Kvittering av hemlig handling

Från Sydarkiveras Wiki

Roller

Registrator: Ansvarar för att kvitteringslista finns fäst ovanpå den hemliga handlingen. Säkerställa att mottagande och ansvarig handläggare kvitterar handlingen.

Handläggare: Ansvar för att kvittera kvitteringslistan. Handläggaren ansvarar även från och med kvitteringen för handlingen och säkerställer att den förvaras rätt.

Instruktion

Bock röd.png

Säkerhetsskyddsklassade handlingar, det vill säga hemliga handlingar, ska kvitteras av mottagande handläggare. Till det används en kvitteringslista som medföljer den hemliga handlingen. Kvitteringslistan ska häftas fast vid den hemliga handlingen.

Handläggaren som hämtar ut den hemliga handlingen kvitterar på kvitteringslistan genom att signera och skriva namnförtydligande samt det datum som handlingen hämtas ut.

Vilka som tagit del av uppgifter ur en hemlig handling ska vara dokumenterade i kvitteringslistan. Andra handläggare som tar del av handlingen ska kvittera på kvitteringslistan och det är den ansvarige handläggaren som ansvarar för att andra handläggare är behöriga att ta del av hemliga handlingen. Innan man låter en annan person ta del av en hemlig handling ska man alltså tillse att den personen är behörig att göra detta.

Tänk på att kvittering också kan ske genom muntlig överföring av uppgifter och visning av uppgifter i mötessammanhang. Vid dragningar av ärende där hemliga uppgifter föredras muntligt eller via presentation skall alltså samtliga deltagande åhörare kvittera att de tagit del av uppgifter ur handlingen.

Om inte kvittering sker har verksamheten tappat kontrollen över handlingen och det ska anmälas till säkerhetsskyddschef.

Bilaga

Kvitteringslistan ska medfölja hemlig handling när en handläggare övertar ansvaret för den.