Självvärdering arkivansvarig
Från Sydarkiveras Wiki

Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.
Sydarkivera har i samverkan med arkivfunktionerna hos förbundsmedlemmarna utarbetat ett webbverktyg för självvärdering anpassad för att se hur verksamhetens ligger till med sin arkiv- och informationshantering. Verktyget består av ett Google-formulär med frågor om ansvar och roller, arkivredovisning, verksamhetsförändringar, förvaltningens arkiv, arkivleveranser och digitalisering.
Innehåll
Resultat och utvärdering
Självvärderingens svar ger en bild av nuläget och eventuella behov när det gäller informationsförvaltningen hos medlemmarna. Det blir ett underlag för Sydarkiveras verksamhetsplanering.
Självvärderingen ger en möjlighet för förbundsmedlemmarna att förbereda sig inför kommande arkivtillsyner och att höja de egna verksamheternas kunskapsnivå om kraven på myndighetens informationsförvaltning.
Genomförande
Vilka ska genomföra självvärderingen?
- Arkivansvarig (ansvarig chef)
- Arkivombud/arkivredogörare
- Registrator
- Andra personer med god kunskap om förvaltningens informationshantering.
Ta gärna hjälp av Handboken om du känner dig osäker när du fyller i checklistan (Google-enkät).
OBS! Uppgifter som du lämnar finns på en molntjänst med inloggning till sammanställning. Var noga med att inte uppge t.ex. personuppgifter eller adresser.
Kontroll och redovisning av resultatet
- Kontrollera informationsförvaltningen utifrån checklistan.
- Du kan skriva svaren direkt i det digitala formuläret. Formuläret fungerar även i smartmobil eller läsplatta.
- Glöm inte att klicka på ”SKICKA” när du är klar.
- En kopia av ditt svar kommer automatiskt att skickas till den e-postadress som uppges (använd gärna en funktionsadress).
Återkoppling av resultatet
Vill du ha återkoppling från Sydarkivera på resultatet av självvärdering? Kontakta din medlemssamordnare.
Läs mer på sidan: https://www.sydarkivera.se/om-oss/vara-medlemmar/
Ser Sydarkiveras personal något anmärkningsvärt i svaren som lämnas in så kommer kontakt att tas med arkivansvarig.
Behöver du hjälp?
Det finns möjlighet att begära händelsestyrd tillsyn som genomförs av Sydarkiveras personal.

Läs mer på sidan:
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg