Arkivreglemente

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Förutom Arkivlagens (SFS 1990:782) och Arkivförordningens (SFS 1991:446) bestämmelser om arkivvård så ger 16 § arkivlagen fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade lokala föreskrif­ter (arkivreglemente) för den egna kommunen eller regionens arkivvård. Arkivreglementet antas av kommun-/regionfullmäktige och gäller för alla myndigheter inom en kommun eller region. Reglementet fastställer hur arkivhanteringen och arkivvården ska organiseras samt tydliggör ansvarsfördelning. Kommuner och landsting bör utforma regle­menten som svarar mot lokala behov och ambitioner.

Arkivreglementet är det styrdokument som ligger till grund för informationshanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning.

Arkivreglementet ska uppdateras vid större förändringar som till exempel förändrad arkivmyndighet eller förändrad ambitionsnivå.

I skriften Vem bestämmer om arkiv i kommunen? som är utgiven av Samrådsgruppen 2015, kan man läsa mer om hur arkivverksamheten kan styras inom kommunal sektor.

Du hittar den här: Vem bestämmer om arkiv?

Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunala bolag

Arkivlagen fr o m 1995 gäller även för kommunala bolag och stiftelser, men arkivreglementen som antas av kommun-/regionfullmäktige blir gällande för kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut - dvs bestämmelser i t ex bolagsordning eller ägardirektiv. Man kan alltså inte enbart anta ett arkivreglemente som säger att detta även ska gälla för kommunala företag, utan man måste följa upp ett sådant beslut genom att i t ex ägardirektivet hänvisa till detta reglemente. Man kan även låta bolagets styrelse fatta beslut om vilka regler och föreskrifter som ska gälla.

Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunalförbund

Tidigare har man utgått ifrån att kommunalförbund upprättar och utfärdar egna föreskrifter om sin arkivvård (de omfattas inte av de arkivreglementen som någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen har). Detta har dock ändras i och med en dom i Högsta förvaltningsdomstolen (mål 3835-12 i högsta förvaltningsdomstolen). Rent konkret innebär detta att föreskrifter om arkiv måste antas av fullmäktige i samtliga ingående parter i kommunalförbundet. Kommunalförbundet är dock i övrigt sin egen arkivmyndighet i den mening att man som en kommun har tillsyn enligt arkivlagen. Inget hindrar att ett kommunalförbund avtalar om råd, stöd och förvaring med arkivfunktionen i en av de kommuner/landsting som är en part i förbundet.

Reglementets delar

Ett arkivreglemente kan innehålla följande delar:

Tillämpningsområde
Var och för vilka arkivreglementet tillämpas.
Myndighetsansvar
Vem eller vilka som ansvarar för vården av arkivet.
Arkivmyndighet
Vem eller vilka arkivmyndigheter som finns och vad de har för ansvar.
Kommunarkiv/Regionarkiv
Beskriver vad arkivet ska göra.
Arkivansvarig, arkivredogörare
Vem eller vilka som är arkivansvariga. Beskriver vem som utser arkivansvarig.
Arkivbeskrivning, arkivförteckning och informationshanteringsplan
Beskriver var och hur dessa styrdokument upprättas. Beskriver dess funktion.
Gallring
Hur får gallring utföras. Vem får besluta om gallring.
Rensning
Hur får rensning utföras. Vem får besluta om rensning.
Beständighet
Hur ska arkivmaterial lagras. Materialval etc.
Förvaring
Hur och var ska arkivhandlingar förvaras.
Utlåning
Hur och till vem får utlåning ske.
Överlämnande av arkiv
Hur och när får överlämning av arkiv ske.
Samråd
Hur och när ska samråd ske med arkivmyndighet.
Giltighet
Hur länge/från när gäller arkivreglementet.
Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning