Verksamhetsförändring

Från Sydarkiveras Wiki

Varje myndighet är skyldig att beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras. Samråd bör då ske med arkivmyndighet. Bestämmelserna finns i arkivförordningen 6 §. Det kan också finnas bestämmelser i kommunens arkivreglemente.

Länk till arkivförordningen: SFS 1991:446

Ändrade arbetssätt och omorganisationer

Organisationskarta.png

I samband med organisationsförändringar är det viktigt att tänka på arkivet. Allmänna handlingar kan inte utan vidare överlämnas mellan myndigheter. Det är viktigt att ta ställning till om den upphörda myndighetens handlingar ska överlämnas till arkivmyndigheten eller följa med till den nya organisationen. Det är lämpligt att fatta ett formellt beslut, så att det går att följa var informationen finns. Ska handlingar lämnas över till en myndighet utanför kommunen måste det finnas stöd i lag eller särskilt beslut i fullmäktige.

Även nya arbetssätt kan påverka arkivet. Ett särskilt viktigt tillfälle att tänka på arkivet är det om förvaltningen ska införa ett nytt IT-system. Systemen ska fungera i verksamheten och den tekniska miljön. men de måste dessutom uppfylla krav på registrering av allmänna handlingar, rensning, gallring, förvaring och bevarande.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:

Kontakta alltid Sydarkivera i samband med större omorganisationer och införande av nya system.

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning