Leveransutredning

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Texten beskriver hur en leveransutredning kan gå till. Observera att det kan vara olika beroende på verksamhetsområde, informationstyp, systemtyp, vilka resurser som finns tillgängliga och andra interna och externa faktorer.

Handläggning Sydarkivera

Leveransutredningen dokumenteras vanligtvis skriftligt i en rapport. Rapporten från leveransutredning innehåller den information som förbundsmedlem och Sydarkivera behöver känna till för att starta upp arbetet arkiveringsuttag från det aktuella verksamhetssystemet. Rapporten redogör för utredningen och följer i grova drag de olika stegen i utredningsprocessen. Tips för rapportskrivande finns under respektive rubrik.Aktuella instruktioner och förändringar dokumenteras i Sydarkiveras handbok på webben och i de leveransöverenskommelser som tecknas med överlämnande myndighet.

Sammanfattning

Sammanfattningen ska innehålla den information som ansvariga särskilt behöver vara uppmärksamma på. Till exempel sammanfattning av utredningen med förslag till lösning och de rekommendationer som utredningen har kommit fram till.

Bakgrund

Bakgrunden beskriver beslut och aktiviteter, hos förbundsmedlem och/eller Sydarkivera, som har lett fram till att leveransutredningen startade.

Syfte

Syftet med leveransutredningen är att Sydarkivera och berörda förbundsmedlemmar ska kunna ta ställning till lösningsförslag för långsiktigt digitalt bevarande av den aktuella informationstypen eller verksamhetssystemet. Utredningen genomförs för att de lösningsförslag som presenteras ska vara genomförbara och hållbara på långsikt, både för berörda förbundsmedlemmar och kommunalförbundet Sydarkivera.

Mål

Utredningen innehåller beslutsunderlag för att starta upp arbetet med digitala arkivleveranser för den aktuella leveranstypen eller ej. Det konkreta målet med utredningen är att sammanställa underlag för att ta fram leveransöverenskommelse med leveransspecifikation för den aktuella leveranstypen. Det är leveransöverenskommelsen och leveransspecifikationen som preciserar vad som gäller för den förbundsmedlem och myndighet som ska genomföra en digital arkivleverans till Sydarkivera. Rapporten ger även underlag till de informations- och utbildningsinsatser som behöver ske . Rapporten från genomförd leveransutredning förklarar de val och ställningstaganden som behöver ske.

Genomförande

En leveransutredning genomförs av Sydarkivera i samarbete med berörda förbundsmedlemmar. I samband med leveransutredningen sker kontakter med berörda systemleverantörer, it-driftsorganisationer och samarbetspartners. Genomförande beskrivs översiktligt med väsentliga möten, kontakter och andra aktiviteter i samband med utredningen. Har utredningen varit omfattande kan det vara en längre text med underrubriker.

Ärendehantering▼

Sydarkivera lägger upp ett ärende för varje system eller informationstyp (varje leveransutredning har sitt diarienummer/ärendebeteckning). Det beror lite på förutsättningarna hur utredningarna avgränsas. Utredningen berör alla förbundsmedlemmar som har samma system. Unika ärenden för varje leverans skapas sedan och kopplas till relevant leveransutredning.

Inledande kontakt

Hur de inledande kontakterna går till beror på om det är frågan om en planerad leverans eller en oplanerad leverans. När det gäller planerade leveranser så startar Sydarkivera utredningar baserade på Inriktningsbeslut från förbundsstyrelsen. När det gäller oplanerade leveranser så är det ofta anställd hos förbundsmedlem som tar den första kontakten.

Samarbetet

Ett viktigt forum för information och erfarenhetsutbyte i samband med digitala arkivleveranser är de nätverksträffar som arrangeras för olika verksamhetsområden eller intressentgrupper.

Tips om rapportskrivning!▼

Beskriv samarbetet mellan förbundsmedlemmarna och Sydarkivera.
Redovisa initiativtagare till utredningen och varför den startades.
Tala om vilka personer hos Sydarkivera som samordnar utredningen och vilka förbundsmedlemmar som är involverade.
Beskriv också vilka funktioner/roller som deltagit i utredningen.

Viktiga kontakter

En av de första sakerna att ta reda på är lämpliga kontaktpersoner som behöver informeras eller som kan svara på frågor.

Arkivansvarig - ansvarig chef på förvaltning eller bolag som formellt ansvarar för informationen som ska levereras.
Arkivfunktionen som finns på förvaltningen eller bolaget Arkivombud eller Registrator
Systemförvaltare som arbetar verksamhetsnära och känner till systemets funktioner.
It-kontakt - till exempel på it-enheten hos kommunen eller hos annan leverantör av it-drift

Övergripande information

Några frågor som vi brukar ta upp i samband med de inledande kontakterna:

Vad är det i grova drag för information som ska överföras till arkivmyndighet för långtidslagring?
Finns det beslut i Informationshanteringsplan om gallring och bevarande?
Vilken eller vilka leverantörer eller konsulter har förvaltningen avtal med när det gäller det aktuella systemet?

I samband med den inledande kontakten informerar Sydarkivera om sin roll som Arkivmyndighet, om det finns lösningar framtagna för leveranstypen eller inte och hur leveransutredning går till.

Tips för förbundsmedlem▼

Ta kontakt med Sydarkivera tidigt! Är ni osäkra på vem ni ska kontakta, prata med er medlemssamordnare.
Se till att er organisation har en kontaktperson som är insatt i systemet och vad som ska levereras/arkiveras.
Samla in information om förvaltningsorganisation så att den kan presenteras.
Beskriv vad som ska levereras/arkiveras.
Beskriv systemet.
Beskriv IT-kontakter för systemet.
Beskriv tidsramar för processen.

Tips för Sydarkiveras anställda▼

Identifiera och utse kontaktpersoner både hos förbundsmedlem och hos Sydarkivera så tidigt som möjligt.
- Kontaktperson på Sydarkivera är oftast ämnesansvarig. Vid osäkerhet hos förbundsmedlem, referera dem till medlemssamordnare.
Agera genast på rykten och ta upp det med medlemssamordnare/ämnessamordnare via nätverk.
Börja tidigt med kontakt via telefon/webbmöte istället för via epost.

Ställ gärna följande frågor:

Fråga efter detaljer om vad som ska levereras/arkiveras.
Fråga efter detaljer om systemet och dess användingsområden.
Finns en förvaltningsorganisation för systemet?
- Hur ser den ut?
Vilka IT-kontakter finns för systemet?
Finns ett användarnätverk?
Finns en tidsfrist för när systemet ska avvecklas?

Kom ihåg att diarieföra och skriva tjänsteanteckningar efter all kommunikation.

Information som ska arkiveras

Arkivobjekt

Kompletterande information

Målgrupper

Ta reda på vilka olika målgrupper som sannolikt kommer att vara intresserade av att ta del av informationen som överförs för slutarkivering. Fråga till exempel i gruppen Central arkivfunktion, arkivarier och arkivföreståndare har ofta en bra uppfattning vilka frågor som brukar ställas till arkivet. Fråga också verksamhetskontakterna vilka frågor som de brukar få till sig. Beroende på om det är verksamheten själv, andra myndigheter, allmänheten, forskare, företag eller andra målgrupper som behöver ta del av information så ställs olika krav på hur informationen ska presenteras och tillgängliggöras.

Vilka är användarna - vilka olika målgrupper eller intressenter finns det?
Hur ofta efterfrågas information?
Vilka sökuppgifter behöver finnas i arkivförteckningen eller andra sökverktyg som index, register eller databaser?