Distribution av hemlig handling

Från Sydarkiveras Wiki

Uppgifter.png

För att en säkerhetsskyddsklassad handling oavsett om det är original, kopia eller utdrag ska kunna lämnas till en handläggare så måste uppgift om behörigheten antecknas i en liggare som visar vilka handläggare/övriga anställda som är behöriga att ta del av informationen i en säkerhetsskyddsklassad handling. Listan över vilken personal som är behörig att ta del av säkerhetsskyddsklassad information kallas distributionslista.

Roller

Följande roller är iblandade i distribution av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar:

Registrator: Ansvarar för kopiering och överlämning av säkerhetsskyddsklassificerad handling till handläggare samt uppdaterar liggare. Ansvarar för upprättade handlingar, diarieför och uppdaterar liggare samt skickar iväg extern post. Ska säkerställa handläggares behörighet att ta del av säkerhetsskyddsklassificerade handling innan distribution.

OBS! Registrator gör första bedömningen av vem handlingen ska till. Står det tydligt på handlingen vem som ska ta del av den så är det den personen som ska ha den och ingen annan får ta del av handlingen utan att det finns beslut om detta. Det är alltså inte så att man bara för att man har tjänst inom säkerhet så innebär det att man får ta del av samtliga hemliga handlingar utan endast när handlingen berör ens arbetsuppgifter är det tillåtet. Om mottagare saknas kan registrator fråga säkerhetsansvarig vem som bör ha handlingen men det innebär inte att den säkerhetsansvarige ska läsa hela handlingen för att göra en bedömning mer än i undantagsfall.

Handläggare: Ansvarig handläggare mottar handling och ansvarar för förvaring. Överlämnar upprättade handlingar som säkerhetsskyddsklassats till registrator för registrering och expediering.

Personalansvarig chef: Ansvarar för att säkerhetsklassade handläggare förs upp på förteckningen över säkerhetsklassad/behörig personal.

Instruktion

Utlämnande av säkerhetsskyddsklassificerad handling

Registrator ska innan överlämnande av säkerhetsskyddsklassificerad till handläggare, säkerställa handläggarens behörighet mot distributionslistan över säkerhetsklassad handläggare/personal och tillse att de får ta del av säkerhetsskyddsklassificerad handling. Kontrollera även att handläggaren har behörighet att ta del av verksamhetsområdet som det gäller. Behörighet kan för handläggare gälla endast vissa typer av handlingar för att de ska kunna utföra sitt arbete.

Det innebär att de inte får ta del av övriga säkerhetsskyddsklassificerade handlingar inom andra verksamhetsområden än de är behöriga till. Varje gång en hemlig handling lämnas ut till handläggare ska detta dokumenteras i det hemliga diariet

Kopiering av säkerhetsskyddsklassificerad handling

I normalfallet är det originalet av den säkerhetsskyddsklassificerade handlingen som lånas ut till behörig handläggare. Används den inte ska den vara inlåst i säkerhetsskåpet. Om handlingen behöver kopieras ansvarar registrator för att detta görs. Registratorn ska även säkerställa att exemplarhanteringen dokumenteras i det hemliga diariet. Om man inte registrerar varje kopia i hemliga diariet så blir det en svartkopia, vilket innebär att myndigheten inte har kontroll över handlingarna. Svartkopior minskar skyddseffekten av att hanteringen av övriga exemplar är spårbar. En förlust av en svartkopia kan inte uppmärksammas i en inventering av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar då uppgift om kopian (exemplaret) saknas i registret över myndighetens säkerhetsklassificerade handlingar.

Förvaring av säkerhetsklassificerade handlingar

Arbetar man inte aktivt med en säkerhetsskyddsklassificerade handling ska den vara inlåst enligt förvaringsreglerna. Det är inte tillåtet att lämna kvar hemliga handlingar i arbetsrummet. Den som ansvarar för en säkerhetsskyddsklassificerad handling måste hela tiden ha uppsyn över den om den inte förvaras enligt de säkerhetsregler som finns.

Vid problem

Om registratorn får problem när det gäller distributionen av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar, det kan gälla handläggare eller chefer som inte följer de rutiner som finns, så ska detta anmälas direkt till säkerhetsskyddschefen. Det är viktigt att man direkt anmäler om någon frångår rutinerna, för rutiner ska följas.

Bilaga

OBS! Använd gärna VerkSAM Diarium/VerkSAM Plan för att märka upp vilka verksamhetsområden handläggaren är behörig att ta del av. Det ska även finnas en signatur från personalansvarig chef där det är bestämt vilken behörighet handläggaren har.