Diarium och registrering

Från Sydarkiveras Wiki

Ett diarium är ett register över inkomna och upprättade handlingar. Det vill säga allmänna handlingar.

Varför registrering?

Myndigheter registrerar allmänna handlingar för att det ska vara lätt att hitta när någon vill läsa en handling eller få en kopia. Syftet med registrering är att garantera att offentlighetsprincipen fungerar i praktiken. Bestämmelser om registrering finns i Offentlighets- och sekretesslagens 5 kapitel.

Allmänna handlingar ska antingen registreras eller hållas ordnade på ett annat sätt, som gör det lätt att se när handlingen kom in eller upprättades. Det är särskilt viktigt att registrera handlingar med hemliga uppgifter. Annars är det inte möjligt att visa för allmänheten att handlingen finns. Det är en förutsättning för att det ska vara möjligt för någon att begära att få ta del av en allmän handling. Observera att det finns undantag och särskilda registerlagar för till exempel patientjournaler och sociala akter.

Registrering i korthet

  • Vad? Alla allmänna handlingar ska registreras i ett diarium eller ärende- och dokumenthanteringssystem, om det inte finns ett undantag.
  • När? Så snart som möjligt! Senast dagen efter att handlingen kommit in eller upprättats.
  • Var? Handlingar kan registreras i exempelvis diariesystem, ärende- och dokumenthanteringssystem eller manuella diarier. Det är viktigt att vara konsekvent och använda rätt system för registrering.
  • Hur? Skriv tydliga ärendemeningar, ta hänsyn till personlig integritet när du registrerar och var noga med att använda sekretessmarkering när det behövs.
  • Vem? De flesta nämnder och bolag har en registrator som sköter diariet. Det förekommer också att handläggare registrerar sina egna ärenden.


Tänk på att! Det är viktigt att komma ihåg att handlingar ska hanteras konsekvent. Anvisningar för hur olika typer av handlingar ska hanteras dokumenteras i informationshanteringsplanen.

Diarieplan eller Klassificeringsstruktur

En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Tidigare har myndigheternas handlingar klassificerats och redovisats utifrån deras yttre form eller funktion, t.ex. protokoll, register, ritningar etc.

Med det nya sättet att redovisa klassificeras handlingarna istället efter verksamhetsområden och processer vilket tydliggör deras samband med verksamheten. Klassificeringsstrukturen är en strukturerad redovisning av myndighetens processer och verksamhetsområden. Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid ärenderegistrering för att uppnå öppenhet och effektivitet i ärendehanteringen.

Sydarkivera har tillsammans med kommuner i södra Sverige tagit fram en klassificeringsstruktur som ska gälla för förbundsmedlemmarna om man vill gå över till det nya sättet att redovisa handlingar. Klassificerings-strukturen kallas VERKSAM och förvaltas av Sydarkivera.

Kort historik

I de första diarierna skrev man in handlingar i kronologisk ordning i en bok eller liggare. Senare kom kortdiarier, där kort sorterades i 2-3 olika sökordningar (kronologiskt och alfabetiskt efter ämne eller avsändare/mottagare). De äldre diarierna finns hos kommunarkiv/centralarkiv. Datoriserade diarier med sök- och rapportfunktioner började användas i kommunerna i slutet av 1980-talet.

De registrerade handlingarna har förvarats på olika sätt. Tidigare var det vanligt att binda in inkomna och upprättade handlingar. Senare förvarades handlingar i särskilda aktsystem sorterade i diarienummerordning eller efter objekt (till exempel fastighet). In på 2000-talet började allt fler kommuner skanna handlingar och lägga in i systemen. Man började också skriva dokument i dokument-mallar och diarierna blev ärende- och dokumenthanteringssystem.

Att göra

  • Ta reda på vilket system som ska användas för att registrera allmänna handlingar. Tips! Fråga registrator/nämndsekreterare eller den centrala arkivfunktionen.
  • Ta reda på om förvandlingen har en uppdaterad informationshanteringsplan med uppgifter om vilka handlingstyper som ska registreras eller ej. Läs mer på sidan Informationshanteringsplan.
  • Ta reda på om kommunen eller regionen centralt har riktlinjer eller instruktioner för registrering/diarieföring och posthantering.