Arkivansvarig

Kort informationsfilm för arkivansvariga hos Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Filmen berättar kort om vad du behöver veta om arkiv och informationshantering.

Innehåll

1 Vad är en arkivansvarig?
- 1.1 Arkivansvarigs placering
- 1.2 Arbetsuppgifter
2 En arkivansvarigs viktigaste ansvarsområden
- 2.1 Informationshanteringsplan
- 2.2 Självvärdering
3 Dokument och mallar

Vad är en arkivansvarig?

Arkivansvarig utses av nämnd eller styrelse och har det formella ansvaret för myndighetens arkiv. De huvudsakliga arbetsuppgifterna är att se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen (arkivvården) på myndigheten.

Arkivansvarig är en länk mellan arkivmyndigheten och de egna verksamheterna. Rollen är främst bevakande men innebär också en arbetsledande funktion för arkivombuden och eventuell arkivsamordnare.

Arkivansvarigs placering

Arkivansvarig ska ha en ledande befattning på förvaltningen/bolaget, eller minst delta i ledningsgrupp/motsvarande. Vanligtvis är förvaltningschefen arkivansvarig enligt arkivreglementet, om inte annan person utses av nämnd/styrelse. Den arkivansvarige ska vara placerad så att denne har möjlighet att bevaka och påverka verksamhetens beslutsprocesser och budgetarbete.

Arbetsuppgifter

Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård och hantering av allmänna handlingar.
Utse arkivombud och eventuellt arkivsamordnare för din förvaltning.
Bevaka arkivlagen och se till att Sydarkiveras arkivregler efterlevs inom den egna verksamheten.
Samråda med Sydarkivera i frågor angående arkiv- och informationshantering.
Löpande bevaka verksamhetens besluts- och budgetprocesser och deras påverkan på arkiv- och informationshanteringen.
Övervaka förändringar vid omorganisationer, upphandling av nya verksamhetssystem, eller andra verksamhetsförändringar som påverkar arkiv- och informationshanteringen.
Se till att det finns aktuell arkivbeskrivning och informationshanteringsplan.
Vara sammankallande vid Sydarkiveras inspektioner och se till att verksamhetsrepresentanter finns närvarande vid inspektionen.
Sprida information från Sydarkivera som berör verksamhetsområdet.

En arkivansvarigs viktigaste ansvarsområden

Informationshanteringsplan

En viktig del i arkivansvaret är att se till att det finns en aktuell informationshanteringsplan. Även om du som arkivansvarig har det övergripande ansvaret för myndighetens arkiv- och informationshantering kan du inte upprätta en informationshanteringsplan helt på egen hand. En informationshanteringsplan behövs för att kunna styra det interna informationsflödet på ett effektivt sätt. Den ska vara ett stöd för medarbetarna och ge myndigheten förutsättningar att leva upp till lagens krav på hanteringen av allmänna handlingar och arkiv.

Självvärdering

Är du nyfiken på om din förvaltning lever upp till de krav som ställs på en myndighets informationsförvaltning? Testa Sydarkiveras självvärderingar om informationsförvaltning och arkivlokaler!

Läs mer på sidorna:

Dokument och mallar

Informationshanteringsplan. Mer information och en handledning som beskriver hur ni kan lägga upp arbetet inför beslut i nämnd eller styrelse och när det blir dags att införa informationshanteringsplanen och så småningom uppdatera den.
Exempel på rollbeskrivning för arkivansvarig (PDF)

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden