Arkivtillsyn
Från Sydarkiveras Wiki

Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.
Tillsynen sker utifrån arkivlagens bestämmelser och föreskrifter. Tillsynen omfattar hela informationshanteringen oberoende om den är analog eller digital. Syftet med tillsynen är att säkerställa att kommunens nämnder, bolag och samverkansorgan uppfyller kraven i arkivlagen. Målet med tillsyn av arkiv och informationshantering är att säkerställa att information av vikt kan bevaras för framtida generationer.
Arkivtillsynen har nästan alltid fokus på myndighetens arkivorganisation, förvaltningens dokument- och ärendehantering och hantering/skydd av arkivhandlingarna. Ibland kan tillsynen fördjupa sig mer och titta närmare på någon eller några specifika delar av verksamheten.
Innehåll
Planerad tillsyn
Varje år genomför Sydarkivera tillsyn hos sina medlemmar utifrån en strategisk tillsynsplan fastställd av Sydarkiveras förbundsstyrelse.
Tillsynsområden enligt beslutad tillsynsplan
- 2016: Socialt och ekonomist stöd samt Vård och omsorg
- 2017: Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd
- 2018: Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet
- 2019: Skola
- 2020: Intern service och Samhällsservice
- 2021: Kultur och fritid
- 2022: Bolag och samverkansorgan

Läs mer på sidan:
Arkivtillsynen är lagstadgad
Arkivmyndigheten ska enligt 7 § arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter. I tillsynen ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens dokumenthantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn ska enligt 5 § arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Sydarkivera genomför arkivtillsyner hos sina förbundsmedlemmar utifrån en fastställd tillsynsplan som antas av förbundsstyrelsen.
Tillsyn över kommunala/regionala bolag
Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över kommunala bolag där kommunen eller landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande (definieras i 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen). Det av fullmäktige antagna arkivreglementet gäller inte automatiskt för kommunala bolag, läs mer här. Det man vill ska gälla för kommunala bolag ska anges i ägardirektivet eller i bolagsordningen.
Tillsyn över kommunalförbund
Kommuner och landsting får bilda kommunalförbund och lämna över vården av kommunala angelägenheter till sådana förbund (kommunallag 3 kap, §§ 20-28). Ett kommunalförbund bildar utifrån de bestämmelser som finns, en egen kommun. Det betyder att förbundet är sin egen arkivmyndighet och står alltså inte under tillsyn enligt arkivlagen av någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen. Förbundsstyrelsen/-direktionen är arkivmyndighet.
Tillsyn över gemensamma nämnder
En gemensam nämnd ingår endast i en av de samverkande kommunernas eller landstingens organisation. Värdkommunen eller värdlandstingets arkivmyndighet är den som utövar tillsyn enligt arkivlagen.
Tillsyn vid interkommunal samverkan
En kommun eller ett landsting kan genom ett avtal samverka med en annan kommun/landsting om en viss verksamhet. Den köpande kommunens inflytande är begränsad till och regleras endast genom avtalet. Den säljande kommunen/landstingets arkivmyndighet utövar tillsyn. Vill den köpande kommunen påverka t ex bevarade- och gallringsfrågor av allmänna handlingar i verksamheten ska detta regleras i avtalet.
Tillsyn över handlingar hos enskilda
Allmänna handlingar från kommunala/landstingskommunala myndigheter som efter beslut i fullmäktige har överlämnats till förvaring hos enskilda i enlighet med Lag (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring står under arkivmyndighetens tillsyn.
Egenkontroll/självvärdering
Sydarkivera har i samverkan med arkivfunktionerna hos förbundsmedlemmarna utarbetat ett webbverktyg för olika självvärderingar av medlemmarnas arkiv och informationshantering.

Läs mer på sidorna:
Händelsestyrd tillsyn
En händelsestyrd tillsyn genomförs på verksamhetens eller myndighetens begäran eller om arkivmyndigheten fått indikationer på att det finns risk för informationsförlust hos en myndighet. Sydarkivera genomför händelsestyrd tillsyn av sina medlemmar vid behov.

Läs mer på sidan:
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg