VerkSAM Beskrivning

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick av de allmänna handlingarnas hantering och hur myndigheten är organiserad. Myndigheten ska redovisa uppgifterna så att den som söker information kan förstå vilka handlingstyper som uppstår i verksamheten. Arkivbeskrivningen ger förklarande information till arkivförteckningen.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Mallen VerkSAM Beskrivning

Sydarkivera har tagit fram en mall för arkivbeskrivning som förbundsmedlemmarna kan använda. Målgruppen är arkivansvariga och arkivombud på förvaltning.

För att underlätta arbetet finns en kortfattad instruktion. Instruktionen förklarar vad en arkivbeskrivning är och hur du fyller i mallen.

Mallen kan anpassas efter den egna grafiska profilen.

Dokument

Här hittar du de bestämmelser som gäller:

Instruktion till VerkSAM Arkivbeskrivning

Inledning

Nyttan med arkivbeskrivning

Arkivbeskrivningar är en del i arbetet med att förbättra tillgänglighet och sökbarhet. Beskrivningarna gör det möjligt att ta reda på var allmän information finns förvarad och vart man kan vända sig för att begära ut information. Det är till nytta för allmänheten, verksamheterna och andra myndigheter som letar efter information.

Vad är en arkivbeskrivning?

Arkivbeskrivningen ger en överblick av de allmänna handlingarnas hantering och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen utgår från myndighetens organisation och arbetsuppgifter. Myndigheten ska redovisa dem så att den som söker information kan förstå vilken information som hanteras i verksamheten. Varje myndighet ska ha en egen arkivbeskrivning och det är viktigt att man separerar arkivbeskrivningen för den myndighet som är arkivmyndighet t.ex. Kommunstyrelsen. I de fallen gör man två arkivbeskrivningar, en för själva styrelsen/nämnden och en för arkivmyndigheten. Mycket av den information som ska finnas i arkivbeskrivningen finns redan i andra dokument. Lagstiftningen med dess strävan efter god offentlighetsstruktur kräver att viss grundläggande information som behövs för att söka information i arkivet sammanförs till ett särskilt dokument. I många fall kan det dock räcka med hänvisningar till andra handlingar.

Bestämmelser

Arkivlagen slår fast att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet (3 §). De bestämmelser som gäller för beskrivning av arkivet finns i Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2 § och Arkivlagen § 6. Beskrivningen av de allmänna handlingarna och arkivbeskrivningen ska beskriva samma sak och behöver alltså inte vara två olika dokument. Bestämmelserna i de olika lagrummen överensstämmer i princip och man kan genom att upprätta ett enda dokument uppfylla kraven i båda. I arkivreglementet finns bestämmelser bland annat om vilka organisationer som omfattas av begreppet myndighet. Där finns också bestämmelser om fördelning av ansvar och organisering av arkivet. Uppgifter om myndighetens organisation för hantering av personuppgifter ska redovisas.

I dataskyddsförordningen har medborgarens rättighet till insyn förstärkts. Personuppgiftsbehandlingarna ska kunna sammanställas och hanteras. Det innebär att organisationer behöver ha bra struktur på personuppgifter som används inom myndigheter och kunna förklara varför de behövs av myndigheten. Beskrivning av myndighetens hantering av personuppgifter kan med fördel redovisas i arkivbeskrivningen.

Samband med arkivredovisning

Arkivbeskrivningen ger förklarande information till arkivförteckningen. Arkivförteckningen fungerar som arkivens inventarieförteckning och upprättas för de arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten.

I informationshanteringsplanerna beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. Där dokumenteras även gallringsbeslut. Genom att upprätta en informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar. Det är en systematisk förteckning av de arkiv som förvaras ute i verksamheten.

Ansvar och revidering

Arkivansvarig hos respektive myndighet ansvarar för att arkivbeskrivningen upprättas och hålls aktuell. Vanligtvis är det arkivombudet/arkivredogöraren som samlar in underlag och sammanställer arkivbeskrivningen. Arkivansvariga och arkivombud kan vända sig till Sydarkivera för rådgivning.

Arkivbeskrivningen bör uppdateras minst en gång per mandatperiod eller vid behov. Den bör dock ses över årligen som en del av myndighetens interna kontroll. Uppföljning sker i samband med tillsyn och i form av enkäter till kontaktpersoner i kommunerna.

Vid förändringar i organisationen som påverkar informationshanteringen ska en arkivbeskrivning upprättas och sändas till arkivmyndigheten för kännedom. Exempel på sådana förändringar kan vara omorganisationer, införande av nya verksamhetssystem eller mer uppfattande uppdateringar av befintliga verksamhetssystem.

Myndigheten är ansvarig för sitt arkiv. Ansvaret för avslutade arkiv är efter leverans till slutarkiv arkivmyndighetens ansvar.

Om myndighetens verksamhet bildar mer än ett arkiv kan det vara motiverat att ha en arkivbeskrivning för vart och ett av arkiven.

Beskrivningens innehåll

Myndigheten och arkivbeskrivningen

Ange namnet på den nämnd eller bolag som arkivbeskrivningen avser. Ange myndighetens tillkomstår. Med tillkomstår menas när nuvarande nämnd/styrelse bildades. Tidigare nämnder redovisas under rubriken Historik och utveckling. Ange datum för fastställande, eller information, i nämnd/styrelse. Det krävs enligt lag inget formellt beslut av nämnd för arkivbeskrivningen, däremot är det bra att ta upp i nämnd/styrelse för kännedom.

Arkivorganisation och kontaktpersoner

I arkivbeskrivningen ska det finnas uppgifter om hur allmänheten kan få upplysningar om myndighetens allmänna handlingar.

Här ska man ange den funktion hos myndigheten som kan ge upplysningar om sökvägar till myndighetens allmänna handlingar, hur de allmänna handlingarna hanteras, organisation med mera. Det kan t.ex. vara myndighetens registrator, nämndsekreterare eller central handläggare. Använd befattning på kontaktpersoner och undvik att namnge dem eftersom arkivbeskrivningen alltid måste hållas aktuell.

Beskriv arkivansvar och arkivorganisation. Hur är arkivfunktionen organisatoriskt placerad i förvaltningsorganisationen? Det vill säga vilken organisatorisk enhet har det administrativa ansvaret för myndighetens arkiv. Beskriv på vilka enheter det finns arkivombud/arkivredogörare och om rollen är knuten till en befattning. Bifoga gärna organisationsskiss över er arkivorganisation till arkivbeskrivningen.

Ange vilken befattning som är arkivansvarig och arkivombud/arkivredogörare och eventuell arkivsamordnare på myndigheten, det vill säga vem eller vilka som ansvarar för myndighetens arkivvård (informationsförvaltning). Arkivsamordnare är en frivillig roll som kan finnas vid behov.

På förvaltningsnivå har förvaltningschefen det högsta ansvaret för myndighetens hantering av de allmänna handlingarna, om inte myndigheten utsett någon annan som arkivansvarig. Det ska vara någon befattning med budgetansvar som är arkivansvarig. Det är viktigt att man skriver befattning på arkivansvarig, arkivombud och arkivsamordnare. Det är däremot inte nödvändigt med namn eftersom det kan ändras men det går bra att skriva även det om man vill.

Organisation och verksamhet

För att det ska vara möjligt att hitta i arkivet i framtiden är det viktigt att veta hur organisationen har sett ut och vad det är för slags verksamhet som har bedrivits, det vill säga nämnder, bolag eller andra myndigheter som tidigare bedrivit samma verksamhet. Det är för att det ska gå att hitta arkiven för dessa myndigheter om äldre handlingar eftersöks.

Beskriv kortfattat historik och utveckling av myndigheten. Det ska vara en översiktlig beskrivning som ändå ger en bra bild över hela myndighetens verksamhet och tidigare verksamheter. Med tidigare verksamhet menas om myndighetens verksamhet tidigare funnits hos någon annan huvudman. Var noga med att ange tidigare myndigheters verksamhetsår. Bifoga en organisationsöversikt som beskriver den aktuella organisationen. Hänvisa gärna till om det finns process- eller rutinbeskrivningar som dokumenterar verksamheten eller om det finns tidigare arkivbeskrivningar. Historik om myndigheten och dess föregångare kan bland annat hittas via äldre arkivförteckningar, organisationsscheman och även budgetdokumentation som till exempel årsredovisningar samt delegationsordningar.

Uppgifter om myndighetens arbetsuppgifter och organisation kan i regel hämtas ur reglementen eller årsberättelser. Det bör framgå hur arkivet bildas, det vill säga, olika verksamhetsgrenar, självständiga myndighetsfunktioner eller liknande som är egna arkivbildare, samverkan/uppdrag med andra myndigheter och organisationer. De viktigaste bestämmelserna som rör verksamheten bör beskrivas här.

Myndigheter med samma verksamhet

För att underlätta för allmänheten att hitta i arkiven kan det ibland också vara lämpligt att hänvisa till andra myndigheter som bedriver liknande verksamhet som den nuvarande myndigheten, eller till myndigheter som är ansvariga för delar av den aktuella verksamheten. Det kan till exempel vara gemensam nämnd med annan huvudman, kommunalförbund eller kommunalt bolag. Här kan man till exempel hänvisa till friskolor, privata vårdgivare, andra förvaltningar.

Register, förteckningar och sökhjälpmedel

De register och förteckningar som myndigheten har och använder ska beskrivas. Det är för att informera om hur man kan hitta allmänna handlingar hos myndigheten. Exempel på förteckningar och register som myndigheten kan ha är till exempel: diarium, postlista, arkivförteckning och informationshanteringsplan.

Beskriv kortfattat varje register och verksamhetssystem med benämning, kontaktperson/funktion, användningsområde, vilken typ av information som registret innehåller samt vilka myndigheter som har tillgång till uppgifterna.

För mer detaljerad information är det enklast att hänvisa till informationshanteringsplanen om den typen av uppgifter redovisas. I informationshanteringsplanen redovisas normalt sätt de allmänna handlingarna i deras verksamhetssammanhang; hur de registreras, lagringsformer, format och bevarande eller gallring.

Tekniska hjälpmedel

Om allmänheten själva kan söka och läsa i myndighetens allmänna handlingar ska det anges. Det vill säga vilka tekniska hjälpmedel enskilda kan använda för att hitta allmänna handlingar. Det kan handla om terminaler, internetåtkomst, tryckta handlingar eller liknande. Om det finns internetåtkomst är det praktiskt att ange sökväg (internetadress). Tänk på att dessa ofta inte är beständiga, så skriv en lite mer ingående beskrivning av var sökingångarna kan hittas.

Hämta eller lämna uppgifter regelbundet

Beskriv i stora drag av vilka uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra, exempelvis till SCB eller Skolverket. Beskriv hur ofta detta sker och på vilket sätt som uppgifter lämnas över till andra myndigheter. Hänvisa till systemdokumentation och informationshanteringsplan för mer detaljerad beskrivning.

Gallringsregler

Den som söker information bör genom beskrivningen få kännedom om vilka typer av handlingar som gallras, på vilka beslut gallringen baseras och hur beslut om gallring fattas. Det kan ske antingen direkt, genom att gällande gallringsbeslut biläggs, eller genom en hänvisning till myndighetens informationshanteringsplan.

Sekretess

Räkna upp de sekretessbestämmelser som vanligen förekommer hos myndigheten och vilka handlingsslag som kan beröras. Börja med kapitel och paragraf i offentlighets- och sekretesslagen och avsluta med respektive handlingstyp. De sekretessbestämmelser som myndigheten vanligtvis tillämpar kan även anges vid respektive handlingstyp i informationshanteringsplanen. Man kan, om så är fallet, hänvisa dit.

Hantering av information

Beskriv utförligt vilken typ av information med personuppgifter som myndigheten hanterar. Beskriv om informationen är klassad och bedömd som harmlös, skyddsvärd eller samhällskritisk. Om man hanterar känslig information beskriv detta särskilt genom att också nämna vilka verksamheter som hanterar den. Om det finns en utförlig informationshanteringsplan som även innehåller säkerhetsklassning av personuppgifter kan man hänvisa till den. Redovisa om det finns personuppgiftregister och när det uppdaterades senast.

Rätt till försäljning av personuppgifter har i de allra flesta fall liten relevans för region- och kommunsektorn.

Beskriv om det finns dataskyddsombud och vem som är personuppgiftsbiträde. Finns det någon på myndigheten som är informationssäkerhetsansvarig så ska det detta även nämnas. Det går bra att använda befattningar.


Checklista

• Kontrollera om det finns en tidigare arkivbeskrivning.

• Samla in underlag.

• Fyll i uppgifterna i blanketten.

• Hör av dig till oss på Sydarkivera om du har frågor.

• Stäm av beskrivningen med arkivansvarig.

• Arkivbeskrivningen diarieförs när den är fastställd.

• Arkivbeskrivningen tas upp i nämnden som minst informationsärende.

• Publicera gärna arkivbeskrivningen på intranätet samt externa webben.


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning