Filformat

Introduktion

Detta är en samlingssida som handlar om filformat. För att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande är det bra att tänka på vilka filformat som används. Sydarkivera tar emot de olika filformat som förekommer och nekar inte att ta emot sådant som finns exporter från de olika verksamhetssystemen. Normalisering av filformat sker när det behövs efter slutarkiveringen. Däremot finns det olika saker att tänka på praktiskt i verksamheten när det gäller filformat. Det är förstås en fördel om det finns bra stöd för filer i bevarandeformat i de system och tjänster som används.

Vad är ett filformat?

Dokument, bilder eller filmer kan sparas i olika filformat. Filformaten har olika filnamnsändelser och hanterar den information som programmet som används för att öppna eller bearbeta filen behöver för veta vad det ska göra med datamängden. Innehållet är strukturerat och kodat på det sätt som programmet kan tolka. En del filformat kan hanteras av många olika program, medan andra filformat kan behöva väldigt specifika program.

Vilka filformat finns?

Det finns en närmast oändlig mängd filformat för olika ändamål.

Verksamhetsformat

Med verksamhetsformat menar vi de filformat som används i verksamheten. Det är filformat som fungerar för att fortsätta bearbeta informationen genom att till exempel skriva eller rita. Dessa filformat kan kräva specialiserade programvaror för att alla funktioner ska finnas tillgängliga. Det går ofta bra att spara filer i verksamhetsformat eftersom systemen har andra funktioner för att se till att färdigställda handlingar inte förändras.

Bevarandeformat

Med bevarandeformat menar vi filformat som tagits fram särskilt för arkivering och för digitalt bevarande. Dessa format kan vara begränsade versioner av verksamhetsformat och ha inbyggda mekanismer för fixering som gör att man kan se om ett dokument är förändrat eller ej. De är framförallt för visning och kan ha begränsningar som gör att informationsinnehållet är svårare att återanvända.

Formatregister och andra betrodda källor

CODA-FORM Kriterier för filformat

I samband med ett forskningsprojekt vid Luleå tekniska universitet 2007 sammanställdes kriterier för bedömning av om filformat är lämpliga för arkivering eller inte. Rapporten är skriven på svenska och kriterierna är så generella att de fortfarande är relevanta att titta på för att utvärdera om ett filformat är lämpligt eller inte.

Slutrapport CODA Curation of Digital Assets

Svenska Riksarkivet

Riksarkivet ger ut föreskrifter för statliga myndigheter och ger vägledning bland annat om elektroniska handlingar. Observera att Riksarkivets föreskrifter från 2009 är begränsade till de förutsättningar som fanns 2009.

Riksarkivets webbsida om Elektroniska handlingar

PRONOM

PRONOM är ett filformatregister förvaltas av nationalarkivet i Storbritannien och har funnits sedan 2002. Filformatregistret finns öppet tillgängligt och används över hela världen. Det finns en programvara som heter Droid och som används för att identifiera filformat och ge användare ett PRONOM-ID för att hitta rätt dokumentationssida. Varje filformat har en sida med information och länkar till relaterade filformat och olika källor.

PRONOM

Sustainability of Digital Formats Web site

Kongressbiblioteket i USA har en webbsida med information om olika filformat. Webbsidan har funnits sedan 2004 och utvecklats över åren. Här finns dokument och länkar för de filformat som valts ut.

Sustainability of Digital Formats Web site

Sydarkiveras rekommendationer

Använd system som hjälper till att hålla ordning på filerna

Det är lämpligt att hantera filer som ska bevaras för framtiden med stöd av ett verksamhetssystem, system med stöd för ärende-och dokumenthantering eller någon typ av bilddatabas, mediearkiv eller liknande. Systemen hjälper till att hålla ordning på filerna, se till att de inte ändras av misstag och hanterar uppgifter som behövs för att kunna söka och förstå vad filerna innehåller. Systemen hjälper också till med att kunna exportera filerna tillsammans med övrig information som behöver bevaras på ett strukturerat och förutbestämt sätt.

Olika verksamhetssystem och dokumenthanteringssystem kan stödja olika filformat. Så länge som man använder just det systemet så är det bästa att följa rekommendationerna från systemleverantören så att det fungerar så bra som möjligt och det går att få hjälp av leverantören om någonting inte fungerar som det ska.

Använd de möjligheter att skapa mallar som finns

Många verksamhetssystem stödjer att skapa och använda mallar för dokument. Det finns många fördelar med att använda inbyggda malla. Dokumenten ser ut på ett enhetligt sätt och innehåller information som behövs för att identifiera dokumentet och förstå sammanhanget. Det kan vara att till exempel ärendets identifieringskod, diarienummer och datum för när dokumentet skapades hämtas med automatik. Dessutom så får alla dokument som skapas ett enhetligt format som bestäms av systemet.

En del system stödjer mallar i utbytesformat som OOXML, Open Office XML som är ett XML-baserat filformat för dokument, eller RTF, Rich Text Format som är ett äldre textbaserat format. Fördelen med dessa format är att man kan vara mer säker på att de visas upp på samma sätt oavsett vilken kontorsprogramvara som används (till exempel Microsoft Office eller Open Office).

Säkerställ de programvaror som behövs

Säkerställ tillgång till de programvaror som behövs för att visa och bearbeta filer i de format som används. En del verksamhetssystem har inbyggda visningsprogram som kan öppna och visa många olika filformat. Det är bra att ta reda på vilka filformat som stöds av det aktuella visningsprogrammet, och undvika filformat som inte stöds. I andra fall så används de programvaror som finns installerade på datorn och som operativsystemen som till exempel Microsoft Windows håller ordning på vilka program som öppnar vilka filformat. Om det inte ingår ett visningsprogram så kan det vara en fördel att installera visningsprogram för de filformat som inte kan öppnas med hjälp av de befintliga kontorsprogramvarorna eller bild- och filmvisningsverktygen.

Med hjälp av visningsprogrammen kan man bara titta på eller läsa innehållet som visas på skärmen. Behöver verksamheten kunna arbeta vidare med filer för att skapa nya dokument, ritningar eller bilder så behövs program som även kan öppna filerna för vidare bearbetning.

Inbyggd konvertering till bevarandeformat

En del verksamhetssystem har inbyggt stöd för att konvertera olika filformat till bevarandeformat. Dessa programvaror kan fungera på olika sätt och kan också ha möjligheter att göra specialiserade inställningar för olika typer av filformat. Innan man startar igång en sådan funktion så är det bra att testa ordentligt i testmiljö så att allting fungerar som det ska. Titta och jämför de ursprungliga filerna med de nya filerna i bevarandeformat. Var särskilt uppmärksam på specialiserade typer av filformat för till exempel ritningar, kalkylblad och liknande som inte är ordbehandlingsdokument. Kontakta systemleverantören för att få information om funktionen och vilka inställningar som är möjliga att göra.

Om verksamhetssystemet i hög grad baseras på att hantera mallar i förutbestämda format och filer som kommer in via skanning eller e-tjänster så blir funktionerna som mest förutsägbara och resultatet väl fungerande. Det finns också system som begränsar vilka filformat som kan importeras.

När det gäller verksamhetssystem som hanterar många olika typer av filformat eller inte har några inbyggda begränsningar så rekommenderas om möjligt att spara filer både i verksamhetsformat och i bevarandeformat (så kallad dubbel bevarandestrategi).

Filformat som beskrivs på Sydarkiveras Wiki

De filformat som finns med här är framförallt sådana som används i stor omfattning hos Sydarkiveras förbundsmedlemmar och som Sydarkivera har tagit emot för långsiktigt digitalt bevarande. Via länkarna hittar du fördjupad information om de olika filformaten. Tänk på att sidan inte är komplett, och troligen inte heller kommer att bli komplett, eftersom det hela tiden kommer nya filformat.