Arkivtillsyn

Denna sida är anpassad för: Medlemmar
Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.

Tillsynen sker utifrån arkivlagens bestämmelser och föreskrifter. Tillsynen omfattar hela informationshanteringen oberoende om den är analog eller digital. Syftet med tillsynen är att säkerställa att kommunens nämnder, bolag och samverkansorgan uppfyller kraven i arkivlagen. Målet med tillsyn av arkiv och informationshantering är att säkerställa att information av vikt kan bevaras för framtida generationer.

Arkivtillsynen har nästan alltid fokus på myndighetens arkivorganisation, förvaltningens dokument- och ärendehantering och hantering/skydd av arkivhandlingarna. Ibland kan tillsynen fördjupa sig mer och titta närmare på någon eller några specifika delar av verksamheten.

Innehåll

1 Planerad tillsyn
- 1.1 Tillsynsområden enligt beslutad tillsynsplan
2 Arkivtillsynen är lagstadgad
3 Egenkontroll/självvärdering
4 Händelsestyrd tillsyn

Planerad tillsyn

Varje år genomför Sydarkivera tillsyn hos sina medlemmar utifrån en strategisk tillsynsplan fastställd av Sydarkiveras förbundsstyrelse.

Tillsynsområden enligt beslutad tillsynsplan

2016: Socialt och ekonomist stöd samt Vård och omsorg
2017: Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd
2018: Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet
2019: Skola
2020: Intern service och Samhällsservice
2021: Kultur och fritid
2022: Bolag och samverkansorgan

Läs mer på sidan:

Planerad tillsyn

Arkivtillsynen är lagstadgad

Arkivmyndigheten ska enligt 7 § arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter. I tillsynen ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens dokumenthantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn ska enligt 5 § arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Sydarkivera genomför arkivtillsyner hos sina förbundsmedlemmar utifrån en fastställd tillsynsplan som antas av förbundsstyrelsen.

Tillsyn över kommunala/regionala bolag

Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över kommunala bolag där kommunen eller landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande (definieras i 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen). Det av fullmäktige antagna arkivreglementet gäller inte automatiskt för kommunala bolag, läs mer här. Det man vill ska gälla för kommunala bolag ska anges i ägardirektivet eller i bolagsordningen.

Tillsyn över kommunalförbund

Kommuner och landsting får bilda kommunalförbund och lämna över vården av kommunala angelägenheter till sådana förbund (kommunallag 3 kap, §§ 20-28). Ett kommunalförbund bildar utifrån de bestämmelser som finns, en egen kommun. Det betyder att förbundet är sin egen arkivmyndighet och står alltså inte under tillsyn enligt arkivlagen av någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen. Förbundsstyrelsen/-direktionen är arkivmyndighet.

Tillsyn över gemensamma nämnder

En gemensam nämnd ingår endast i en av de samverkande kommunernas eller landstingens organisation. Värdkommunen eller värdlandstingets arkivmyndighet är den som utövar tillsyn enligt arkivlagen.

Tillsyn vid interkommunal samverkan

En kommun eller ett landsting kan genom ett avtal samverka med en annan kommun/landsting om en viss verksamhet. Den köpande kommunens inflytande är begränsad till och regleras endast genom avtalet. Den säljande kommunen/landstingets arkivmyndighet utövar tillsyn. Vill den köpande kommunen påverka t ex bevarade- och gallringsfrågor av allmänna handlingar i verksamheten ska detta regleras i avtalet.

Tillsyn över handlingar hos enskilda

Allmänna handlingar från kommunala/landstingskommunala myndigheter som efter beslut i fullmäktige har överlämnats till förvaring hos enskilda i enlighet med Lag (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring står under arkivmyndighetens tillsyn.

Egenkontroll/självvärdering

Sydarkivera har i samverkan med arkivfunktionerna hos förbundsmedlemmarna utarbetat ett webbverktyg för olika självvärderingar av medlemmarnas arkiv och informationshantering.

Läs mer på sidorna:

Händelsestyrd tillsyn

En händelsestyrd tillsyn genomförs på verksamhetens eller myndighetens begäran eller om arkivmyndigheten fått indikationer på att det finns risk för informationsförlust hos en myndighet. Sydarkivera genomför händelsestyrd tillsyn av sina medlemmar vid behov.

Läs mer på sidan: