Städa i mappar och filer

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Har du städat datorn på sistone? Det samlas mycket gamla dokument och bilder i gemensamma mappar och kanske också i dina egna mappar! Reglerna för hur kommunen/bolaget ska hantera information som innehåller personuppgifter har blivit tydligare i och med Dataskyddsförordningen GDPR. Personuppgifter som behövs i arbetet får även fortsättningsvis hanteras, men det är viktigt att hålla ordning och skaffa rutiner för att gallra och rensa (slänga) eller slutarkivera genom att överlämna till arkivmyndighet det du inte längre har behov av för ditt arbete.

Anvisningar för hur olika typer av dokument ska förvaras och hanteras finns vanligtvis samlat i en informationshanteringsplan. Där finns anvisningar och beslut om gallring av allmän handling. Det är arkivansvarig och arkivombud (arkivredogörare) på förvaltningen, eller bolaget, som ansvarar för att hålla planen uppdaterad.

Städa mappar.png

Kom ihåg! Arbetet kommer att ta tid! Gör en sak i taget!

Ansvar

Yttersta ansvaret för informationen ligger på den som har det formella arkivansvaret och som är informationsägare. Ansvaret när det kommer till det dagliga arbetet med att hålla ordning på gemensamma filytor (gemensamma mappar) och den egna filkatalogen (hemmakatalogen)ligger alltid på respektive verksamhet eller handläggare.

För gemensamma fillagringsytor och filkataloger (gemensamma mappar) är det viktigt att utse en eller att par medarbetare som är ansvariga för att ha kontroll över vad som lagras där och hur strukturen ser ut. De ska ha mandat att styra upp strukturen och lagringen.

Särskilt viktiga tillfällen är vid nyanställningar och när anställningar upphör, när den anställdes arbetsuppgifter eller ansvarsområde förändras samt vid omorganisationer. Därför behöver det finnas bra rutiner för hur mappstrukturer och handlingar ska hanteras och att rutinerna kommuniceras ut och görs kända av verksamheten.

Undvik att information ärvs godtyckligt och att ostrukturerad information lämnas över eller lämnas kvar från tidigare medarbetare. Den som avslutar sin anställning ska ha rensat, gallrat och arkiverat sin information innan den slutar. Ansvaret för att detta sker ligger på ansvarig chef.

Sydarkivera tillhandahåller råd och stöd i arbetet, men kan inte utföra det praktiska arbetet med att ordna upp, rensa och gallra i filkataloger hos förbundsmedlem.

Organisera arbetet

Börja med att förankra arbetet med ansvarig chef. Bestäm vem eller vilka som får besluta om gallring av allmänna handlingar som bedöms vara gallringsbara. Gallring får inte ske godtyckligt utan kräver stöd i informationshanteringsplan eller annat gallringsbeslut.

Det är bra att samordna arbetet inom förvaltningen eller avdelningen. Särskilt gällande gemensamma mappar är det viktigt att sortera informationen på ett enhetligt sätt. Tänk på att involvera alla personer och roller som kan tänkas ha kunskap om filerna på servern. Glöm inte heller att att involvera förvaltningens eller bolagets arkivansvarig, arkivombud (arkivredogörare) och registrator. Rådgör med kommunarkivet eller Sydarkivera när det kommer upp frågor.

Inventera

Var finns alla dokument?

  • Kontrollera dina lagringsytor, till exempel ”skrivbordet” och ”mina dokument” lokalt på din dator, eller din hemkatalog och gemensamma mappar/kataloger på kommunens filservrar.
  • Titta igenom dina olika molntjänster som Google Drive, OneDrive, DropBox eller liknande som du använder i ditt arbete.

Finns det mappar/kataloger som inte används längre?

  • Tänk på att det kan finnas gamla mappar som ingen längre använder, exempelvis från tidigare medarbetare.
  • Om detta förekommer, kontakta IT-support eller liknande för att ta reda på om det finns och hur man kommer åt dessa, det kan behövas nya eller utökade behörigheter.
  • Observera att det kan finnas sekretess, så att rätt person får behörigheten!

I vilka dokument/mappar finns det personuppgifter?

  • GDPR – Tänk på att det är viktigt att prioritera att gå igenom mappar och dokument som innehåller personuppgifter, håll utkik efter känsliga personuppgifter och sekretess!
  • Håll särskilt utkik efter känsliga personuppgifter och sekretess.
  • Är behandlingen av personuppgifter tillåten utifrån GDPR?
  • Vilken information behöver du för att kunna utföra ditt arbete?
  • Vilken information behöver du inte längre?

Rensa och gallra

Innan du kan lägga in informationen på rätt ställe måste du göra en bedömning av handlingens status för att bestämma om handlingen är en allmän handling eller ett arbetsmaterial. Gallring av allmänna handlingar kräver gallringsbeslut i informationshanteringsplan eller särskilt beslut. Rensning av arbetsmaterial kräver inte gallringsbeslut.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Skapa ordning och reda

Var sak på sin plats!

  • Passar informationen in i något av kommunens verksamhetssystem eller mellanarkiv? Lägg in den där!
  • Finns det redan ett ställe där informationen borde finnas? Till exempel personal- eller elevakt. Komplettera dessa i så fall.
  • Var särskilt noga med sekretess och känsliga personuppgifter.
  • Titta i din informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan)!

Kvar finns ändå en hel del dokument!

  • Spara de dokument som inte kan gallras eller rensas på de lagringsytor som myndigheten rekommenderar så att det finns rutiner för säkerhetskopiering och support.
  • Är det sekretess eller känsliga personuppgifter så kan förvaltningen behöva skaffa ett verksamhetssystem eller till exempel använda kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem.

Finns det en bra ordning/mappstruktur?

  • Tror du att någon annan kan hitta i materialet efter 100 år? Behåll i så fall den ordning och beskriv hur ordningen är.
  • Finns det ingen ordning? Du behöver då komma överens med dina kollegor om en lämplig struktur som underlättar återsökning!
  • Behöver du hjälp – fråga ditt arkivombud (arkivredogörare), din kommunarkivarie eller Sydarkivera.

Skapa ny mappstruktur

  • Tänk på att skapa en mappstruktur som inte är uppbyggd utifrån enskilda handläggares namn.
  • Skapa vid behov mappstrukturer i olika nivåer.
  • Hitta en gemensam standard för namnsättningen.
  • Dokumentera hur mappstrukturen är uppbyggd.
  • Om du bygger en struktur utifrån organisation - glöm inte att bifoga ett organisationsschema.
  • Om du använder förkortningar eller "populärnamn", t ex på fastigheter eller projekt - glöm inte att uppge fullständigt namn och/eller fastighetsbeteckning.

Förslag till sorteringsordning

  • Enhet eller avdelning
  • Verksamhetsområde (efter klassificeringsschema, t ex VerkSAM Diarium)
  • Projekt, evenemang
  • Typ av dokument (t.ex. protokoll, intyg, mallar)
  • Kronologiskt (varje år/månad för sig)
  • Ämne
  • Individ
  • Objekt fastighet

Tips för namngivning av mappar och filer

  • Välj namn på dina mappar och filer som talar om vad de innehåller.
  • Undvik förkortningar.
  • Ha gärna med datum när dokument färdigställdes i rubriken (filens metadata kan ändras som du t.ex. väljer ”spara som” när du flyttar en fil, istället för att klippa och klistra i utforskaren).
  • Ersätt åäöÅÄÖ med till exempel aaoAAO.
  • Godkända tecken i filnamn i arkivet: a-z, A-Z, 0–9,"-","_" samt ”.” som skiljetecken för dokumenttyp.
  • Tänk särskilt på att inte använda mellanslag i filnamn.

Digitala fotografier

Finns fotografierna i en bilddatabas?

Om det går, låt dem gärna vara kvar där. Om du av någon anledning inte kan ha kvar dem i bilddatabasen försök att exportera dem, tillsammans med den metadata som troligtvis finns inlagd i databasen. Spara i en lämplig mapp.

Finns det en stor mängd ostrukturerade fotografier utan någon ordning?

Sortera listan i utforskaren i kronologisk ordning för att få en överblick. Tänk på att det går att visa filerna med stora ikoner så att det direkt går att se vad fotografiet föreställer.



Lämna till slutarkiv

Den information som inte behövs längre i verksamheten kan slutarkiveras, det vill säga överlämnas till en arkivmyndighet. Gör så här:

  • Kontakta ditt arkivombud (arkivredogörare) i första hand.
  • I väntan på slutarkivering kan informationen behöva lagras lokalt.
  • Om det finns personuppgifter i informationen tänk på att begränsa behörigheterna till mappen.
  • Har din förvaltning tillgång till ett system för mellanarkiv? Ta reda på om det är möjligt att lägga in dokumenten där. Då blir det lättare att på ett organiserat sätt överföra information till slutarkiv.
  • Är det stora mängder dokument som inte levererats tidigare - kontakta kommunarkivet eller Sydarkivera.
  • Samla ihop det som ska överlämnas till arkivmyndighet, skicka inte enstaka dokument.

Här kan du läsa mer om leverans av filer och andra dokument som inte finns i verksamhetssystem.



Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning