Arkivförteckning

Innehåll

1 Varför förtecknas arkiv?
2 Förteckningsplan
3 Arkivförteckningens innehåll
4 Förteckningssystem
5 Sök arkiv
6 Standarder och specifikationer

Varför förtecknas arkiv?

Kunskaper om handlingarnas betydelse och funktion kommer med tiden att försvinna ur verksamheten. För att det ska vara möjligt att återsöka information, både idag och i framtiden, är det det därför nödvändigt att arkivets struktur och innehåll redovisas på ett enhetligt sätt. Arkivförteckningen ska vara utformad så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet.

Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som redovisar vad som finns i slutarkivet hos arkivmyndigheten. Arkivförteckningarna är till för att användare och framtida forskare ska kunna hitta information och försäkra sig om att det inte finns mer information att hämta. Traditionellt är det ett register över alla de inbundna volymer och boxar som förvaras hos arkivmyndigheten.

Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. Arkivförteckningen består därför av uppgifter om handlingarna (handlingsslagsredovisning) och deras förvaring (redovisning av förvaringsenheter). De uppgifter som avser handlingsslag och handlingstyper kan användas för att styra informationshanteringen medan uppgifterna om förvaret av handlingar i första hand avser åtkomst och hantering av en viss förvaringsenhet.

OBS! Om informationshanteringsplaner har tagits fram i enlighet med de riktlinjer som meddelas från Sydarkivera så behöver inte särskild arkivförteckning upprättas på myndigheten.

Förteckningsplan

När de handlingar som ska bevaras överlämnas till arkivmyndigheten upprättas en arkivförteckning. Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten förtecknas i regel av arkivmyndighetens arkivfunktion. Traditionellt förtecknas arkiven utifrån en standardiserad förteckningsplan med fasta huvudavdelningar - allmänna arkivschemat. Arkivhandlingarna förtecknas därmed systematiskt efter sin funktion, inte efter ämne som böckerna i ett bibliotek.

Sydarkivera vill att arkivförteckningen ska följa vedertagen standard; allmänna arkivschemat eller en verksamhetsbaserad arkivredovisning - VerkSAM Diarium. Standardisering av förteckningarna gör att både verksamhetens personal, arkivpersonalen och forskarna känner igen sig i hur arkivförteckningen är uppbyggd. Sökningarna och utlämnande blir säkrare och snabbare.

Allmänna arkivschemat:

A Protokoll
B Arkivexemplar av utgående handlingar
C Diarier
D Register och liggare
E Inkomna handlingar
F Handlingar ordnade efter ämne
G Räkenskaper
Ö Övriga handlingar

Kom ihåg! Om arkivet är förtecknat enligt en egen standard måste den vara tydligt dokumenterad och följa arkivet vid leverans till Sydarkivera!

Arkivförteckningens innehåll

En komplett arkivförteckning ska bestå av:

Försättsblad med information om myndighetens namn samt vilka år arkivet spänner över.
Inledning med en kortfattad beskrivning av myndighetens historia, verksamhet, organisation, viktiga förändringar och omorganisationer samt inte minst sökingångar till arkivet (enklast används arkivbeskrivningen som inledning).
Innehållsförteckning med samtliga huvudavdelningar, underavdelningar och serier.
Förteckningsblad där varje volym redovisas på förteckningsblanketten under respektive serie.

Förteckningssystem

Arkivförteckningarna kan se ut på olika sätt. De kan finnas på papper i pärm eller i särskilda förteckningssystem. Verktygen för att förteckna arkiv kan också höra till ett ärende- och dokumenthanteringssystem eller till en e-arkivlösning. Hur man väljer att göra beror på vilka förutsättningar man har. Det viktiga är att förteckningarna är enkelt tillgängliga och sökbara för de som ska använda dem. För att hantera arkivförteckningar används särskilda förteckningssystem.

Sök arkiv

Ett antal av våra medlemmars arkiv går att söka på i den nationella arkivdatabasen (NAD). Sydarkivera kommer även att publicera sina arkivförteckningar där.

Länk till NAD: Riksarkivet – NAD

Standarder och specifikationer

SAA's Technical Subcommittee for Encoded Archival Standards (TS-EAS) arrangerade ett webinarium 2020-04-17. Syftet var att informera om arbetet som pågår för att uppdatera och förvalta de båda överföringsformaten Encoded Archival Description (EAD) and Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons and Families (EAC-CPF). Det var också information om kommande utveckling av standarderna. Inspelningen ger en bra introduktion till EAD och EAC-CPF. Presentationen och de frågor och svar som diskuterades under webinariet finns tillgängliga via TS-EAS sida på GitHub.