Leveransutredning
Från Sydarkiveras Wiki

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!
Texten beskriver hur en leveransutredning kan gå till. Observera att det kan vara olika beroende på verksamhetsområde, informationstyp, systemtyp, vilka resurser som finns tillgängliga och andra interna och externa faktorer.
Innehåll
- 1 Handläggning Sydarkivera
- 2 Inledande kontakt
- 3 Information som ska arkiveras
- 4 Digitala objekt och standarder
- 5 Objektreferenser
- 6 Datavolym
- 7 Säkerhet
- 8 Lagar och avtal
- 9 Överföring
- 10 Kontroller (validering)
- 11 Uppskattad tidplan
- 12 Konsekvenser för Sydarkivera
- 13 Kostnader
- 14 Risker
- 15 Kritiska faktorer och hinder
Handläggning Sydarkivera
Leveransutredningen dokumenteras vanligtvis skriftligt i en rapport. Rapporten från leveransutredning innehåller den information som förbundsmedlem och Sydarkivera behöver känna till för att starta upp arbetet arkiveringsuttag från det aktuella verksamhetssystemet. Rapporten redogör för utredningen och följer i grova drag de olika stegen i utredningsprocessen. Tips för rapportskrivande finns under respektive rubrik.Aktuella instruktioner och förändringar dokumenteras i Sydarkiveras handbok på webben och i de leveransöverenskommelser som tecknas med överlämnande myndighet.
Sammanfattning
Sammanfattningen ska innehålla den information som ansvariga särskilt behöver vara uppmärksamma på. Till exempel sammanfattning av utredningen med förslag till lösning och de rekommendationer som utredningen har kommit fram till.
Bakgrund
Bakgrunden beskriver beslut och aktiviteter, hos förbundsmedlem och/eller Sydarkivera, som har lett fram till att leveransutredningen startade.
Syfte
Syftet med leveransutredningen är att Sydarkivera och berörda förbundsmedlemmar ska kunna ta ställning till lösningsförslag för långsiktigt digitalt bevarande av den aktuella informationstypen eller verksamhetssystemet. Utredningen genomförs för att de lösningsförslag som presenteras ska vara genomförbara och hållbara på långsikt, både för berörda förbundsmedlemmar och kommunalförbundet Sydarkivera.
Mål
Utredningen innehåller beslutsunderlag för att starta upp arbetet med digitala arkivleveranser för den aktuella leveranstypen eller ej. Det konkreta målet med utredningen är att sammanställa underlag för att ta fram leveransöverenskommelse med leveransspecifikation för den aktuella leveranstypen. Det är leveransöverenskommelsen och leveransspecifikationen som preciserar vad som gäller för den förbundsmedlem och myndighet som ska genomföra en digital arkivleverans till Sydarkivera. Rapporten ger även underlag till de informations- och utbildningsinsatser som behöver ske . Rapporten från genomförd leveransutredning förklarar de val och ställningstaganden som behöver ske.
Genomförande
En leveransutredning genomförs av Sydarkivera i samarbete med berörda förbundsmedlemmar. I samband med leveransutredningen sker kontakter med berörda systemleverantörer, it-driftsorganisationer och samarbetspartners. Genomförande beskrivs översiktligt med väsentliga möten, kontakter och andra aktiviteter i samband med utredningen. Har utredningen varit omfattande kan det vara en längre text med underrubriker.
Inledande kontakt
Hur de inledande kontakterna går till beror på om det är frågan om en planerad leverans eller en oplanerad leverans. När det gäller planerade leveranser så startar Sydarkivera utredningar baserade på Inriktningsbeslut från förbundsstyrelsen. När det gäller oplanerade leveranser så är det ofta anställd hos förbundsmedlem som tar den första kontakten.
Samarbetet
Ett viktigt forum för information och erfarenhetsutbyte i samband med digitala arkivleveranser är de nätverksträffar som arrangeras för olika verksamhetsområden eller intressentgrupper.
Viktiga kontakter
En av de första sakerna att ta reda på är lämpliga kontaktpersoner som behöver informeras eller som kan svara på frågor.
- Arkivansvarig - ansvarig chef på förvaltning eller bolag som formellt ansvarar för informationen som ska levereras.
- Arkivfunktionen som finns på förvaltningen eller bolaget Arkivombud eller Registrator
- Systemförvaltare som arbetar verksamhetsnära och känner till systemets funktioner.
- It-kontakt - till exempel på it-enheten hos kommunen eller hos annan leverantör av it-drift
Övergripande information
Några frågor som vi brukar ta upp i samband med de inledande kontakterna:
- Vad är det i grova drag för information som ska överföras till arkivmyndighet för långtidslagring?
- Finns det beslut i Informationshanteringsplan om gallring och bevarande?
- Vilken eller vilka leverantörer eller konsulter har förvaltningen avtal med när det gäller det aktuella systemet?
I samband med den inledande kontakten informerar Sydarkivera om sin roll som Arkivmyndighet, om det finns lösningar framtagna för leveranstypen eller inte och hur leveransutredning går till.
Information som ska arkiveras
Arkivobjekt
Kompletterande information
Målgrupper
Ta reda på vilka olika målgrupper som sannolikt kommer att vara intresserade av att ta del av informationen som överförs för slutarkivering. Fråga till exempel i gruppen Central arkivfunktion, arkivarier och arkivföreståndare har ofta en bra uppfattning vilka frågor som brukar ställas till arkivet. Fråga också verksamhetskontakterna vilka frågor som de brukar få till sig. Beroende på om det är verksamheten själv, andra myndigheter, allmänheten, forskare, företag eller andra målgrupper som behöver ta del av information så ställs olika krav på hur informationen ska presenteras och tillgängliggöras.
- Vilka är användarna - vilka olika målgrupper eller intressenter finns det?
- Hur ofta efterfrågas information?
- Vilka sökuppgifter behöver finnas i arkivförteckningen eller andra sökverktyg som index, register eller databaser?
Åtkomst
Gallring och bevarande
Digitala objekt och standarder
Objektreferenser
Datavolym
Säkerhet
Lagar och avtal
Överföring
Kontroller (validering)
Uppskattad tidplan
Konsekvenser för Sydarkivera
Kostnader
Risker
Kritiska faktorer och hinder
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg