Praktiskt arbete i arkivet

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Sydarkiveras analoga arkivs rutiner kommer dokumenteras under denna rubrik. Mallar och rutiner kommer dokumenteras öppet och vill ni ta stöd eller komma med kloka kommentarer är ni varmt välkomna.

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Praktiskt arbete i arkivet

Systemförvaltning

Verktyg och tjänster

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning


Rutin för att lämna ut sekretess

  1. Vid mottaganande av förfrågan, är det personen själv som begär ut fortsätt till steg två. Är det en annan person eller enhet se till att både förfrågan och fullmakt finns med. LÄNK TILL FULLMAKTSMALL.
  2. Genomför sekretessbedömning på materialet. Om materialet ej finns hänvisa till rätt verksamhet.
  3. Kopiera och eventuellt maska handlingarna.
  4. Skapa följebrev. LÄNK TILL MALL
  5. Skriv ut följebrev och signera. Ta en kopia på det signerade följebrevet.
  6. Skicka det kopierade materialet och originalet av följebrevet med REK. LÄNK TILL LATHUND
  7. Notera i journal eller tjänsteanteckningsblad i originaljournalen, lägg även in fullmakt och kopia på följebrevet i originaljournalen.
  8. Senare kommer ett mottagningsbevis som sparas i två år innan det gallras (enligt Sydarkiveras informationshanteringsplan).
  9. Glöm inte att fylla i förfrågningsregistret för statistik.

Ärendehantering vid förfrågan om fastighetshandlingar

Steg 1 Vid förfrågan på framtagande av mtrl som rör fastighet exempelvis bygglov. Ta uppgift om fastighetsnamn samt eventuell adress? Fråga även vilken typ av handlingar som efterfrågas? Exempelvis fasader, planritning mm Fråga även hur kund vill ta del av dessa handlingar? • Gå igenom mtrl på plats • Få papperskopia. Hämtas eller skickas? • Få mtrl digitalt per mail. Filer kan skickas via Sprend då storlek på bilagor blir för stora. Informera om att kostnader kan tillkomma efter Sydarkiveras avgiftsaxa vid kopiering eller digitisering. Vid kundkontakt ta chansen att höra med kund om där finns annan information om husets historik som kan vara av vikt vid identifiering av handlingar. Byggår, lokalt namn (typ Solberga), namn på person som byggde huset? Steg 2 Ta denna information och gör en egen sökning i program Geosecma för att få ytterligare uppgifter; • Ursprungsbeteckning/tidigare beteckning • Byggår och ev tillbyggnadsår • Geografisk placering och gränsdragning för tomt • Ev tidigare landskommun beroende på geografisk placering o byggår Om man ej har tillgång till Geosecma kan denna information även fås via Lantmäteriets kundtjänst via exempelvis Chatt. Steg 3 Framtagande av handlingar. Om kund exempelvis efterfrågar allt mtrl för en fastighet byggd i dåvarande Nättraby landskommun börjar man i dess byggnadsnämnd för att arbeta sig framåt. Glöm ej även se tidigare- samt ursprungsbeteckning. Efterfrågas VA handlingar kan dessa finnas i Hälsovårdsnämnd, Vattenledningsstyrelse eller motsvarande. Har fastighet funnits i kommunal verksamhet kan även handlingar utöver byggloven finnas i respektive arkivbildare. Exempelvis skolor under dv Folkskolstyrelse eller Projekt-, fastighetshandlingar eller liknande. När man är klar med mtrl i Landskommun går man till arkivbildare för nästkommande nämnd. I ovanstående fall blir detta Karlskrona Byggnadsnämnd. Är handlingar bevarade i olika format bör alla dess gås igenom; • Pappersform av byggritningar o handlingar • Microfiche • Digitiserat mtrl bevarat på exempelvis CD Glöm ej även kolla respektive arkivbildare om fastighet varit i kommunal ägo även här. Kontrollera om fastighetshandlingar kan omfattas av sekretess. Exempelvis skyddsobjekt eller bank. Skulle så vara fallet måste sekretessbedömning göras. Skulle handlingar ej vara levererade, kanske för att de är nya, får man hänvisa till respektive förvaltnings expedition/registrator.

Steg 4 När mtrl är framtaget görs det tillgängligt det i den form kund valt i steg 1. • Önskar kund ta del av mtrl på plats tar man kontakt och kommer ev överens om besökstid • Vid kopiering av mtrl gör man detta samt håller koll på format och antal kopior för kostnad. Skicka handlingar per post om detta önskas. • Önskar kund få mtrl digitalt och ej annat format begärs görs digitisering i format - PDF 300 dpi för ritningar - PDF 200 dpi för handlingar Komprimering av filer bör undvikas för att bibehålla kvalitet.

Steg 5 Administrativt efterarbete. Ta betalt av kund då avgift tillkommit. Detta kan göras via faktura eller Swish. Redogör för ärende i förfrågningsregistret. Klart !👍


Ärendehantering vid betygsförfrågningar

Steg 1: Förfrågan inkommer

Uppgifter vi behöver för att kunna få fram ärendet så skyndsamt som möjligt:

  • Personnummer
  • Namn på personen då betyget utfärdades.
  • Vilken typ av betyg som efterfrågas (grundskola, gymnasium, Kommunal vuxenskola, samt om gått särskola)
  • Namn på skolan samt ev. vilken linje man gick.
  • År då betyget utfärdades samt är det ett slutbetyg, samlat betygsdokument eller om man ej gått klart utbildningen)
  • Kontaktuppgifter till kund (telefonnummer och/eller mejl, samt adress vid fysiska kopior/avskrifter). Om vill vara anonym måste de kontakta oss igen (om inte besök), behöver då bestämma hur och när.
  • Hur ska handlingen lämnas ut (hämtas på plats, skickas med brev, digitalt)?

Om inte dessa saker står i inkommit mejl, be dem återkomma med dessa uppgifter. Berätta redan nu att det kan tillkomma en kostnad enligt "Taxa för utlämnande".

Steg 2: Letandet
  • Med hjälp av de uppgifter vi har fått söker vi först i vårt förteckningssystem angående var i det analoga arkivet det ska finnas. I vilken arkivbildare, vilken serie och vilken volym (-er). Först ser vi om det finns några betygskopior. Om inte det finns får vi se om det finns betygskataloger för personen i fråga (se Steg 4).
Steg 3: Om en betygskopia för personen i fråga finns.
  • Vill kund endast ha en digital betygskopia utan vidimering. Skanna in betygskopian och skicka via mejl till kund.
  • Vill kund ha en vidimerad betygskopia. Kopiera, stämpla med "Kopian överensstämmer med arkivexemplaret", skriv under, namnförtydligande samt stämpla "Sydarkivera". Den vidimerade kopian får antingen hämtas eller skickas med post (skicka ev. med en kopia på det vidimerade betyget, så kund inte skickar iväg det vidimerade "originalet" utan behåller det eller skriv tydligt att det nu är kundens "original"). Är det brådskande kan även det vidimerade betyget mejlas (förutom att skicka det med post). Se vidare Steg 5 Avsluta ärende.


Varför vidimerar vi betygskopiorna? Flera myndigheter och arbetsgivare, speciellt utländska, vill gärna att kopior är vidimerade och kan ibland kontakta arkiven för att dubbelkolla.

Steg 4: Om betygskataloger för personen i fråga finns.
  • Kolla med kund om det är ok med kostnad för att göra en avskrift (om detta inte gjorts innan).
  • Om möjlighet finns kontakta verksamheten eller använd system för att hitta elevens alla betygskataloger. Verksamheten kan oftast skicka en skärmdump på alla kurser kunden läst hos dem. Ibland finns även möjlighet för verksamheten att skriva ut och skicka ett utdrag ur betygskatalogen till kunden (då avslutas ärendet här, se steg 5).
  • Finns inte möjlighet till ovanstående, så kan man ta hjälp av kunden för att få reda på kurserna som hen läst eller är det att leta bland alla betygskataloger för hand. Det är här viktigt att återkoppla till kunden att det vi gör avskrift på är de betygskataloger som vi kan hitta i arkivet och att det skulle kunna finnas fler.
  • När alla betygskataloger är hittade och ev. kopierade, gör en avskrift ur dessa betygskataloger. Använd mallarna nedan: "Mall Avskrift ur betygskatalog för grundskola, grundsärskola" eller "Mall Avskrift ur betygskatalog för gymnasieskola, gymnasiesärskola, vuxenutbildning, särskild vuxenutbildning. För mer info se nedan "Förklaring till mallarna".



  • Låt någon annan dubbelkolla så att du skrivit av allt rätt. Skriv ut avskriften och skriv under.
  • Skicka avskrift ur betygskatalog till kund med post. Skicka med följebrev om du inte redan mejlat eller berättat via telefon för kund om det som behövs.

Vid en avskrift kan vi bara intyga att personen hette detta i de handlingar vi har, så vi kan inte ändra något namn eller personnummer.

Steg 5: Avsluta ärendet
  • Fyller i förfrågningsenkäten för att journalföra statistik (inga personuppgifter).

Förklaringar till mallarna

  • Allt som står inom [ ] är endast till hjälp för vad där ska stå. Det är oftast exempel som man antingen tar bort delvis eller allt, beroende på vilken typ av betyg som gavs, från vilken typ av skola och vilka markeringar och förkortningar som använts i de aktuella betygskatalogerna.
  • Kolumner som inte används kan tas bort. Använd bara de kolumner och den text som behövs i just den avskriften - ta bort övrigt.