Hålla ordning

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Hur håller man ordning på handlingar?

Det finns två sätt att hålla ordning på handlingar:

  1. Registrera
  2. Förvara systematiskt

Bäst är att kombinera dessa metoder. Vissa av handlingarna registreras då i myndighetens diarium medan de andra handlingar enbart förvaras systematiskt, till exempel i pärmar eller mappstrukturer på datorn.

Utgångspunkten för hur man ska hantera och förvara projekthandlingar är främst praktiska hänsyn. Verksamhetens behov bör vara utgångspunkten. Har myndigheten fastställt rutiner för dokumenthantering bör dessa följas. I annat fall bör man ta fram och fastställa sådana riktlinjer. Inte minst ur kostnadssynpunkt är det viktigt med dokumenthanteringsrutiner. Hantering av handlingar kan annars vara tidsödande. Med sådana rutiner i bagaget kan projektdeltagare fortlöpande under projektets gång ta hand om handlingar på ett korrekt sätt, och behöver inte ägna onödig tid åt arkivering när projektet avslutas.

Förutom att tillgodose verksamhetens behov måste handlingarna också hanteras så att lagstiftningens krav uppfylls. Handlingar som kan omfattas av sekretess måste registreras med de uppgifter som offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) föreskriver.

För offentliga handlingar räcker att de förvaras i en dokumenterad ordning som gör dem tillgängliga för utomstående. Dessutom ska handlingarna hanteras på ett sätt som gör att de kan presenteras samlat. Offentlighetslagstiftningen är starkt kopplad till att handlingar hålls ordnade och tillgängliga. Däremot innehåller inte lagstiftningen några detaljerade riktlinjer för hur det ska gå till. Det innebär att myndigheterna själva har stor frihet att utforma ändamålsenliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar, inklusive projekthandlingar. För att det ska fungera i praktiken är det viktigt med enhetliga rutiner som tillämpas likartat av alla inom myndigheten.

Registrering och diarieföring

Huvudprincipen är att alla allmänna handlingar, även projekthandlingar, ska registreras enligt sekretesslagstiftningens bestämmelser. Från denna princip finns dock flera viktiga undantag; handlingar som är offentliga behöver till exempel inte registreras. Det räcker att de hålls ordnade så att man enkelt kan se om de kommit in till eller upprättats av myndigheten. Inte heller behöver handlingar av uppenbart ringa betydelse, t.ex. inbjudningar, reklam och cirkulär, registreras.

Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) föreskriver att allmänna handlingar som omfattas av sekretess ska registreras. Registrering ska ske utan dröjsmål. Lagen ger ingen detaljerad information om hur registreringen ska gå till. Den anger bara vilka uppgifter som ska föras in i registret, vanligen ett diarium. Det finns vissa undantag från denna regel, men de gäller normalt inte handlingar i projekt.

Registret ska innehålla:

  • Datum då handlingen inkom/skickades iväg.
  • Diarienummer eller annan beteckning som skrivs på handlingen.
  • Avsändare/mottagare.
  • En kort beskrivningen av handlingens innehåll.

Eftersom registret ska kunna visas för allmänheten får det inte innehålla andra handlingar eller till andra ärenden, beslutsdatum m.m. Ofta sker diarieföring med stöd av en ämnesordnad plan, diarieplan. En bra diarieplan kan ge underlag till planering och uppföljning av myndighetens verksamhet.

Förutom att registrera de uppgifter som Offentlighet- och sekretesslagen kräver, brukar diarieföring innebära att ytterligare uppgifter registreras om ett ärende, till exempel handläggare, bevakningsdatum, åtgärder i ärendet eller motsvarande.

Genom diarieföring går det oftast snabbt och enkelt att leta fram ärenden och handlingar i projekt. Förutom en effektiv återsökning ger diarieföring goda förutsättningar för allmänheten och media att få insyn i verksamheten. Genom att den dagliga diarieföringen sköts av särskilt utbildade tjänstemän vid myndigheterna – registratorer – skapas förutsättningar för enhetlighet.

Praxis har varit att myndigheters diarier mest används för handlingar som ska bevaras. De handlingar som ska gallras har däremot förvarats i särskilda serier vid sidan av diariet. Nu har det börjat bli vanligare att även gallringsbara handlingar diarieförs. Eftersom diarieföring är tidskrävande bör man registrera sådana handlingar på en mer övergripande nivå, på ärendenivå istället för på dokumentnivå. Dessutom rekommenderas en separat diarieplansbeteckning för dessa handlingar så att gallring underlättas. Det är extremt tidsödande att gallra genom att plocka bort enstaka handlingar.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Systematisk förvaring

Offentliga handlingar som kan hållas ordnade så att det klart och tydligt framgår om de är inkomna eller upprättade och som utan svårighet kan återsökas behöver inte diarieföras utan kan istället förvaras systematiskt. Detta är lämpligt för handlingar som har en naturlig sorteringsordning, exempelvis protokoll, mötesanteckningar, fakturor o.s.v.

Det är svårt att uppfylla lagstiftningens krav genom att enbart tillämpa systematisk förvaring. Orsaken är främst att möjligheten till insyn riskerar att begränsas då endast en eller ett fåtal personer har tillgång till handlingarna. För att lagens krav ska kunna uppfyllas måste därför myndigheten skapa enhetliga dokumenthanteringsrutiner så att handläggare som hanterar samma typ av dokumentation arbetar på samma sätt. Därigenom skapas förutsättningar för att hitta i dokumentationen även när någon inte finns på plats.

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning