Myndighet

Offentliga organisationer utgörs av stat, landsting och kommun. I Regeringsformen framgår vilka organ som är myndigheter:

Regeringen
Domstolarna
Statliga förvaltningsmyndigheter
Kommunala nämnder (här ingår även regioner) och vissa styrelser

Statliga myndigheter styrs av regeringen genom olika uppdrag. Kommuner och regioner styrs av folkvalda politiker i kommunfullmäktige eller regionfullmäktige. De väljs av de som bor i kommunen vid val till kommunfullmäktige vart fjärde år.

Myndighet inom kommun och region

Kommun- och regionfullmäktige väljer ledamöter och ersättare i de politiska nämnderna/styrelserna, utskotten och beredningarna. Varje nämnd och styrelse är en myndighet. En myndighet kännetecknas av att den bestämmer ensidigt över invånarna i enlighet med lag och bestämmelser. Under varje nämnd finns en förvaltning som består av tjänstemän som arbetar efter de beslut som nämnden fattat.

Nämndernas uppgifter:

Ansvara för det dagliga arbetet inom kommunen eller regionen.
Förbereda ärenden som ska beslutas av fullmäktige.
Genomföra beslut som fattas i fullmäktige.

Myndigheters arkivansvar

Arkivlagen är entydig när det gäller ansvarsfördelningen mellan arkivmyndigheten och förvaltningsmyndigheterna. Ytterst är det politikerna i styrelse eller nämnd som bär ansvaret för myndighetens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där. Alla nämnder, kommunala bolag och andra organisationer som kommunen äger huvuddelen av, omfattas av samma regelverk som myndigheter.

Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar alltså för sina allmänna handlingar. I ansvaret ligger att registrera de allmänna handlingarna och välja lämpliga material och metoder för deras upprättande, fastställa vad som ska tillhöra arkivet, beskriva och förteckna arkivet, besluta om och verkställa eventuell gallring samt vårda de allmänna handlingarna och hålla dessa tillgängliga för allmänheten.

Kom ihåg! Ett kommunalägt bolag är inte en myndighet, men likställs med en sådan i detta fall.

Myndigheten ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar.
Myndigheten ska underlätta sökandet efter allmänna handlingar. Informationen i ärendet ska hanteras utifrån en fastställd informationshanteringsplan.
Myndigheten ska se till att det finns personal som kan ta hand om arkiven så att reglerna följs.
Myndighetens handlingarna ska hanteras, lagras och hållas ordnade så att de kan läsas och användas under hela den tid som de ska bevaras. Oavsett om det är digitala eller analoga handlingar (på papper) ska myndigheten säkerställa sökbarhet, tillgänglighet, lagringskapacitet och beständighet.
Myndigheten ska använda certifierade produkter och etablerade standarder för att säkerställa att information kan bevaras för framtiden.

Läs mer på sidan:

Arkivmyndighet

Lokal arkivorganisation

Nämnden eller styrelsen har det yttersta ansvaret för myndighetens verksamhet. I ansvaret ingår arkivets skydd och säkerhet och hanteringen myndighetens allmänna handlingar. För att kunna sköta sina uppgifter behöver myndigheten ha en fungerande arkivorganisation. Hur organisationen ska se ut och vilka roller den ska innehålla framgår i kommunens/regionens arkivreglemente. Syftet med arkivorganisationen är att bestämma ansvars-, uppgifts- och rollfördelningen för myndighetens arkivvård.

Av praktiska skäl brukar ansvaret för myndighetens arkivvård delegeras till en särskild befattningshavare som brukar benämnas arkivansvarig. Den arkivansvarige är ofta VD, förvaltningschef eller verksamhetschef. Arkivansvarig brukar i sin tur utse ett eller flera arkivredogörare (arkivombud) som hjälper till med det rent praktiska arbetet ute i verksamheten.

Myndigheten bör sammanfatta och dokumentera fördelningen av ansvar och arbetsuppgifter för arkivansvarig och arkivombud i ett beslutsdokument. Dokumentet, som fastställer arkivorganisationen, ska även fungera som en instruktion för hela verksamheten, inte enbart för personal med arkivvårdande arbetsuppgifter

Läs mer på sidorna: