Arkivreglemente

Förutom Arkivlagens (SFS 1990:782) och Arkivförordningens (SFS 1991:446) bestämmelser om arkivvård så ger 16 § arkivlagen fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade lokala föreskrifter (arkivreglemente) för den egna kommunen eller regionens arkivvård. Arkivreglementet antas av kommun-/regionfullmäktige och gäller för alla myndigheter inom en kommun eller region. Reglementet fastställer hur arkivhanteringen och arkivvården ska organiseras samt tydliggör ansvarsfördelning. Kommuner och landsting bör utforma reglementen som svarar mot lokala behov och ambitioner.

Arkivreglementet är det styrdokument som ligger till grund för informationshanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning.

Arkivreglementet ska uppdateras vid större förändringar som till exempel förändrad arkivmyndighet eller förändrad ambitionsnivå.

I skriften Vem bestämmer om arkiv i kommunen? som är utgiven av Samrådsgruppen 2015, kan man läsa mer om hur arkivverksamheten kan styras inom kommunal sektor.
Du hittar den här: Vem bestämmer om arkiv?

Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunala bolag

Arkivlagen fr o m 1995 gäller även för kommunala bolag och stiftelser, men arkivreglementen som antas av kommun-/regionfullmäktige blir gällande för kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut - dvs bestämmelser i t ex bolagsordning eller ägardirektiv. Man kan alltså inte enbart anta ett arkivreglemente som säger att detta även ska gälla för kommunala företag, utan man måste följa upp ett sådant beslut genom att i t ex ägardirektivet hänvisa till detta reglemente. Man kan även låta bolagets styrelse fatta beslut om vilka regler och föreskrifter som ska gälla.

Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunalförbund

Tidigare har man utgått ifrån att kommunalförbund upprättar och utfärdar egna föreskrifter om sin arkivvård (de omfattas inte av de arkivreglementen som någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen har). Detta har dock ändras i och med en dom i Högsta förvaltningsdomstolen (mål 3835-12 i högsta förvaltningsdomstolen). Rent konkret innebär detta att föreskrifter om arkiv måste antas av fullmäktige i samtliga ingående parter i kommunalförbundet. Kommunalförbundet är dock i övrigt sin egen arkivmyndighet i den mening att man som en kommun har tillsyn enligt arkivlagen. Inget hindrar att ett kommunalförbund avtalar om råd, stöd och förvaring med arkivfunktionen i en av de kommuner/landsting som är en part i förbundet.