorgs boende eller vistas på korttidsplats
  • bor i bostad med särskild service enligt LSS
  • vistas i dagverksamhet
  • bor i servicebostad
  • har personlig assistans
  • vistas på någon av kommunens rehabiliteringsenheter
  • har behov av hemsjukvård i det egna hemmet (ordinärt boende)

Vårdåtgärder och sociala insatser kan behöva utföras av flera olika verksamheter och kan utföras både av verksamheter i egen regi och av andra utförare. Ofta kan många vård- och omsorgsgivare behöva samverka med en patient. Då finns risker för informationsförluster och fel när det gäller överföring av information, till exempel när patienter flyttar mellan olika verksamheter. En väl fungerande samverkan och en säker informationsöverföring är därför väsentlig både för patienter och personal.


Patientjournalens innehåll och hantering


En patientjournal är först och främst avsedd att vara ett stöd för den eller de personer som ansvarar för vården. Den utgör ett arbetsverktyg eller underlag för bedömningen av de åtgärder som kan behöva vidtas av någon som inte träffat patienten tidigare. Journalen är även en informationskälla för patienten om erhållen vård. Vidare utgör den ett viktigt instrument i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet inom vården samt ett underlagsmaterial vid tillsyn och kontroll av den vård som patienten erhållit. Patientjournalen har även en stor betydelse som underlag i vissa legala sammanhang och för forskningen.

Patientjournalen innehåller både allmän och specifik omvårdnad. Vid vård inom kommunens hälso- och sjukvård ska en journal föras för varje patient. En journal får inte vara gemensam för flera patienter. Den kommunala hälso- och sjukvårdsjournalen följer patienten/vårdtagaren mellan olika boendeformer i kommunen, oavsett om vården bedrivs inom särskilt boende, korttidsvård eller i det ordinära boendet/hemmet. I journalen ska det alltid framgå var den är upprättad samt vem som svarar för viss anteckning i journalen. Dessutom ska det framgå när anteckningen är gjord. Journalhandlingar ska hållas samlade och tillgängliga för behörig personal. Behörig personal är den hälso- och sjukvårdspersonal som är involverade i vården.

Digital journal

Patientdatalagen (2008:355) som i huvudsak styr regelverket för hälso- och sjukvårdens dokumentationsplikt är teknikneutral. Detta innebär att för elektroniskt förda journaler (datajournaler) gäller samma regler som för manuellt förda pappersjournaler. När man bevarar digitala handlingar (bildfiler, ljudfiler, databaser, webb etc.) krävs speciella förutsättningar vad gäller dels informationens format och dels själva mediet som informationen lagras på. För mer information hur digitala handlingar ska bevaras kontakta Sydarkivera.

Om informationen i en journal skapas digitalt ska inte informationen skrivas ut i onödan. Det är tillåtet att skanna in information som inkommer på papper i den digitala journalen och, enligt en vägledande uttalande från Socialstyrelsen i en skrivelse till Socialdepartementet (dnr 50–8092/2002), är det är tillåtet att gallra de pappershandlingar som skannas in om man framställer en likalydande kopia. Man ska innan gallring av skannat material göra en kvalitetskontroll av den skannade kopian. OBS! att avskrift av en handling inte räknas som likalydande kopia utan det krävs skanning av pappershandlingen i sin helhet för att kravet om likalydande kopia ska vara uppfyllt. Några särskilda krav på att originalhandlingar måste bevaras i bevissyfte finns inte, och man behöver inte namnteckningar i original. Däremot är det bäst att inte gallra information som inkommit på papper från enskilda personer efter skanning. Informationen ska bevaras på det sätt den inkom under en tid framåt. Det innebär att det i många fall kommer finnas två delar av en och samma journal, en i papper och en digital en tid framöver. Om det endast finns enstaka handlingar i papper som ska förvaras separat från den elektroniska journalen kan de förvaras i personnummerordning eller alfabetisk ordning.

Journalföring

För vilka ska journal föras?

Journal ska föras på personer som erhåller kommunal hälso- och sjukvård enligt 18 §, HSL 1982:763, särskilt boende, hemsjukvård i ordinärt boende och vid vistelse i dagverksamhet eller korttidsboende.

Vem ska föra journal?

Leg. personal (sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut/sjukgymnast och dietist) och i förekommande fall personal som erhållit delegation att föra journal (beslut i samråd med Medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS). Samtliga ställningstaganden ska dokumenteras.

  • Sjuksköterska: Omvårdnaden är en uppgift för all personal (se ovan) runt patienten. I allmänhet åligger det en sjuksköterska att svara för samordningen av omvårdnadsinsatserna. Sjuksköterskans journalföring av omvårdnaden är en förutsättning för kvalitetssäkring av vården.
  • Arbetsterapeut/fysioterapeut/sjukgymnast: Arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast ansvarar inom ramen för sin kompetens för specifika rehabiliteringsåtgärder samt för bedömning av behov av hjälpmedel. Vi rehabiliteringsbehov ska rehabiliteringsplanen vara väl dokumenterad med anamnes, status, bedömning, mål, planerade åtgärder och resultat vid uppföljningar. Epikris ska skrivas vid avslutad vårdinsats. Vid förskrivning av hjälpmedel ska hela processen dokumenteras tillsammans med de instruktioner som getts till brukare eller till omsorgspersonal. Instruktionerna till omsorgspersonalen ska vara skriftliga.

Patientjournalens innehåll

Uppgifterna i journalen ska vila på ett korrekt underlag.

Journalen ska innehålla:

  • uppgift om patientens identitet
  • väsentliga uppgifter om bakgrunden till vården
  • uppgift om ställd diagnos och anledning till mera betydande åtgärder
  • väsentliga uppgifter om vidtagna och planerade åtgärder
  • uppgift om den information som lämnats till patienten och om de ställningstaganden som gjorts i fråga om val av behandlingsalternativ och möjligheten till förnyad medicinsk bedömning.
  • uppgifter om aktuellt hälsotillstånd och medicinska bedömningar
  • uppgifter om ordinationer av t.ex. läkemedel och behandlingar
  • uppgifter om förskrivningsorsak vid ordination av läkemedel
  • undersökningsresultat
  • uppgifter om överkänslighet för läkemedel eller vissa ämnen
  • uppgifter om vårdhygienisk smitta
  • epikris och andra sammanfattningar av genomförd vård
  • uppgifter om lämnade samtycken
  • uppgifter om patientens egna önskemål vad avser vård och behandling
  • de uppgifter som behövs för spårbarhet avseende medicintekniska produkter som har förskrivits till, och utlämnats till eller tillförts en patient
  • utfärdade intyg och remisser och andra inkommande och utgående uppgifter
  • uppgifter om vårdplanering
  • uppgift om det finns spärrade uppgifter

Patientjournalens utformning

Innehåll och språk

Patientjournalen ska utformas på ett sådant sätt att patientens integritet respekteras. Nedsättande eller kränkande omdömen får inte förekomma. Dokumentationen ska vara skriven på svenska språket och vara tydligt utformad. Svårförståeliga facktermer och förkortningar ska om möjligt undvikas. Svenska sjukdomsbeteckningar kan kompletteras med latinska termer om tydligheten kräver det.

Signering

Varje anteckning i journalen ska innehålla uppgift om vem som svarar för anteckningen. Detta kan ske genom signum. En uppgift i en journalhandling är införd när den är signerad. Signering bör ske i omedelbar anslutning till att anteckningen förs in i journalen.

Signeringslista

Det ska i alla verksamheter där man för journal finnas en lista över personalens signaturer kopplat till namn och befattning. I annat fall ska signering ske med namn och befattning i klartext. Denna lista kan även finnas tillgänglig via IT-system i form av ledningssystem eller verksamhetssystem.

Felaktig anteckning

En felaktig anteckning som är signerad får inte ändras eller göras oläslig. Ska en felaktig uppgift rättas så måste såväl den felaktiga uppgiften som rättelsen återfinnas i journalen. Rättelse görs genom att dra ett streck över den felaktiga anteckningen och skriv felaktig anteckning. Därefter skrivs den rättade texten. Av rättelsen ska det också framgå när den är gjord och av vem – signeras.

Telefonförfrågan/rådgivning

Samtal som gäller vård och behandling eller uppgift som kan anses få betydelse framöver ska alltid dokumenteras. Dokumentationen ska ske i direkt anslutning till telefonkontakten/rådgivningen och så snart som möjligt tillföras omvårdnadsjournalen. Rådgivningen ska utvärderas.

Om kontaktorsak är annan än vård och behandling avgör den legitimerade hälso- och sjukvårdspersonalen om dokumentation ska göras.

Utfärdande av intyg

Den som är skyldig att föra patientjournal ska på begäran av patient utfärda intyg om vården. Intyget överlämnas till patienten efter att denne har styrkt sin identitet. Intyget ska utfärdas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS, 2005:29) för hälso- och sjukvårdspersonalen om avfattande av intyg m.m.

Den som begär intyget ska ange för vilket ändamål intyget ska användas, eftersom detta har betydelse för bedömningen av utlämnandet.

Den som ansvarar för vården gör bedömning enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 25 kap. 1 § Sekretess gäller inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

Ska intyget översändas till annan än patienten själv ska skriftligt medgivande från patient erhållas. Kan det pga. sjukdom eller handikapp inte erhållas något medgivande från patienten om utfärdande av intyg ska en bedömning göras i varje enskilt fall. Vid tveksamhet kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska.

I patientjournalen dokumenteras vem som begärt och erhållit intyget. Kopia på intyget biläggs journalen.

Utlämnande av kommunal patientjournal

Originaljournal får aldrig utlämnas eller utlånas till patient, annan företrädare eller annan vårdgivare. Inom kommunens hälso- och sjukvård ska patientjournalen följa patienten. Detta gäller både den digitala journalen och den del som eventuellt fortfarande är på papper. Om man lämnar ut kopia på patientjournalen, ska det antecknas i originaljournalen att kopia är utlämnad, vem som lämnat ut den och till vem journalen lämnats ut till samt att utlämnandet skett efter prövning av Offentlighets- och sekretesslagen 25 kap 8 §. Före utlämnandet ska mottagarens identitet styrkas.

Patienten själv

Patienten har rätt att ta del av sin journal (undantag se Offentlighets- och sekretesslagen 25 kap, 6§) efter prövning av ansvarig legitimerad personal. Vid tveksamhet kan medicinskt ansvarig sjuksköterska kontaktas. Patienten ska erbjudas hjälp vid genomgången. Om kopia lämnas på patientjournalen, ska det dokumenteras i originaljournalen att kopia är utlämnad. Där måste stå vem som lämnat ut journalen och till vem den lämnas. Identiteten på den som journalen lämnas ut till ska styrkas.

Till annan

Om annan än patienten själv begär journalkopia ska det finnas ett medgivande från patienten själv. Om inte medgivande kan erhållas på pga. sjukdom eller handikapp skall utlämnande ske först efter prövning enligt nedan:

Den som ansvarar för vården gör bedömning enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 25 kap. 1 §. Sekretess gäller inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

Vid tveksamhet kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska eller arkivarie på Sydarkivera.

Ej utlämnande

I det fall medicinskt ansvarig sjuksköterska gör bedömning att utlämnande av kopia på omvårdnadsjournal inte kan ske, ska följande iakttagas:

  • Personen som begär ut handlingen ska erhålla skriftligt svar t.ex. ”att utlämnande av kopia på omvårdnadsjournal kan inte ske pga. av… enligt Offentlighets- och sekretesslagen 25 kap 8 §.”
  • svaret ska innehålla besvärshänvisning till Kammarrätten i Jönköping.

Gallring

Ansvaret för att gallra/rensa i patientjournaler har patientansvarig sjuksköterska (PAS), arbetsterapeut och sjukgymnast. Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför:

  • förlust av betydelsebärande data
  • förlust av möjliga sammanställningar
  • förlust av sökmöjligheter
  • förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autencitet

All gallring kräver gallringsbeslut i informationshanteringsplan eller särskilt beslut. När det står att en allmän handling kan gallras efter tio år betyder det att tio kalenderår ska förflyta efter det att handlingen kom till efter ärendet har avslutats. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2005, kan alltså gallras tidigast i januari 2016.

Uttrycket vid inaktualitet används för att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själva utifrån dess behov av informationen. Det innebär att gallringsfristen kan variera hos olika förvaltningar beroende på vilka lokala behov som finns.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Arkivering av patientjournal

Patientjournaler, oavsett vilka personalgrupper som skriver i dem, ska bevaras. De ska finnas kvar under patientens livstid och därefter (för framtiden) till forskningens förfogande. Vissa enstaka handlingstyper kan gallras om det uttryckligen anges i informationshanteringsplanen.

En patientjournal är aktuell under lång tid. Patientjournalen ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård och fyller med detta ett patientsäkerhetsmässigt syfte. Faktorer som ligger till grund för totalbevarande av patientjournaler är följande:

  • Sökbarhet i kombination med bearbetningsmöjligheter i elektroniska patientjournalsystem, andra vårdinformationssystem, och i arkivdatabaser kan främja användningen av vårddokumentation. Journalen har fått ökad betydelse i arbetet med att spåra ärftlighetsfaktorer, liksom olika sjukdomars orsaker och förlopp.
  • Information i patientjournalen som kan behövas för olika typer av utredningar. T.ex. i samband med arbetsskadebedömningar.
  • Journaluppgifter som är viktiga att bevara och kunna återsöka återfinns inte nödvändigtvis i de anteckningar som läkare gjort. Dagens teambaserade arbetssätt innebär att olika personalgrupper samverkar i vård och behandling av patienter. Man behöver tillgång till samtliga anteckningar för att kunna göra bedömningar.
  • Bestämmelser som gäller för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling inom hälso- och sjukvården ställer krav på uppföljning, utvärdering och en omfattande egenkontroll. Även här är patientjournalen en viktig informationskälla.

Förutsättningarna för att fysiskt bevara journaler och övrig medicinsk dokumentation är under förändring, pappersjournaler ersätts alltmer av elektroniska journaler vilket gör tillväxten av arkiv till ett allt mindre problem.

Avlidna vårdtagares pappersjournaler kan skickas till arkivmyndigheten nästföljande år om överenskommelse finns i informationshanteringsplan eller riktlinjer för leveranser.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Arkivering av digitala patientjournaler sker enligt särskilt ordning. För råd och instruktioner kontakta Sydarkivera.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:



Privata utförare inom kommunal hälso- och sjukvård

En vårdgivare äger och ansvarar för de patientjournaler som upprättas i den egna verksamheten oavsett det gäller en enskild/privat vårdgivare eller en offentlig vårdgivare. Socialstyrelsen har utfärdat föreskrifter (2008:14) om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården.

Kommunallagen uppdaterades inför 2015 avseende privata utförare. I lagen finns en uttrycklig skyldighet för kommuner och landsting att kontrollera och följa upp verksamhet som bedrivs av privata utförare inom kommunen. Fullmäktige ska varje mandatperiod anta ett program med övergripande mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Den generella informationsskyldighet innebär att information ska lämnas om samtliga utförare när enskilda kan välja mellan olika utförare av den kommunala nämndens tjänster.

Kommuner och landsting är huvudmän för kommunala angelägenheter som överlämnats till privata utförare. De åläggs därför att genom avtal tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i den verksamhet som lämnats över. I avtalet med enskild/privat vårdgivare ska tillgången på information regleras, men även frågan om övertagande av patientjournaler som tillkommer under avtalsperioden ska finnas med i avtalet. I avtalet skriver in man hur journalerna ska hanteras när avtalet upphör eller om en brukare avlider under avtalsperioden. För patientsäkerheten är det viktigt att patientjournalerna går tillbaka till den kommunala huvudmannen.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Utlämnande av uppgift ur omhändertagna journaler

En myndighet som övertagit patientjournaler från privata utförare och där journalerna upprättats inom enskild/privat hälso- och sjukvård har, enligt patientdatalagens (2008:355) 5 kap. 3 §, om uppgift ur journal begärs för enskilt fall, samma skyldighet att lämna uppgiften som den haft som ansvarat för journalen före överlämnandet till myndigheten.

De journaler som övertagits omfattas av strängare sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) 25 kap. 5 § än de journaler som upprättats inom den offentliga vården. Absolut sekretess gäller då något skaderekvisit inte är föreskrivet. Det innebär att uppgift endast får lämnas till hälso- och sjukvårdspersonal enligt 14 § då uppgiften behövs för vård eller behandling och att det är av synnerlig vikt att uppgiften lämnas. Vid forskning krävs alltså patientens samtycke. Sekretessen gäller i högst 70 år i likhet med journaler upprättade inom den offentliga vården.

Återlämnande

Enligt 9 kap. 3 § patientdatalagen ska omhändertagna patientjournaler kunna återlämnas, om det är möjligt enligt 1 § samma lag. För att kommunen/landstinget/regionen ska kunna återlämna journaler som överlämnats efter överenskommelse/avtal krävs först ett särskilt beslut i kommun-, landstings-, eller regionfullmäktige enligt Arkivlagen. En förutsättning för ett återlämnande av enskilda/privata patientjournaler, som omhändertagits och lagrats i en offentlig vårdgivares databas, är att dessa hållits åtskilda från de journaler som upprättats inom den offentliga vården. Det är därför av yttersta vikt att privata utförares journaler inte blandas med offentliga vårdens i en gemensam databas utan att behörighet satts utifrån utförare.

Den privata vårdgivaren måste kunna få tillgång till en journal i ett visst ärende för att kunna styrka en händelse i ett rättsligt sammanhang, till exempel vid en anmälan till Socialstyrelsen, Patientskadeförsäkringen eller Läkemedelsförsäkringen.

Socialtjänst och LSS

Enligt Socialtjänstlagen 11 kap 5 § ska handläggning av ärenden som rör enskilda dokumenteras. Dokumentationen ska visa beslut och åtgärder som vidtagits i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse.

Av 4 kap. 6 § socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2014:5 framgår att ”en personakt ska innehålla en journal samt upprättade och inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförande eller uppföljning av insatser.” Om en beslutad insats genomförs i enskild verksamhet eller av en annan nämnd än den beslutande, bör dokumentationen under genomförandet hållas samman i en personakt som upprättas hos den som genomför insatsen. Innebörden av ovanstående är att om en kommun beslutar om insats men själva verkställigheten av beslutet genomförs av en annan kommun eller privat aktör så bör den personakt som upprättas hållas samman av den som verkställer beslutet.

Enligt socialstyrelsens allmänna råd bör en akt upprättas över personer som är föremål för ärende inom socialtjänsten och stöd och service för vissa funktionshindrade (s.k. personakt). Detta är även av betydelse för möjligheterna att på ett effektivt sätt utföra gallring baserad på dag för födelse.

Handlingar som tillhör personakt inom nämnd som hanterar socialtjänst eller funktionsstöd, och som svarar för verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, behöver enligt 2 § Offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) inte diarieföras. Undantag från skyldigheten att diarieföra gäller således endast om det finns en personakt i ärendet (akten kan vara både digital och pappersbaserad).

Dokumenthantering och arkiv inom socialtjänst och LSS

Dokumentation och arkivrutiner vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt bl.a. följande lagar:

  • Socialtjänstlagen (2001:453, SoL)
  • Lag om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454)
  • Socialtjänstförordningen (2001:937), verksamhet inom familjerätten som bedrivs av kommunen enligt föräldrabalken (FB)
  • Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU)
  • Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) (1988:870)
  • Lag och om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (1993:387)
  • Lag om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) (1994:137).

Diarieföring inom socialtjänst och LSS

Diarieföring kan ske på två sätt. Man kan använda sig av det ordinarie dokument- och ärendehanteringssystemet i kommunen och lägga upp ett ärende för varje anmälan. Varje anmälan/elavstängning etc. får ett eget ärendenummer och till det ärendet tillförs sedan beslut om att inte starta en personakt eller en notering om att ärendet är överflyttat till verksamhetssystem för handläggning

Om inte dokument- och ärendehanteringssystemet används kan man använda en kronologisk pärm där pärmen i sig är diarieförd och det i pärmen finns ett register med löpnummer. Registret måste i så fall innehålla samtliga uppgifter om varje handling som krävs vid registrering dvs. löpnummer, datum, ärendemening, avsändare/mottagare. I båda fallen understryker Socialstyrelsen vikten av att hela ärendet är samlat d.v.s. både anmälan, eventuell utredning och beslut om att inte inleda ett ärende med personakt/journal. Det innebär att det inte går att använda samlingsnummer för då är ärendet inte samlat och lätt att komma åt. Sökfunktionen blir satt ur funktion genom att man använder samlingsnummer. Socialstyrelsen har skrivit om problematiken att leta upp en anmälan som inte registrerats på ett sökbart sätt i SOU 2014:23.

Ärenden som ska diarieföras om de inte resulterar i en personakt:

  • En anmälan om missförhållanden (enligt 14 kap 1 § SoL) från allmänhet och myndigheter som leder till ett snabbt beslut om startande av utredning behöver inte diarieföras. Det räcker att anmälan tillförs personakten i ärendet. Men vid längre dröjsmål (tre dagar eller mer) måste anmälan diarieföras. Mer om detta kan man hitta i Socialstyrelsens allmänna råd i 5 kap 2 § SOSFS 2014:5.
  • Handlingar som inte alls hamnar i en personakt måste diarieföras. Dessa omfattas inte av undantaget för diarieföring som handlingar som hamnar i en personakt gör. Följande handlingar omfattas av kravet på diarieföring t.ex. anmälan om att barn far illa (orosanmälning), hyresskuld/elavstängning och LOB-anmälan.
  • Domar och överklagande som tillhör personakt behöver i normalfallet inte diarieföras. Om en dom eller ett överklagande som kommer in till kommunen läggs i en personakt behöver den inte registreras. JO har i sin ämbetsberättelse 2001/02 s. 227 yttrat att en överklagandeskrift rörande ett enskilt ärende är en sådan handling som tillhör personakten och som socialnämnder inte behöver registrera. För det fall exempelvis en journalist vill se vilka domar som finns där kommunen varit part så kan denne vända sig till aktuell domstol, som har diarium över avkunnade domar och beslut. OBS! Domar som kommer in för kännedom till kommunen eller överklagande som inte tillhör en personakt ska däremot diarieföras för de är inte undantagna från registrering.

Ärenden som ska diarieföras även om de tillhör enskilda ärenden:

  • Individuella tillsynsärenden (Socialstyrelsen eller Justieombudsmannen). Handlingarna i ett individuellt tillsynsärende som är självständigt från det grundläggande ärendet skall inte läggas i patientjournal utan i en egen akt i det allmänna diariet.
  • Anmälan om allvarligt missförhållande i omsorgerna enligt 14 kap. 1 § Socialtjänstlagen och 24 b § i Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (Lex Sarah). Det föreskriver att man ska rapportera missförhållanden, både utförda handlingar och handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg. Utredningen med beslut förvaras ibland de diarieförda handlingarna men kopia av beslut eller notering om beslutet kan göras i berörd journal.


Personakt


I kommunerna kan det finnas både en digital akt och en pappersakt i samma ärende. Dessa utgör i själva verket delar av en och samma akt. Strävan bör vara att allt som skapas digitalt behålls digitalt och att man även försöker skanna in de handlingar som inkommer på papper så allt finns samlat.

Om kommunen har avtal med privata aktörer så ska journaler/personakter som skapas hos dem förvaras hos dem tills avtalet antingen upphör eller personen inte längre berörs av avtalet. Då överförs hela journalen/personakten till kommunen, alltså både den digitala delen (om det finns) samt pappershandlingarna för arkivering. Det är viktigt att det i avtal med privata aktörer står hur de journaler/personakter som skapas ska förvaras. I många fall sker ansökan och handläggning av ansökan hos kommunen medan verkställigheten sker hos en privat aktör. Det är då viktigt att journalen/personakten hålls samman vid arkivering. Arkivering kan ske hos arkivmyndighet eller hos den nämnd som är ansvarig beroende på hur lång tid som gått efter sista anteckning. Vid osäkerhet kontakta Sydarkivera för mer information.

Särskilda boendeformer med ramavtal I avtal som skrivs med entreprenörer inom särskilda boendeformer enligt 5 kap. 5–7 §§ socialtjänstlagen skall det vara infört i avtalet att entreprenören skall vårda och bevara personakter i enlighet med arkivmyndighetens regler. Vid dödsfall eller efter avslutat vårdtillfälle skall personakten överlämnas till beställaren i den kommun där ansvarig nämnd finns.

Barn och familjehem har separata akter. I familjehemmets akt förvaras medgivandet, avtal och utbetalningar m.m. I barnets akt finns uppgifter rörande barnet och vården. Syskon som är placerade har separata akter.

Barnets akt Såväl socialtjänsten som nämnder som hanterar funktionsstöd för äldre och funktionshindrade ska vid myndighetsutövning som vid genomförandet av beslutad vård- och behandlingsinsats dokumentera vad som gjorts (11 kap. 5 § SoL). Inför överväganden och beslut om vården ska barnets inställning dokumenteras. I underlag för ett beslut om placering i ett rekryterat hem ska skälen för att anknytningshem inte valts dokumenteras (6 kap. 5 § SoL).

Barnet har rätt att ta del av handlingar som rör barnet självt. Handläggare får, om frågan uppstår, bedöma barnets mognad och lämpligheten av att barnet tar del av aktmaterialet. När barnet fyllt 18 år ska en egen personakt läggas upp. I vårdnadshavarens personakt görs samtidigt en anteckning om att ny akt upprättats.

Utredning och beslut med anledning av anmälan mot familjehem ska dokumenteras och diarieföras i allmänna diariet. En kopia på utredning och beslut kan förvaras i familjehemmets personakt. Originalet förvaras i diariet. Resultatet av utredningen och beslut ska, om uppgifter som framkommit påverkar barnets förhållanden, delges vårdnadshavaren och förvaras som kopia barnets akt. Även dessa beslut ska diarieföras.

Familjehemmets akt All dokumentation som rör familjehemmet och utredningen av familjehemmet ska förvaras i personakt för familjehem. Personakt läggs upp oavsett om familjen kommer att anlitas eller inte. Familjehemsakter ska inte gallras utom i sådana fall då akt lagts upp men placering i hemmet aldrig skett.

Handlingar om familjehem ska hanteras i enlighet med bestämmelserna Offentlighets- och sekretesslagen. Resultat av intervjun dokumenteras i en sammanfattning och ingår i ett kommande underlag för placeringsbeslut. Hjälpblanketterna (intervjuformulären) förstörs.

Om utredningen avbryts eller om utredningen inte leder till placeringsbeslut ska redogörelse för orsaken dokumenteras. Familjehemsutredningen utgör underlag för beslut om placering av ett barn i visst hem. Utredningen ska som vid alla andra beslut kommuniceras med vårdnadshavaren. Innan barnet flyttar upprättas avtal mellan nämnden och familjehemmet om de villkor som ska gälla för uppdraget.



Bevarande av personakter


Arkivering av pappersakt

Är flera familjemedlemmar berörda av ett ärende, dvs. föremål för utredning/insatser, får en gemensam endast läggas upp om det rör sig om ekonomiskt bistånd i övriga fall ska det finnas en akt per person. Om en person i ett ärende rörande stödinsatser riktade mot barn (t.ex. enligt lagen om vård av underåriga, LVU), när han eller hon är myndig blir föremål för t.ex. stödinsatser enligt lagen om vård av missbrukare (LVM), får inte dessa ärenden sammanföras i en gemensam akt. Däremot får LVU-akten och LVM-akten arkivläggas tillsammans med avskiljande omslag och egna försättsblad. Båda dessa akter bildar då en persondossier. Det bör genom hänvisning framgå om akten är delad i en digital del och en del på papper (s.k. pappersakt).

Varje akt ska förses med ett försättsblad med uppgifter om:

  • klientens (aktledarens) personnummer, namn och adress,
  • att den enskilde har god man eller förvaltare enligt 11 kap. föräldrabalken samt
  • att det finns ett beslut om sekretessmarkering eller kvarskrivning enligt 16 § folkbokföringslagen (1991:481) som avser den enskilde.

Om en personakt avser ett barn, bör det dessutom framgå av försättsbladet:

  • vem som är barnets vårdnadshavare, och
  • om barnet har god man enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn.

Namn på klient (aktledare) och personnummer samt vilket ärende det rör sig om ska framgå av aktomslag. Det ska även antecknas på personakten när sista anteckning i akten är gjord samt år för utgallring. Detta är viktigt för att underlätta framtida gallring.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Digital arkivering av personakter

Om verksamheten använder sig av verksamhetssystem som skapar digitala akter så är arkivlagen sådan att information som skapats digitalt ska sparas digitalt. Detta innebär att det är enbart de handlingar som endast finns på papper som ska vara på papper. Verksamheten ska inte skriva ut digital information ur akterna på papper från verksamhetssystemen utan låta den digitala delen ligga kvar i systemet. Skrivs informationen ut på papper är det inte säkert att det är möjligt att få med sig all information utan det kommer att saknas information vid arkivering. Akterna blir alltså inte kompletta. Om informationen i en personakt skapas digitalt ska inte informationen skrivas ut i onödan.

Det är tillåtet att skanna in information som inkommer på papper i den digitala personakten och, enligt en vägledande uttalande från Socialstyrelsen i en skrivelse till Socialdepartementet (dnr 50–8092/2002), är det är tillåtet att gallra de pappershandlingar som skannas in om man framställer en likalydande kopia. Man ska innan gallring av skannat material göra en kvalitetskontroll av den skannade kopian. OBS! att avskrift av en handling inte räknas som likalydande kopia utan det krävs skanning av pappershandlingen i sin helhet för att kravet om likalydande kopia ska vara uppfyllt. Några särskilda krav på att originalhandlingar måste bevaras i bevissyfte finns inte, och man behöver inte namnteckningar i original. Myndigheterna bör dock genomföra en kort utredning där kontrollerar så att ingenting av den information som skapas eller tas emot av juridiska skäl behövas bevaras på papper. Det kan vara bäst att inte gallra information som inkommit på papper från enskilda personer efter skanning. Informationen ska bevaras på det sätt den inkom under en tid framåt. Det innebär att det i många fall kommer finnas två delar av en och samma personakt, en i papper och en digital en tid framöver. Om det endast finns enstaka handlingar i papper som ska förvaras separat från den elektroniska personakten kan de förvaras i personnummerordning eller alfabetisk ordning. För mer information kontakta Sydarkivera.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Sydarkivera samordnar projekt för att hantera leveranser av digitala akter till slutarkiv. För råd och instruktioner hur leveranser och gallring ska gå till ur verksamhetssystem kontakta Sydarkivera.



Arkivering av akter inom socialtjänst


Bevarande i individens intresse Av rättssäkerhetsskäl och för att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall enligt 12 kap. 2 § SoL följande handlingar bevaras under obegränsad tid:

  • Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning av faderskap.
  • Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption.
  • Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet.

Observera att för personakter rörande placerade barn är det endast ärenden som resulterat i en placering som ska bevaras.

Bevarande för forskningsbehov Förutom handlingar i ovanstående ärenden ska även vissa handlingar av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Detta krav gäller endast under förutsättning att personen är föremål för ärende inom socialtjänsten. Undantaget från gallring gäller handlingar i ärenden för personer som är födda den 5, 15 och 25 i varje månad (12 kap. 2 § SoL och 7 kap. 2 § socialtjänstförordningen). Inom vissa intensivdatakommuner och intensivdataområden gäller totalt bevarande av personakterna, d v s att samtliga akter som berör ärende inom socialtjänsten bevaras.

Avställning och arkivering av personakter i papper

Vid avställning av personakter som bevaras i individens intresse tillämpas femåriga avställningsperioder. Detta betyder att samtliga ärenden som avslutats under den aktuella femårsperioden arkiveras i en följd enligt gällande serieindelning.

Följande ärenden med bevarandekrav skall ordnas i separata serier:

  • Personakter rörande faderskap
  • Personakter rörande adoptioner
  • Personakter rörande placerade barn
  • Personakter för familjehem, kontaktpersoner/-familjer

Inom avställningsperioden sorteras akterna i personnummerordning.

Förutom ovanstående ärenden ska även personakter för personer födda dag 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. Inom intensivdatakommun eller intensivdataområde gäller totalt bevarande av dessa akter. Akterna arkivläggs i följande serier:

  • Personakter för ekonomiskt bistånd, OBS! Om familjeakt används så räcker det att en i familjen är född 5, 15, 25 för att samtliga handlingar om familjen ska bevaras.
  • Personakter för vuxna.
  • Personakter för stödinsatser riktade mot barn och familj
  • Vårdnads-, boende- och umgängesärenden (VBU-ärenden)

Handlingar rörande klienter födda övriga veckodagar än 5, 15 och 25, kan antingen ordnas i separata serier enligt ovan eller en gemensam utgallringsbar aktserie eller på annat ur söksynpunkt lämpligt sätt. Dessa akter är inte aktuella för leverans till arkivmyndigheten utan förvaras och gallras på respektive förvaltning. Undantaget intensivdatakommun eller intensivdataområde där totalt bevarande av dessa akter gäller.

Personakter i papper bör redan vid avställning för arkivering delas upp i ärenden med handlingar som ska bevaras respektive ärenden med handlingar som ska gallras. Gallringspliktiga akter avställs och sorteras så att det klart framgår när gallringsfristen löper ut och gallringen kan verkställas.



Arkivering av akter inom LSS


Bevarande i individens intresse Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet bevaras (21d § LSS).

Bevarande för forskningsbehov Förutom handlingar i ovanstående ärenden skall även vissa handlingar av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Det gäller handlingar i ärenden för personer som är födda den 5, 15 och 25 i varje månad (21c § LSS). Detta krav gäller endast under förutsättning att personen är föremål för ärende inom LSS.

Personakter i papper bör redan vid avställning för arkivering delas upp i ärenden med handlingar som ska bevaras respektive ärenden med handlingar som ska gallras.

Avställning och arkivering av personakter i papper

I enlighet med LSS finns både gallringspliktiga personakter och personakter som skall bevaras. Avställning skall ske när ärendet är avslutat och akten skall då föras över till en av följande serier:

  • Personakter som är upprättade i samband med insatser riktade mot barn och ungdom och som skall bevaras
  • Personakter för vuxna som skall bevaras för forskningens behov (födda den 5, 15 och 25 i varje månad)
  • Personakter för vuxna som skall gallras (födda övriga kalenderdagar)

Akterna sorteras i personnummerordning.



Gallring av uppgifter i personakter


Personakter inom socialtjänst

Handlingar i en personakt (digital- och pappersakt), som tillhör en sammanställning som avses i Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454), ska gallras fem år efter att senaste anteckningen gjordes i akten. De får dock inte gallras så länge uppgifter om samma personer finns i sammanställningen. Uppgifter i sådana sammanställningar ska gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört (12 kap 1 § SoL). Observera att uppgifter i socialregistret ska gallras senast i samband med att personakten gallras eller avställs för bevarande hos arkivmyndigheten. Den del av personakten som förs digitalt och den s.k. pappersakten ska gallras vid samma tillfälle och gallringen dokumenteras genom en lista på de personnummer som gallrats.

Om en anmälan/förhandsbedömning tillförs en redan existerande personakt där samtliga ärenden och insatser är avslutade sedan tidigare förlängs gallringsfristen för redan befintliga handlingar i akten.

Personakter i papper som ska gallras efter fem år avskiljs från övriga akter redan i samband med avställning för arkivering. Dessa akter förvaras av förvaltningen i avvaktan på att gällande gallringsfrist löpt ut.

Gallringen ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Det bör finnas en gallringsplanering där det bland annat står vem som är ansvarig för gallringen av pappersakter samt gallring i verksamhetssystemet.

Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten före avställning för arkivering. Gallring av handlingar med kortare gallringsfrist än 5 år ska genomföras kontinuerligt utan hänsyn till när ärendet avslutas. Handlingar som ska gallras finns med i den informationshanteringsplan som verksamheten har fattat beslut om. Gallring får endast ske om beslut finns eftersom det innebär förstöring av handlingar.

Innan akterna lämnas över för förvaring i närarkiv ska de rensas. Det är handläggarna som rensar akterna på kladdlappar, kopior, plastfickor och gem innan de överlämnas.

Avtal enligt 6 kap. 6 §, 14 a § andra stycket eller 15 a § andra stycket föräldrabalken som godkänts av socialnämnden skall arkiveras separat och får inte gallras förrän barnet fyllt arton år.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Personakter inom LSS

Bevarande och gallring av handlingar i en personakt regleras i 21c och 21d §§ i Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (1993:387). Om anteckningar och andra uppgifter i en personakt tillhör en sådan sammanställning som avses i Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454) ska uppgifterna gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten.

Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten vid arkivering.



Begäran om utlämnande av allmän offentlig handling

Frågetecken.png

Läs mer på sidorna:


Arkivering

Frågetecken.png

Läs mer på sidorna:


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning