Registrator
Från Sydarkiveras Wiki
Vad är en registrator?
En registrator sysslar med avancerad administration. Rollen som registrator kräver en del juridisk kunskap. Från att ha varit ett renodlat registreringsarbete handlar det mer om dokumentkontroll.
En registrator är “spindeln i nätet” när det gäller ärendehanteringen, är med från att ett ärende påbörjas, genom ärendehanteringen till att ärendet avslutas. Det är registratorns uppgift att känna till vilka handlingar som ska diarieföras, vilka handlingar som är allmänna/offentliga handlingar och att registrera (diarieföra) inkommande och utgående handlingar. Funktionen kan även omfatta att ge upplysningar och att vårda arkiv.
Registratorns placering
Registratorn bör lämpligast finnas centralt på förvaltningen där den har bra kontakt och insyn i verksamheten och de ärenden som är aktuella. Beroende på hur organisationen ser ut kan det även behövas registratorer ute på enheterna. Exempel på det kan vara skolexpeditioner, omsorgsboenden och andra geografiskt skilda verksamheter. Om så är fallet bör det finnas en huvudregistrator på central förvaltning.
Uppgifter
- Postöppning (papper och digitalt)
- Ansvar för förvaltningens e-postlåda
- Ankomststämpling
- Klassificering av information
- Registrering
- Skapa och avsluta ärenden
- Skanning
- Fördelning av ärenden till handläggare
- Fördelning av post som inte ska diarieföras
- Ta emot övriga skrivelser/ärenden från handläggare
- Kvalitetskontroll
- Utlämnande av allmän handling
- Registratorn kan även förväntas göra följande:
Arkivering
- Leveranser till arkivmyndighet
- Gallring
- Utbildning och informationsspridning
Rubriker i Handboken
Ansvar och roller
Arkivleveranser
Arkivredovisning
Arkiv och tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
Förvara och vårda
- Arkivbeständighet
- Arkivlokaler och arbetsrum
- Gallra och rensa (slänga)
- Låna ut och avhända
- Överlämna till arkivmyndighet
Insyn
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verksamhetsspecifikt
Verktyg och teknik
VerkSAM Arkivredovisning