Myndighet

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Ansvarsfördelning enligt arkivlag och arkivreglemente

Arkivlagen är entydig när det gäller ansvarsfördelningen mellan arkivmyndigheten och förvaltningsmyndigheterna; Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar för sina allmänna handlingar. I ansvaret ligger att registrera de allmänna handlingarna och välja lämpliga material och metoder för deras upprättande, fastställa vad som ska tillhöra arkivet, beskriva och förteckna arkivet, besluta om och verkställa eventuell gallring samt vårda de allmänna handlingarna och hålla dessa tillgängliga för allmänheten.

Det politiska ansvaret

Ytterst är det politikerna i styrelse eller nämnd som bär ansvaret för myndighetens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där. Alla nämnder, kommunala bolag och andra organisationer som kommunen äger huvuddelen av, omfattas av samma regelverk som myndigheter. Ett kommunalägt bolag är inte en myndighet, men likställs med en sådan i detta fall.

Myndigheten ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar.
Myndigheten ska underlätta sökandet efter allmänna handlingar. Informationen i ärendet ska hanteras utifrån en fastställd informationshanteringsplan.
Myndigheten ska se till att det finns personal som kan ta hand om arkiven så att reglerna följs.
Myndighetens handlingarna ska hanteras, lagras och hållas ordnade så att de kan läsas och användas under hela den tid som de ska bevaras. Oavsett om det är digitala eller analoga handlingar (på papper) ska myndigheten säkerställa sökbarhet, tillgänglighet, lagringskapacitet och beständighet.
Myndigheten ska använda certifierade produkter och etablerade standarder för att säkerställa att information kan bevaras för framtiden.

Lokal arkivorganisation

Nämnden eller styrelse är ytterst ansvariga för myndighetens verksamhet. Ansvaret innefattar även arkivets skydd och säkerhet och hanteringen de allmänna handlingar som förekommer inom myndighetens verksamhet. För att kunna hantera dessa uppgifter så behöver myndigheten fastställa sin arkivorganisation. Syftet med arkivorganisationen är att bestämma ansvars-, uppgifts- och rollfördelningen för myndighetens arkivvård. Hur organisationen ska se ut och vilka roller den ska innehålla framgår i kommunens/regionens arkivreglemente.

Av praktiska skäl brukar ansvaret för myndighetens arkivvård delegeras till en särskild befattningshavare som brukar benämnas arkivansvarig. Den arkivansvarige är ofta VD, förvaltningschef eller verksamhetschef. Arkivansvarig brukar i sin tur utse ett eller flera arkivredogörare (arkivombud) som hjälper till med det rent praktiska arbetet ute i verksamheten.

Myndigheten bör sammanfatta och dokumentera fördelningen av ansvar och arbetsuppgifter för arkivansvarig och arkivombud i ett beslutsdokument. Dokumentet, som fastställer arkivorganisationen, ska även fungera som en instruktion för hela verksamheten, inte enbart för personal med arkivvårdande arbetsuppgifter