Inventering av hemlig handling
Från Sydarkiveras Wiki
Roller
Registrator: Leder inventeringen av hemliga handlingar.
En person som övervakar inventeringen: Ska inte vara registrator och personen behöver inte vara säkerhetsklassad men det får inte vara säkerhetsskyddschef.
Handläggare: Uppvisar hemlig handling.
Instruktion

Inventering ska ske årligen av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar och lagringsmedier och gäller även arkiverade säkerhetsskyddsklassificerade handlingar, alltså inte enbart de som finns hos handläggare för förvaring.
Fysiska föremål (såsom handlingar i pappersform och lagringsmedier och materiel) ska inventeras för att kontrollera om föremålen är i behåll eller om de har förlorats. Att inventera elektroniska handlingar är normalt inte meningsfullt, t.ex. att de elektroniska handlingarna är kvar på ett lagringsmedium. Elektroniska handlingar kan dessutom finnas i flera kopior i ett informationssystem.
Vid inventering sker en kontroll av:
- Att handlingen har rätt skydd
- Att samtliga handlingar kan uppvisas
- Att det inte förekommer svartkopior
- Inventering av hårddiskar
- Inventering av USB-minne
Om en handling består av flera lösa bilagor eller lagringsmedier måste även dessa kontrolleras. Normalt är det inte nödvändigt att räkna varje sida i en handling, om det inte finns tydliga indikationer på att handlingen inte längre är intakt, t.ex. då sidor lossnat.
Resultatet av inventeringen rapporteras till säkerhetsskyddschef som utreder ev. röjda handlingar och vidtar åtgärder
Inventeringsmall
Resultatet rapporteras till säkerhetsskyddschef som utreder eventuella röjda handlingar och vidtar åtgärder.
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara