Arkivassistent
Från Sydarkiveras Wiki

En arkivassistent är en person som arbetar med olika förekommande arbetsuppgifter i ett arkiv. Det är en verkställande roll vars arbetsuppgifter oftast utförs inom arkivets väggar. En kommun kan behöva en eller flera arkivassistenter för att sköta olika delar av det operativa arkivarbetet beroende på storlek och resurser.
Till skillnad från arkivarien så krävs oftast inte lika hög utbildningsnivå för att arbeta som arkivassistent. Arbetsuppgifterna och ansvaret skiljer sig dessutom.
Visste du att? Rollen arkivassistent kallas ibland även för arkivhandläggare.
Arkivassistentens placering
Oftast är arkivassistenten placerad i anslutning till en myndighets centralarkiv, men den kan också vara placerad ute på en myndighet.
Arbetsuppgifter
En arkivassistent behöver ha en god känsla för ordning och reda, kunna ta initiativ, ha möjlighet ta tag i fysiskt krävande arbete och kunna arbeta självständigt. Arkivassistenten kan förväntas göra många olika typer av arkivarbetsuppgifter, från att förteckna och inventera existerande material till att leta upp och lämna ut handlingar till allmänheten.
Här följer några exempel på vad du som arkivassistent kan förväntas göra:
- Ta emot arkivleveranser
- Flytta och bära tungt material
- Packa upp och sortera arkivmaterial
- Ordna upp arkivhandlingar
- Förteckna arkiv enligt arkivredovisning
- Lämna ut handlingar vid förfrågningar
- Göra första sekretessbedömning
- Svara på frågor om myndighetens arkiv
- Hjälpa besökare att hitta rätt information
Arkivföreståndare
En arkivföreståndare har liknande arbetsuppgifter som en arkivassistent men har oftast utbildning och fokus på andra arbetsuppgifter i första hand. Arkivföreståndare förekommer oftast i de fall en arkivarie eller arkivassistent på grund av till exempel bristande ekonomiska förutsättningar eller resurstillgång. Den som utses till arkivföreståndare jobbar därför oftast bara med arkivet till en viss del.
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg