Arkivreglemente
Från Sydarkiveras Wiki

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!
Förutom Arkivlagens (SFS 1990:782) och Arkivförordningens (SFS 1991:446) bestämmelser om arkivvård så ger 16 § arkivlagen fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade lokala föreskrifter (arkivreglemente) för den egna kommunen eller regionens arkivvård. Arkivreglementet antas av kommun-/regionfullmäktige och gäller för alla myndigheter inom en kommun eller region. Reglementet fastställer hur arkivhanteringen och arkivvården ska organiseras samt tydliggör ansvarsfördelning. Kommuner och landsting bör utforma reglementen som svarar mot lokala behov och ambitioner.
Arkivreglementet är det styrdokument som ligger till grund för informationshanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning.
Arkivreglementet ska uppdateras vid större förändringar som till exempel förändrad arkivmyndighet eller förändrad ambitionsnivå.
I skriften Vem bestämmer om arkiv i kommunen? som är utgiven av Samrådsgruppen 2015, kan man läsa mer om hur arkivverksamheten kan styras inom kommunal sektor.
Du hittar den här: Vem bestämmer om arkiv?
Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunala bolag
Arkivlagen fr o m 1995 gäller även för kommunala bolag och stiftelser, men arkivreglementen som antas av kommun-/regionfullmäktige blir gällande för kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut - dvs bestämmelser i t ex bolagsordning eller ägardirektiv. Man kan alltså inte enbart anta ett arkivreglemente som säger att detta även ska gälla för kommunala företag, utan man måste följa upp ett sådant beslut genom att i t ex ägardirektivet hänvisa till detta reglemente. Man kan även låta bolagets styrelse fatta beslut om vilka regler och föreskrifter som ska gälla.
Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunalförbund
Tidigare har man utgått ifrån att kommunalförbund upprättar och utfärdar egna föreskrifter om sin arkivvård (de omfattas inte av de arkivreglementen som någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen har). Detta har dock ändras i och med en dom i Högsta förvaltningsdomstolen (mål 3835-12 i högsta förvaltningsdomstolen). Rent konkret innebär detta att föreskrifter om arkiv måste antas av fullmäktige i samtliga ingående parter i kommunalförbundet. Kommunalförbundet är dock i övrigt sin egen arkivmyndighet i den mening att man som en kommun har tillsyn enligt arkivlagen. Inget hindrar att ett kommunalförbund avtalar om råd, stöd och förvaring med arkivfunktionen i en av de kommuner/landsting som är en part i förbundet.
Reglementets delar
Ett arkivreglemente kan innehålla följande delar:
- Tillämpningsområde
- Var och för vilka arkivreglementet tillämpas.
- Myndighetsansvar
- Vem eller vilka som ansvarar för vården av arkivet.
- Arkivmyndighet
- Vem eller vilka arkivmyndigheter som finns och vad de har för ansvar.
- Kommunarkiv/Regionarkiv
- Beskriver vad arkivet ska göra.
- Arkivansvarig, arkivredogörare
- Vem eller vilka som är arkivansvariga. Beskriver vem som utser arkivansvarig.
- Arkivbeskrivning, arkivförteckning och informationshanteringsplan
- Beskriver var och hur dessa styrdokument upprättas. Beskriver dess funktion.
- Gallring
- Hur får gallring utföras. Vem får besluta om gallring.
- Rensning
- Hur får rensning utföras. Vem får besluta om rensning.
- Beständighet
- Hur ska arkivmaterial lagras. Materialval etc.
- Förvaring
- Hur och var ska arkivhandlingar förvaras.
- Utlåning
- Hur och till vem får utlåning ske.
- Överlämnande av arkiv
- Hur och när får överlämning av arkiv ske.
- Samråd
- Hur och när ska samråd ske med arkivmyndighet.
- Giltighet
- Hur länge/från när gäller arkivreglementet.
- Bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och tjänster