Planerad tillsyn

Från Sydarkiveras Wiki

Vad är en arkivinspektion?

Tanken med en arkivinspektion är att få en inblick i hur verksamheten fungerar men också se vad myndigheten kan behöva hjälp med för att utveckla sin verksamhet på bästa sätt.

Arkivinspektionen har fokus på myndighetens arkivorganisation, förvaltningens dokument- och ärendehantering och hantering/skydd av arkivhandlingarna. En inspektion genomförs av den centrala förvaltningens arkivlokal. Sydarkivera ställer frågor utifrån ett standardiserat frågeformulär som skickas ut inför mötet.

Det finns möjlighet att boka andra möten i anslutning till tillsynsbesöket om det är några andra frågor om arkiv och informationshantering som behöver tas upp.

Förberedelser

Vid besöket skall följande dokument finnas tillgängliga (om de finns):

  • Arkivbeskrivning
  • Arkivförteckning (om nämnden/bolaget har en egen arkivförteckning)
  • Informationshanteringsplan
  • Systemförteckning (om denna inte ingår i arkivbeskrivningen)
  • Registerförteckning
  • Processbeskrivningar
  • Lathundar för verksamhetens dokumenthantering
  • Organisationsbeskrivning (om den inte ingår i arkivbeskrivningen)

Hur går det till?

Dagen startar med en informationsträff centralt på förvaltningen om inte annat bestämts. Deltagarna får information om vad som händer hos Sydarkivera under året och vad som berör de aktuella verksamhetsområdena. Vi går igenom status när det gäller digitala arkivleveranser och förvaltningen/ förvaltningarnas behov. Det finns också möjlighet för deltagarna att framföra synpunkter och önskemål när det gäller Sydarkiveras verksamhet.

Det är önskvärt att det deltar representanter från samtliga verksamhetsområden vid informationsträffen.

Efter besöket skickas ett utkast till förvaltningen/förvaltningarna för komplettering. Därefter skickar Sydarkivera ut tillsynsrapporten och en åtgärdsplan till ansvarig nämnd, kommunens revisorer samt till arkivmyndigheten. En gemensam rapport sammanställs i slutet av året och redovisas för förbundsstyrelsen.

Om det under tillsynsbesöket framkommer behov av vidare uppföljning kan förvaltningen begära en händelsestyrd tillsyn.

Läs mer om det här: Händelsestyrd tillsyn.

Deltagare

Följande roller bör vara närvarande vid besöket:

  • Arkivansvarig/förvaltningschef/verksamhetschef
  • Arkivsamordnare/arkivombud
  • Registrator
  • IT-samordnare
  • Systemförvaltare/systemansvarig
  • Verksamhetsutvecklare
  • Informationssäkerhetsansvarig

Det är även önskvärt att följande roller närvarar:

  • Representant för lokal arkivfunktion (arkivarie/arkivföreståndare eller kontaktperson)
  • Ledamot eller ersättare i Sydarkiveras förbundsfullmäktige

Alla behöver inte vara närvarande hela tiden, men det är bra om representanter för de olika funktionerna finns med under åtminstone den första informationsträffen. Vissa funktioner behöver vara närvarande under hela inspektionen.