Elevhälsovård

Från Sydarkiveras Wiki

Elevhälsan ska främst arbeta hälsofrämjande och förebyggande men även stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Skolans elever ska ha tillgång till elevhälsa med medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Elevhälsovården lyder under Hälso- och sjukvårdslagen, Lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område samt Skollagen. Skolläkare och skolsköterskor står under såväl Skolverkets som Socialstyrelsens tillsyn. Skolsköterskan ingår vanligtvis i kommunens elevhälsoteam. Verksamheten dokumenteras genom journalanteckningar enligt Patientdatalagen.

Dokumentationen sker idag i allt fler kommuner helt digitalt. De journalhandlingar som fortsatt är på papper kan skannas till den digitala journalen. Pappersoriginalet kan därefter gallras om ansvarig nämnd tagit beslut om detta. Se Sydarkiveras råd angående skanning (se sidorna om “Digitalt arbetssätt” och “Ersättningsskanning”)

Elevhälsovårdsjournaler får endast överlämnas till annan kommun eller annan huvudman genom digital överföring via gemensamt verksamhetssystem eller genom kopia av pappersjournal.

Då sekretess råder mellan elevhälsan och övrig skolverksamhet ska elevhälsovårdsjournaler förvaras så att de bara är åtkomliga för behörig personal. Vid hantering av digitala journaler i verksamhetssystem är det viktigt att administratör styr behörighetstilldelningen så att endast behörig personal har tillträde till journalerna samt att journaler tillhörande olika yrkesgrupper hålls åtskilda. Journaler i papper ska förvaras väl inlåsta i typgodkänt arkivskåp eller arkivlokal. De analoga journalerna ska sorteras och hållas ordnade i personnummerordning.


Elevhälsovårdsjournalen (EMI-journal)

Elevhälsovårdsjournalens syfte

Elevhälsovårdsjournalen är en allmän sekretesskyddad handling. En elevhälsojournal är först och främst avsedd att vara ett stöd för de personer som ansvarar för vården. Den utgör ett arbetsverktyg och underlag för bedömning av åtgärder. Journalen är även en informationskälla för eleven om erhållen vård. Den är ett viktigt instrument i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet inom vården och underlag vid tillsyn och kontroll av vården. Dessutom har den stor betydelse som underlag i vissa legala sammanhang och för forskningen. Av en journal ska det alltid framgå var den är upprättad samt vem som ansvarar för en viss anteckning i journalen. Det ska även framgå när anteckningen är gjord. Journalhandlingar ska hållas samlade och tillgängliga för behörig personal. Behörig personal är den hälso- och sjukvårdspersonal som är involverad i vården. Elevhälsovårdsjournalen är utformad så den ska kunna bygga vidare på vissa uppgifter ur Barnhälsovårdsjournalen och tillsammans med denna utgöra en samlad dokumentation av bland annat barnets utveckling, genomförda hälsobesök och vaccinationer. Vid vård inom kommunens hälso- och sjukvård ska journal föras för varje elev. En journal får inte vara gemensam för flera elever.

Innehåll och hantering

Patientdatalagen som i huvudsak styr regelverket för hälso- och sjukvårdens dokumentationsplikt är teknikneutral. Det innebär att för elektroniskt förda journaler (digitala journaler) gäller samma regler som för manuellt förda pappersjournaler. Om informationen i en journal skapas digitalt ska inte informationen skrivas ut i onödan.

Journalinformation som skapas på eller inkommer till verksamheten på papper bör skannas till den digitala journalen. Pappersoriginalet kan därefter gallras om ansvarig nämnd tagit beslut om detta. Se Sydarkiveras råd angående skanning (se “Digitalt arbetssätt” och “Ersättningsskanning”) Följande information/handlingar finns i elevhälsojournalen och ska bevaras:

  • Anamnes
  • Status
  • Åtgärder
  • Läkemedelsjournal/hantering
  • Uppgifter om vaccinationer
  • Medgivande om vaccination från vårdnadshavare, måste av juridiska skäl bevaras på papper
  • Mätvärden, gäller tillväxt, hörsel, syn, rygg och blodtryck
  • Olycksfall
  • Remisser
  • Checklistor
  • Inkomna brev, remisser mm från eller avseende eleven
  • Hälsodeklaration
  • Journalkopior som beställs från/till annan vårdgivare
  • Begäran från socialförvaltningen om utlämnande av uppgift
  • Kallelse
  • Egenvårdsbedömning
  • Reversal vid journalhantering

Signering

Varje anteckning i journalen skall innehålla uppgift om vem som svarar för anteckningen. Detta kan ske genom signum. En uppgift i en journalhandling är införd när den är signerad. Signering bör ske i omedelbar anslutning till att anteckningen förs in i journalen.

Signeringslista

Det skall i alla verksamheter där man för journal finnas en lista över personalens signaturer kopplat till namn och befattning. I annat fall skall signering ske med namn och befattning i klartext.

Felaktig anteckning

En felaktig anteckning som är signerad får inte ändras eller göras oläslig. Skall en felaktig uppgift rättas så måste såväl den felaktiga uppgiften som rättelsen återfinnas i journalen. Ex. drag ett streck över den felaktiga anteckningen och skriv felaktig anteckning, därefter skrivs den rättade texten. Av rättelsen ska också framgå när den är gjord och av vem – signeras.

Telefonförfrågan/rådgivning

Samtal som gäller vård och behandling eller uppgift som kan anses få betydelse framöver ska alltid dokumenteras. Dokumentationen skall ske i direkt anslutning till telefonkontakten/rådgivningen och så snart som möjligt tillföras elevhälsojournalen.

Utlämnande av elevhälsojournal

Det skall alltid göras en menprövning vid utlämnande av journal till förälder/ vårdnadshavare, externa hälso- och sjukvårdsinstanser och myndigheter. En vårdnadshavare kan enligt domstolspraxis inte utan samtycke från den andre få del av sekretesskyddade uppgifter avseende ett barn. Inhämtande av samtycke från båda föräldrarna gäller dock främst i fall då det föreligger en vårdnadstvist eller liknande konflikt.

Originaljournal får aldrig lämnas ut till elev, annan företrädare eller annan vårdgivare. Inom kommunens hälso- och sjukvård ska elevhälsojournalen följa eleven. Detta gäller både den digitala journalen och den del som eventuellt fortfarande är på papper. Om kopia lämnas på elevhälsojournalen, ska det dokumenteras i originaljournalen att kopia är utlämnad. Där måste stå vem som lämnat ut journalen och till vem den lämnats. Identiteten på den som journalen lämnas ut till ska styrkas. Om annan än eleven/vårdnadshavare själv begär journalkopia ska det finnas ett medgivande från eleven/vårdnadshavare.

Den som ansvarar för vården ska göra en bedömning enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400 25 kap. 1 §). Sekretess gäller, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan den enskilde eller någon närstående till denne lider men, inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden. Vid tveksamhet kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska eller arkivarie på Sydarkivera.

Då utlämnande ej kan ske

I det fall medicinskt ansvarig sjuksköterska gör bedömningen att utlämnande av kopia på patientjournal inte kan ske ska följande beaktas:

  • Skriftligt svar ska ges till personen som begärt ut handlingen, i vilket det ska framgå varför handlingen inte kan lämnas ut, t.ex. ”att utlämnande av kopia på omvårdnadsjournal kan inte ske pga. av… enligt Offentlighets- och sekretesslagen 25 kap 8 §.”
  • Svaret ska innehålla besvärshänvisning till Kammarrätten i Jönköping.

Utfärdande av intyg

Den som är skyldig att föra elevhälsojournal skall på begäran av eleven/vårdnadshavaren utfärda intyg om vården. Intyget överlämnas till eleven/vårdnadshavaren efter att denne har styrkt sin identitet. Skall intyget översändas till annan än eleven/vårdnadshavaren själv skall skriftligt medgivande från eleven/vårdnadshavare erhållas. Intyget skall utfärdas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter. I elevhälsovårdsjournalen dokumenteras vem som begärt och erhållit intyget. Kopia på intyget läggs i journalen.

Upprättande av elevhälsovårdsjournal i förskoleklass

Det krävs numera inte någon överföring av kopior av BHV-journal från regionen eller annan vårdgivare till skolhälsovården. Skolsköterskan tar i stället del av regionens och övriga vårdgivares anteckningar genom att kommunen är ansluten till NPÖ (Nationell patientöversikt).

Samtycke krävs av vårdnadshavare och samtycket skrivs in i journalen. Samtycket gäller till och med lågstadiets utgång. Därefter behövs ett nytt samtycke från vårdnadshavarna. De medicinska uppgifter som ska överföras till skolhälsovårdsjournalen ska omfatta senaste vaccinationer, längd och viktmätningar, överkänslighet, känd kronisk sjukdom eller funktionshinder.

Överföring av elevhälsovårdsjournal

Patientdatalagen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen med tillämpningsföreskrifter reglerar möjligheterna till direktåtkomst av journaler samt möjligheterna till överföring av elevhälsovårdsjournaler mellan vårdgivare och andra myndigheter. Muntligt eller skriftligt samtycke från vårdnadshavare och/eller elev, beroende på ålder och mognad, krävs enligt Offentlighets- och sekretesslagen i regel vid överföring av elevhälsovårdsjournal och annan medicinsk information mellan olika myndigheter. Undantag finns emellertid. Samtycket skall alltid dokumenteras i journalen. Skriftliga samtycken är att rekommendera.

Enligt Offentlighets- och sekretesslagen hindrar hälso- och sjukvårdssekretessen inte att uppgift lämnas från en myndighet som bedriver hälso- och sjukvård till en annan sådan myndighet i samma kommun. Således kan uppgifter i elevhälsovårdsjournaler fritt överföras mellan kommunala skolor. Kopior av skolhälsovårdsjournal får under förutsättning att samtycke eller sekretessbrytande regel i Offentlighets- och sekretesslagen föreligger överlämnas till:

  • Skolhälsovård vid friskola som inte träffat överenskommelse med kommunens arkivmyndighet.
  • Skolhälsovård vid kommunal skola utanför den egna kommunen
  • Annan myndighet som t.ex. hälso- och sjukvården, socialtjänsten och polisen.
  • Kopior får som huvudregel även överlämnas till elev/vårdnadshavare

Arkivlagen begränsar möjligheterna att överlämna (avhända) allmänna handlingar så som exempelvis elevhälsovårdjournaler i original till annan myndighet. En kommunal myndighet får enligt 15 § Arkivlagen inte avhända sig allmänna handlingar till annan myndighet eller huvudman, utan att det finns stöd i annan lagstiftning eller kommunfullmäktige tagit beslut om avhändande. Pappersjournal i original får överlämnas till:

  • Skolhälsovårdsenheter vid samtliga kommunala skolor inom samma kommun.
  • Skolhälsovård vid friskola inom den egna kommunen, förutsatt att friskolan träffat överenskommelse med arkivmyndigheten för kommunen den finns i och att samtycke finns.
  • Arkivmyndigheten för kommunen


Överföring av journaler när elever flyttar mellan skolor

Det är alltid skolsköterskan i den nya skolan som är ansvarig för att rekvirera elevhälsovårdsjournalen från elevens tidigare skola. Skriftligt samtycke från vårdnadshavare eller elev ska alltid ha inhämtats innan. Hanteras samtycket digitalt ska det bifogas den digitala journalen. Samtyckesblanketter bör skannas till den digitala journalen och sedan förstöras. I de fall pappersjournal används ska samtyckesblanketten bifogas pappersjournalen.

Många journalsystem har idag funktionalitet för överföring av kopia av den digitala journalen till annan kommun eller huvudman. En förutsättning är dock vanligtvis att den kommun eller huvudman till vilken journalen ska överföras har samma journalsystem. Finns överföringsfunktionalitet är det att rekommendera att använda denna för att minska risken för att sekretessbelagd information hamnar på avvägar.

Pappersjournal eller utskrift av den digitala journalen ska alltid skickas med rekommenderad post utanför den egna kommunen. Inom kommunen ska elevhälsovårdsjournaler skickas i speciella sekretesskuvert, som förseglas och därefter stoppas i internkuvert eller i annat kuvert. Det innersta kuvertet ska märkas med ”Till Skolhälsovården - sekretess”.

Arkivering av elevhälsovårdsjournaler

Elevhälsovårdsjournaler bör överlämnas till arkivmyndigheten senast två år efter avslutad skolgång på gymnasiet eller enligt fastställd informationshanteringsplan. Digitala elevhälsovårdsjournaler ska exporteras ut från verksamhetssystemet för att tas omhand av arkivmyndigheten. En del verksamhetssystem har funktion för avställning av information som standardfunktionalitet medan det för andra system krävs att en modul införskaffas för att kunna genomföra exporten.

Elevhälsovårdsjournaler tillhörande elever som avslutar skolgången efter år 9, elever som lämnar grundskolan före år 9, elever som lämnar gymnasiet före år 3, elever som flyttar till annan kommun eller annat land samt elever som avlider ska förvaras på skolan hos skolhälsovården till fem år efter avslutad skolgång. Därefter skall journalen överlämnas till arkivmyndigheten. Pappersjournalen ska vara rensad innan den överlämnas till arkivmyndigheten. Plastfickor och gem ska vara borttagna.

Utskrivningspärm

För skolor som saknar digital journal ska en utskrivningspärm finnas där elever som slutat i skolan antecknas med namn, personnummer, datum samt vart pappersjournalen skickats. För att det ska vara lätt att hitta eleven i listan sorteras eleverna efter personnummer. Uppgifterna i utskrivningspärmen bevaras och skickas till arkivmyndigheten när pärmen är fylld. Skolor som har digital journal behöver ingen utskrivningspärm eftersom den digitala journalen finns kvar och är sökbar. Uppgift om vart pappersjournalen skickats skall alltid dokumenteras i den digitala journalen.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Elektroniska elevhälsojournaler

Elektroniska elevhälsojournaler överförs till arkivmyndigheten efter överenskommelse gjorts. För mer information kontakta Sydarkivera.


Bok.png

Läs mer på sidan:


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning