Delegationsordning enligt GDPR

Från Sydarkiveras Wiki

Varje kommunal nämnd och styrelse brukar delegera beslutanderätt till förtroendevalda eller tjänstemän för att få en effektiv och snabb beslutsprocess. Förslaget till delegationsordning enligt GDPR föreslås tas in i den samlade delegationsordningen för hela nämnden eller styrelsen.

Det finns regler om beslutsfattande i många lagar och här är ett urval av de viktigaste reglerna som berör beslutsfattande i kommunal verksamhet. Lagregler ändras och därför behöver man vid beslutsfattandet ha tillgång till aktuell lagstiftning. Det kan också finnas lokala styrdokument som påverkar.

Delegationsordning enligt GDPR för DSO-tjänst (PDF)

Allmänna regler för delegation enligt kommunallagen

Enligt 6 kap 37 § kommunallagen får nämnd eller kommunstyrelse uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden.

En nämnd får även uppdra åt en anställd att besluta enligt 7 kap. 5–8 §§.

Beslutanderätten får enligt 6 kap 38 § inte delegeras när det gäller:

  • Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet,
  • Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats,
  • Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt,
  • Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller
  • Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Enligt 6 kap 39 § får en nämnd eller kommunstyrelse uppdra åt ordföranden, eller en annan ledamot som nämnden har utsett, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas.

Nämnden ska besluta i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av uppdrag enligt 37 § ska anmälas till den. Beslut som inte anmäls ska protokollföras särskilt, om beslutet får överklagas enligt bestämmelserna i 13 kap. Sådana beslut som avses i 39 § ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde.

Allmänna regler för beslutsfattande enligt förvaltningslagen

Förvaltningslagen reglerar handläggningen av ärenden hos förvaltningsmyndigheter och även handläggningen hos domstolarna.

Om en annan lag eller en förordning innehåller någon bestämmelse som avviker från förvaltningslagen, tillämpas den bestämmelsen. Förvaltningslagen finns som en bas att stå på om det inte finns särskilt reglerat någon annan stans. Det innebär att förvaltningslagen är underordnad annan lagstiftning.

Vissa regler gäller dock i all verksamhet som en myndighet bedriver och det är reglerna om legalitet, objektivitet, proportionalitet, service, tillgänglighet och samverkan.

Regler om beslutsfattande och överklagbarhet i dataskyddslagstiftningen

Enligt 7 kap. 2 § kompletteringslagen (2018:218) får beslut enligt artiklarna 12.5 och 15–21 i EU:s dataskyddsförordning som har meddelats av en myndighet i egenskap av personuppgiftsansvarig får överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Enligt 7 kap. 5 § kompletteringslagen får andra beslut enligt EU:s dataskyddsförordning eller denna lag än de som avses i 2–4 §§ inte överklagas.

Dokumentation av beslut

Beslut ska dokumenteras enligt 31 § förvaltningslagen enligt följande.

För varje skriftligt beslut ska det finnas en handling som visar:

  • Dagen för beslutet
  • Vad beslutet innehåller
  • Vem eller vilka som har fattat beslutet
  • Vem eller vilka som har varit föredragande
  • Vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Motivering av beslut

Det finns också regler om motivering av beslut enligt 32 § förvaltningslagen enligt följande:

Ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt ska innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt. En sådan motivering ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande.

En motivering får helt eller delvis utelämnas, om:

  • Beslutet gäller anställning av någon.
  • Ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart.
  • Det är nödvändigt med hänsyn till rikets säkerhet, skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden eller något annat jämförbart förhållande.
  • Beslutet gäller meddelande av föreskrifter som avses i 8 kap regerings-formen.

Om motiveringen har utelämnats enligt andra stycket 1, 2 eller 3 ska myndigheten om möjligt ge en motivering i efterhand, om någon enskild begär det och det behövs för att han eller hon ska kunna ta till vara sin rätt.

Hur överklagar man ett beslut?

Enligt 43 § förvaltningslagen ska ett överklagande av ett beslut göras skriftligen till den högre instans som ska pröva överklagandet (överinstansen). Överklagandet ska dock ges in till den myndighet som har meddelat beslutet (beslutsmyndigheten).

I överklagandet ska den som överklagar ange vilket beslut som överklagas och på vilket sätt han eller hon vill att beslutet ska ändras. I 3 och 4 §§ förvaltningsprocesslagen (1971:291) finns ytterligare bestämmelser om vad ett överklagande som ska prövas av allmän förvaltningsdomstol ska innehålla.

Till vilken myndighet överklagas beslut?

Enligt 40 § förvaltningslagen får beslut överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Vilka beslut får överklagas?

Enligt 41 § förvaltningslagen får ett beslut överklagas om beslutet kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt.

Vem får överklaga ett beslut?

Enligt 42 § förvaltningslagen får ett beslut överklagas av den som beslutet angår, om det har gått honom eller henne emot.

Underrättelse av beslut och besvärshänvisning

Vidare finns krav om underrättelse av beslutet och besvärshänvisning till den som beslutet rör enligt 33 § förvaltningslagen

En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska så snart som möjligt underrätta den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart obehövligt.

Om parten får överklaga beslutet ska han eller hon även underrättas om hur det går till. Myndigheten ska samtidigt upplysa parten om avvikande meningar som har antecknats enligt 30 § eller enligt särskilda bestämmelser i någon annan författning. En underrättelse om hur man överklagar ska innehålla information om vilka krav som ställs på överklagandets form och innehåll och vad som gäller i fråga om ingivande och överklagandetid.

Myndigheten bestämmer hur underrättelsen ska ske. En underrättelse ska dock alltid vara skriftlig om en part begär det. Underrättelse får ske genom delgivning.

Överklagandetiden

Enligt 44 § förvaltningslagen ska ett överklagande av ett beslut ha kommit in till beslutsmyndigheten inom tre veckor från den dag då den som överklagar fick del av beslutet genom den myndigheten. Om den som överklagar är en part som företräder det allmänna, ska överklagandet dock ha kommit in inom tre veckor från den dag då beslutet meddelades.

Beslutsmyndighetens åtgärder – Rättidsprövning och avvisning

Enligt 45 § förvaltningslagen ska beslutsmyndigheten pröva om överklagandet har kommit in i rätt tid. Om det har kommit in för sent ska myndigheten besluta att överklagandet inte får tas upp till prövning (avvisning).

Ett överklagande ska dock inte avvisas om:

  1. Förseningen beror på att myndigheten inte har lämnat en korrekt underrättelse om hur man överklagar, eller
  2. Överklagandet har kommit in till överinstansen inom överklagandetiden.

Överlämna överklagandet till överinstans

Enligt 46 § förvaltningslagen ska, om överklagandet inte avvisas, beslutsmyndigheten skyndsamt överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till överinstansen.

Om en myndighet ändrar ett beslut som har överklagats, ska den överlämna även det nya beslutet till överinstansen. Överklagandet ska anses omfatta det nya beslutet.