Informationshanteringsplan

Från Sydarkiveras Wiki

Kom igång!

Filmen ger en övergripande introduktion till vad en informationshanteringsplan är och hur den kan användas för att säkerställa en mer rättssäker och effektiv förvaltning.

Varför informationshanteringsplan?

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan.

Det är viktigt att planera dokumenthanteringen så att det går att hitta och läsa informationen under hela den tid som den ska bevaras. Viss information ska bevaras för framtiden, och det kräver särskilt omsorgsfull planering.

Genom att upprätta en informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar. Detta är ett viktigt komplement till myndighetens arkivbeskrivning. Informationshanteringsplanen fungerar även som systematisk förteckning av de arkiv som förvaras ute i verksamheten.

I Informationshanteringsplanerna beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Beslut om gallring är en förutsättning för att du ska få gallra (förstöra) allmänna handlingar.

Kärt barn har många namn! Dokumenthanteringsplan, dokumentplan, informationsplan, gallringsplan, dokument- och gallringsplan är några av de benämningar som kan användas istället för informationshanteringsplan.

Vad är en informationshanteringsplan?

Informationshanteringsplanen är ett register över alla allmänna handlingar som förekommer i verksamheten så väl analoga och digitala. Nyttan med planen är att medarbetarna lätt ska kunna hitta ”sina” handlingar och hur de ska hanteras. Planen beskriver var handlingar förekommer och styr hur myndighetens allmänna handlingar hanteras.

Informationshanteringsplanen är ett levande styrdokument som ska användas och uppdateras när förändringar sker i organisationen, när man byter verksamhetssystem eller då nya handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn.

Upprätta en informationshanteringsplan

Det finns många sätt att arbeta fram och skapa en plan på, men den ska alltid utgå från verksamheten där den upprättas och det viktigaste är att det tydligt framgår hur handlingarna ska hanteras.

Det är lämpligt att informationshanteringplanen utgår från de processer som finns. Detta för att planen inte ska behöva göras om varje gång organisationen förändras. Informationshanteringsplanen ska hållas aktuell.

Det är typer av handlingar som ska beskrivas i informationsplanen, till exempel ”hyresavtal” eller ”ledningsgruppens protokoll”. Ärendetyper beskrivs i diarie- eller klassificeringsplanen.

Har förvaltningen genomfört, eller planerar att genomföra, processkartläggningar så är det bra att utgå från dessa för att ta reda på vilka dokument som finns i verksamheternas olika processer. Ett annat sätt är att skicka ut inventeringsblanketter till anställda eller helt enkelt gå runt och fråga vilka handlingar som hanteras ute i organisationen.

Sydarkivera har utarbetat en generell mall för en verksamhetsbaserad informationsplan, VerkSAM Plan. Den är organisationsoberoende och kan gärna användas som ett stöd i arbetet med att ta fram eller uppdatera myndighetens informationsplan.

Planen ska antas i nämnd eller styrelse efter samråd med kommunarkivet. Planen måste följa arkivlagen och andra lagar som sätter ramar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Om verksamheten tar gallringsbeslut som skiljer sig från VerkSAM Plan ska detta ske i samråd med Sydarkivera.

Elektroniska handlingar

I informationsplanen ska det ingå uppgifter även om hur elektroniska handlingar hanteras. När det gäller färdiga elektroniska handlingar (e-post, word-dokument, bilder) finns det vanligtvis motsvarigheter i traditionella pappershandlingar.

Förutom dessa handlingar ska det också framgå vilka informationsmängder/ typer uppgifter som finns i olika it-system och vilka sammanställningsmöjligheter myndigheten har eller har haft. Det är inte tillåtet att rensa databaser av tekniska eller praktiska skäl om det inte finns gallringsbeslut. I viss lagstiftning finns tvingande gallring (till exempel för socialtjänsten) och då är det lika viktigt att gallra uppgifter i databasen som i pappersakter. Det är också viktigt att veta vilka uppgifter och sökmöjligheter som är viktiga att bevara, om databasens innehåll påverkas av tekniska uppgraderingar eller konverteringar mellan olika IT-system.

Exempel på digitala handlingar som ska finnas med i informationshanteringsplanen:

  • Typer av formulär (blanketter, utskrifter, skärmbilder och liknande)
  • Rapporter som ofta används
  • Register (adressregister eller andra hjälpregister)
  • Typer av data som regelbundet hämtas från eller skickas till andra system

Att göra lista:

  • Kontrollera om det finns en aktuell informationshanteringsplan. Tips! Fråga registrator/nämndsekreterare eller den centrala arkivfunktionen.
  • Behöver arkivbeskrivningen uppdateras? Gå med i nätverket VerkSAM Plan på Yammer.
  • Samla in underlag och sammanställ uppgifter i mallen.
  • Behöver du mer hjälp? Kontakta din centrala arkivfunktion eller Sydarkivera (endast förbundsmedlemmar).
  • Skicka utkastet till Sydarkivera för godkännande (gäller för organisationer som har Sydarkivera som arkivmyndighet).
  • Ta upp informationshanteringsplanen i nämnd eller styrelse för att besluta om gallring. Det står i arkivreglementet vilken instans som ska besluta om gallring.
  • Skicka en kopia (gärna elektroniskt) till Sydarkivera.

Kontaktuppgifter till oss på Sydarkivera finns på Sydarkiveras hemsida

Under arbetet är du alltid välkommen att kontakta Sydarkiveras råd- och stödfunktion för rådgivning eller för diskussioner kring eventuella oklarheter.