External testbed

This page is a work in progress!

We are working on updating the information regarding our testbed and will continue to update this page as our work progresses.

Thank you for your patience!

Technical specifications

Virtual platform

• 2 x Servers, Citrix Hypervisor 8.1 (XenServer)
• 4 x Intel Xeon CPU E5-2620 0 @ 2.00GHz x 8 cores
• 64GB RAM, expandable up to 256GB

Storage

• 1 X Server, NFS
• 4 X Intel Xeon CPU E5-4617 0 @ 2.90GHz x 6 cores
• 32GB RAM, expandable to 256GB
• 25TB RAID5 Disk

Summary

Sydarkivera offers a testbed for members and collaboration partners on a national and European level where various open source tools for longterm digital preservation can be tested in a vendor-independent and controlled environment. The testbed offers possibilities for testing and evaluation of software in use as well as the collection of metrics according to certain criteria that will be defined.

Over time, Sydarkivera will create different test workflows (bash-scripts) for complete packaging of SIARD-packages, among other things and we invite others to contribute as well.

Sydarkivera hosts several virtual environments with pre-installed software (see below). There are also options for creating new virtual servers according to user demands and preferences. Our chosen default operating system is CentOS 7, but it's possible to install other Linux distributions if needed. We prefer to use open source software only. (The Windows server currently installed is an exception).

If you and your organization want to know more about the testbed, please contact Mårten Lindstrand, Head of IT, marten.lindstrand(at)sydarkivera.se / +46 472 39 10 07.

How to get started

Send an e-mail to helpdesk@sydarkivera.se with the following information:

For use of a pre-installed environment:

• Purpose of your use
• Contact details
• Estimated time of usage (Ex. May 2020 - Dec 2020)
• Storage requirements
• Additional required/preferred software

For use of a new environment

• Purpose of your use
• Contact details
• Estimated time of usage (Ex. May 2020 - Dec 2020)
• Storage requirements
• Required/preferred operating system
• Required/preferred software

Once we have processed your request and prepared the environment you have requested for use we will provide you with login details for our VPN and the testbed virtual machines. Depending on your request, this can take some time. If you have any further questions or requests during the setup process, please contact us.

How to connect

1. Contact us!

   Refer to the information above concerning how to reach us.

2. Download and install Cisco AnyConnect Mobility Client (VPN).
3. Start the VPN-client and log in using the credentials we provide.

   Make sure to save the login credentials for future usage. Do not share your credentials with anyone else.

4. Connect to your system using remote desktop or SSH.

   If you're using Windows, remote desktop is pre-installed. Use the system search function to find it easily.

5. When you log in to the system, use the credentials you have been provided for that specific system.

   These are provided to you via mail.

6. Begin using the system.

Current environments

Verdandi - Windows-environment for archiving of databases ▼

• OS: Windows 10 Pro

Virtual Windows-environment used to test archiving of databases using software with Windows GUI. The environment currently has Microsoft Office and different webbrowsers needed to use the various tools and their output. Used to test archiving of databases with the standards ADDML and SIARD. There are multiple tool suites. How the different tools work and how to use them is described in the following lab reports.

Lab reports

• ADDML (Archival Data Description Markup Language)
• SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases)

Urd - Non-gui tools, CLI (FGSDB-Tools) ▼

• OS: CentOS 7 (RHEL)

Used to test CLI-based tools för handling and packing archive packages. Current software includes DBPTK and SIARD-suite.

Skuld - Fedora-environment for database archiving (DBPTK) ▼

• OS: Fedora 31.

Used to pack and manage SIARD-packages using Database Visualization Toolkit (DBVTK) v2.3.1

We are currently using the desktop version of Fedora 31 with the option to access via remote desktop on Windows-based systems.

Heimdall - Database server for example databases (FGSDB-DB) ▼

Used to test and house various database servers and environments such as PostGRES, MS SQL Server 2019 och MariaDB. Contains example databases that can be used in other testbed environments.

Lofn - Software for validation of file types ▼

Used for validation of file extensions / file types. Current installed software includes DROID, JHOVE and VeraPDF.

Snotra - Docker-based software ▼

Current software includes Sydakiveras webapplication APP.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

• Kommunala och regionala bolag
• Bygg, miljö och teknik
  • Miljö- och hälsoskydd
  • Plan- och byggverksamhet
  • Teknisk verksamhet
• Hälsa och socialt stöd
  • Registrering av handlingar i enskilda ärenden
  • Elevhälsovård
  • Kommunal hälso- och sjukvård
  • Socialtjänst och LSS
• Kommun- och regionledning
  • Nämndadministration
  • Kommunikation
  • Ekonomiadministration
  • Personaladministration
  • Samhällsservice
• Kultur och fritid
• Skola och utbildning
  • Fristående skolor
• Trygghet och säkerhet

Arkivleveranser

• Analoga arkivleveranser
  • Sortera handlingar
• Digitala arkivleveranser
  • Prioriteringsprinciper
  • Systeminventering
  • Inriktningsbeslut
  • Leveransutredning

Arkivredovisning

• Arkivbeskrivning
• Arkivförteckning
• Arkivreglemente

Arkivtillsyn

• Planerad tillsyn
• Självvärdering arkivlokaler
• Självvärdering arkivansvarig
• Utvärdering för arkivombud
• Händelsestyrd tillsyn

Dataskydd

• Dataskyddsefterlevnad
• Dataskyddsförordningen GDPR
• Dataskyddsombud
• Delegationsordning enligt GDPR
• Handledningar
• Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
• Personuppgiftsansvarig
• Personuppgiftsbiträdesavtal
• Personuppgiftsincident
• Policies och riktlinjer
• Registerförteckning
• Registerutdrag

Digitalisering - digitalt arbetssätt

• Helt digitalt flöde - en checklista
• Digitisering - från analogt till digitalt
  • Ersättningsskanning
  • Skrivare och skanner

Hantera, lagra och förvara

• Analog hantering
  • Arkivbeständighet
  • Arkivlokaler och arbetsrum
  • Katastrofberedskap
  • Om olyckan är framme
  • Fotografier och bilder
• Digital lagring
  • Vad är ett e-arkiv?

Hemliga handlingar

• Registrering
• Märkning
• Distribution
• Kvittering
• Inventering
• Återlämning
• Arkivering och gallring

Informationshantering

• Informationshanteringsplan
  • Informationskartläggning – att upprätta en informationshanteringsplan
• Hålla ordning
• Postöppning
• Registrering
• Ärendehantering
• Klassificeringsstruktur
• Informationssäkerhetsklassning
• Projekt
• Gallra och rensa (slänga)
• Städa i mappar och filer

Insyn och åtkomst

• Allmän handling
• Lämna ut allmän handling
• Offentlighet och sekretess
  • Skyddade personuppgifter
• Söka i arkiven
• Låna ut och avhända
• Tillgängliggöra och levandegöra arkiv

Organisation och roller

• Myndighet och förvaltning
  • Myndighet
  • Registrator
  • Nämndsekreterare
  • Handläggare
• Arkivorganisation
  • Arkivmyndighet
  • Arkivansvarig
  • Arkivombud
  • Arkivarie
  • Arkivassistent
• Sydarkivera
  • Kontaktperson
  • Medlemssamordnare

Praktiskt arbete i arkivet

• Rutin för att lämna ut sekretess
• Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
• Rutin vid betygsförfrågningar
• Hantera släktforskningsärenden

Standarder

• OAIS-modellen
• Filformat
• PAIMAS

Systemförvaltning

• Informationsöverföring
• Organisering
• Upphandling
• Införande
• Förvaltning
• Avveckling

Särskilda informationstyper

• Kartor och ritningar
• Ljud och rörlig bild
• Mappar och filer
• Webbarkivering
• Äldre digitalt material
• Ärende- och dokumenthantering

Guider till Sydarkiveras verktyg

• Webbmöte
• Microsoft Teams
• Zoom
• Yammer

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

• VerkSAM Beskrivning
• VerkSAM Diarium
• VerkSAM Plan
• VerkSAM Klassa