Arkivförteckning

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten förtecknas av arkivmyndighetens arkivfunktion. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas.

Arkivförteckningen består av uppgifter om handlingarna (handlingsslagsredovisning) och deras förvaring (redovisning av förvaringsenheter). De uppgifter som avser handlingsslag och handlingstyper kan användas för att styra informationshanteringen medan uppgifterna om förvaret av handlingar i första hand avser åtkomst och hantering av en viss förvaringsenhet.

OBS! Om informationshanteringsplaner har tagits fram i enlighet med de riktlinjer som meddelas från Sydarkivera så behöver inte särskild arkivförteckning upprättas.

Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vad som finns i arkivet hos den centrala arkivfunktionen. Arkivförteckningarna är till för att användare och framtida forskare ska kunna hitta information och försäkra sig om att det inte finns mer information att hämta. Traditionellt är det ett register över alla de inbundna volymer och boxar som förvaras hos kommunarkivet. Arkivhandlingar förtecknas systematiskt efter sin funktion och inte efter ämne som böckerna i ett bibliotek. För att hantera arkivförteckningar används särskilda förteckningssystem. Verktygen för att förteckna arkiv kan också höra till ett ärende- och dokumenthanteringssystem eller till en e-arkivlösning.

Sök arkiv

Ett antal av våra medlemmars arkiv går att söka på i den nationella arkivdatabasen (NAD). Sydarkivera kommer även att publicera sina arkivförteckningar där.

Länk till NAD: Riksarkivet – NAD

Standarder och specifikationer

SAA's Technical Subcommittee for Encoded Archival Standards (TS-EAS) arrangerade ett webinarium 2020-04-17. Syftet var att informera om arbetet som pågår för att uppdatera och förvalta de båda överföringsformaten Encoded Archival Description (EAD) and Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons and Families (EAC-CPF). Det var också information om kommande utveckling av standarderna. Inspelningen ger en bra introduktion till EAD och EAC-CPF. Presentationen och de frågor och svar som diskuterades under webinariet finns tillgängliga via TS-EAS sida på GitHub.