Skillnad mellan versioner av "Digitala arkivleveranser"

Från Sydarkiveras Wiki

 
(4 mellanliggande versioner av 2 användare visas inte)
Rad 2: Rad 2:
 
{{WIP}}
 
{{WIP}}
  
==Leveranstyper==
+
==Översikt Digitala arkivleveranser==
  
* [[Journaler och akter]]
+
Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter. I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.
* [[Register och databaser]]
 
* [[Mappar och filer]]
 
* [[Fotografier och bilder]]
 
* [[Ljud och rörlig bild]]
 
* [[Webbarkivering]]
 
* [[Äldre digitalt material]]
 
* [[Ärende- och dokumenthantering]]
 
  
==Oplanerade arkivleveranser==
+
[[File:Digitala_arkivleveranser.JPG|800px]]
  
 
==Övergripande planering==
 
==Övergripande planering==
 
Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter.
 
 
I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.
 
 
[[File:Digitala_arkivleveranser.JPG|800px]]
 
  
 
===Prioritera arkivleveranser===
 
===Prioritera arkivleveranser===
Rad 35: Rad 22:
  
 
Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.
 
Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.
Läs mer om de olika stegen som ingår i [[Leveransutredning]]
+
Läs mer om de olika stegen som ingår i [[Leveransutredning]].
  
 
{{Läsmer|Prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser|Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser|Systeminventering|Leveransutredning}}
 
{{Läsmer|Prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser|Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser|Systeminventering|Leveransutredning}}
  
 
==Handlägga digitala arkivleveranser==
 
==Handlägga digitala arkivleveranser==
 +
 
===Specificera===
 
===Specificera===
Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Leveransöverenskommelsen specificerar saker som uttag, informationssäkerhet gallring, leverans och transport, kontroller, utlämnande med mera. Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen. Ett leveransgodkännande avslutar processen.  
+
Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Leveransöverenskommelsen specificerar saker som uttag, informationssäkerhet gallring, leverans och transport, kontroller, utlämnande med mera.  
  
 
===Överföra===
 
===Överföra===
Rad 49: Rad 37:
  
 
===Kontrollera===
 
===Kontrollera===
 +
Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen. 
  
 
===Godkänna===
 
===Godkänna===
 +
Ett leveransgodkännande avslutar processen. Leveransgodkännandet skickas till berörd förbundsmedlem.
 +
 +
==Leveranstyper==
 +
 +
* [[Journaler och akter]]
 +
* [[Register och databaser]]
 +
* [[Mappar och filer]]
 +
* [[Fotografier och bilder]]
 +
* [[Ljud och rörlig bild]]
 +
* [[Webbarkivering]]
 +
* [[Äldre digitalt material]]
 +
* [[Ärende- och dokumenthantering]]
 +
 +
==Oplanerade arkivleveranser==
 +
Ibland händer det att oplanerade arkivleveranser måste göras. Det kan till exempel bero på att ett system måste avvecklas med kort varsel eller att det finns risk att information går förlorad om inget görs direkt.
  
  

Nuvarande version från 28 maj 2021 kl. 12.07

Digitala arkivleveranser.png
Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Översikt Digitala arkivleveranser

Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter. I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.

Digitala arkivleveranser.JPG

Övergripande planering

Prioritera arkivleveranser

Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar. Sydarkiveras förbundsfullmäktige har beslutat om prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser. Beslut om prioritering finns i Sydarkiveras Handlingsprogram.

Inventera system

För att Sydarkivera ska kunna hantera och prioritera kommande arkivleveranser till bevarandeplattformen på ett effektivt sätt inventeras system som finns hos förbundsmedlemmarna. Övergripande systeminventering genomförs i samband med att en förbundsmedlem ansluter till Sydarkivera. Inventeringarna ger oss svar på vilka system som används hos förbundsmedlemmarna, vilka som inte används samt i vilka system likartade informationstyper finns. I samband med de årliga systeminventeringarna som hittills genomförts har Sydarkivera dokumenterat projekten i systeminventeringsrapporter för respektive år.

Besluta om inriktning

Förbundsstyrelsen fattar inriktningsbeslut när det gäller prioritering av digitala arkivleveranser. Inriktningsbesluten gäller för alla Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Samråd sker med förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner, kontaktpersoner eller andra relevanta nätverk för intressenter eller verksamhetsområden. Inriktningsbeslutet är startpunkt för leveransutredningar som planeras och genomförs tillsammans med förbundsmedlemmarna.

Utreda arkivleveranser

Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande. Läs mer om de olika stegen som ingår i Leveransutredning.



Handlägga digitala arkivleveranser

Specificera

Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Leveransöverenskommelsen specificerar saker som uttag, informationssäkerhet gallring, leverans och transport, kontroller, utlämnande med mera.

Överföra

Boka leverans/överföring. Metod beroende på säkerhetsnivå. Kvittens överföring.

Sekretess

Kontrollera

Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen.

Godkänna

Ett leveransgodkännande avslutar processen. Leveransgodkännandet skickas till berörd förbundsmedlem.

Leveranstyper

Oplanerade arkivleveranser

Ibland händer det att oplanerade arkivleveranser måste göras. Det kan till exempel bero på att ett system måste avvecklas med kort varsel eller att det finns risk att information går förlorad om inget görs direkt.


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Praktiskt arbete i arkivet

Systemförvaltning

Verktyg och tjänster

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning