Förvaltning av system

Från Sydarkiveras Wiki

Version från den 7 december 2019 kl. 12.25 av Elin (diskussion | bidrag) (Skapade sidan med 'Den här sidan handlar om systemförvaltning. Perspektivet är framförallt informationssystem och informationsförvaltning. För en fungerande systemförvaltning är det vikt...')
(skillnad) ← Äldre version | Nuvarande version (skillnad) | Nyare version → (skillnad)

Den här sidan handlar om systemförvaltning. Perspektivet är framförallt informationssystem och informationsförvaltning. För en fungerande systemförvaltning är det viktigt att tänka på att systemförvaltning inte bara handlar om it. Det behövs både verksamhetskunskap och kunskap om informationssystem och informationshantering för att det ska bli bra. Texten utgår både från praktisk erfarenhet och baseras på välkända modeller som pm3 och Itm5 (där processerna följer de som finns i ITIL).

Systemtänkande handlar om att se helheten

I sin enklaste form kan man definiera systemtänkande som ett sätt att se på en organisation som helhet. Systemet behöver utformas för att passa de identifierade målgruppernas behov. Till exempel olika användargrupper som chef, registrator eller handläggare. När det gäller informationssystem som lagrar allmän information (läs mer om allmän handling) behöver man också tänka på medborgare som vill ha insyn i myndigheternas verksamhet och på forskare som behöver data för sitt arbete.

Utmaningar med att övergå till förvaltning

När upphandling och införande är klart är det inte helt ovanligt att kunden är missnöjd med det som levererats. Det finns mycket som leverantörerna kan göra bättre, men det är viktigt att inse att kunden inte får ett bättre systemstöd än det som kunden förmår att beskriva i kravunderlaget. Hur bra ett införande lyckas beror till stor del på hur verksamheten och organisation som ska förvalta systemet lyckas, inte på själva valet av systemstöd.

Det faktum att det är människor som ska utföra olika uppgifter som har med systemförvaltning att göra är lätt att glömma bort. Det kan innebära kommunikationssvårigheter och att uppgifter faller mellan stolarna. Samverkan mellan olika kompetenser är viktigt för att lyckas, men det kan samtidigt vara svårt att samarbeta och skapa samsyn. När man kommer till skarp drift och ska börja arbeta med systemförvaltning tar ofta orken slut. Därför gäller det att rusta sig för detta i ett tidigt skede i ett projektet för att byta systemstöd.

Nyttan med en bra förvaltningsorganisation

Nyttan med ett it-system kan inte mätas och värderas förrän det börjar användas. Det vill säga, när it-systemet är anskaffat och projektet har övergått till en förvaltningssituation. I förvaltningssituationen används it-systemen och måste vid upprepade tillfällen ändras i takt med den verksamhet som stöds. För att kunna organisera systemförvaltningsarbetet är det nödvändigt att förstå vad som behöver göras och göra det möjligt att styra verksamheten förknippad med systemförvaltning.

Förvaltningsverksamhet

Förvaltningen är det som görs och en förvaltningsorganisation måste bemannas med personer för att fungera. Det finns två olika saker som behöver göras i en förvaltningsorganisation. Det ena är vidmakthållande; att rätta fel, ge stöd till användare och se till att den dagliga driften och underhållet fungerar. Det andra är vidareutveckling som handlar om att göra anpassningar och förbättringar. Detta kan också handla om att man måste städa upp efter misslyckanden.

Förvaltningsverksamhet är det som görs inom ramen för förvaltning. Alltså det arbete som görs i en förvaltningssituation. Det finns olika delar av förvaltningsverksamheten att tänka på. Med förvaltningsstyrning menas åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Ändringshantering handlar om att genomföra åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Syftet är att förvaltningsobjektet ska vara korrekt och aktuellt. Användarstöd handlar om de aktiviteter och åtgärder som görs i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Daglig drift och underhåll handlar om åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och it-system i syfte att göra it-systemet tillgängligt för användarna.

Målet med systemförvaltning är:

  • Kostnadseffektivt för verksamheten
  • Ökad nytta och bättre avkastning på genomförda investeringar
  • Ökad kompetens och behovsstyrd utveckling
  • Användare nöjda med verksamhetsstöd
  • Stabil drift och hög tillgänglighet

Syftet är att genom ett tydligt förvaltningsuppdrag på ett effektivt sätt säkerställa att det vi ska förvalta får avsedd nytta för verksamheten.

Att lyckas med systemförvaltning

Peder Brandt, Dataföreningen, har skrivit en rapport som är en sammanställning av en enkät som skickades ut till de 200 största företagen och organisationerna i Sverige i maj 2012. Den generella frågeställningen var: ”hur de bedriver systemförvaltning”. En av frågeställningarna var: ”vad krävs för att lyckas med systemförvaltningsarbetet (vilka situationsfaktorer är viktigast och grad av uppfyllande)”. (Peder Brandt, Hur bedriver man systemförvaltning idag, Stockholm 2012)

I listan finns en sammanställning av de 10 viktigaste faktorerna med högsta betyg för att lyckas:

  1. Kunskap om verksamhetens behov
  2. Respekt och erkännande från företagsledningen
  3. Definierat leverantörs/ägarförhållande
  4. Tillgång till kompetent personal
  5. Välskrivna och accepterade servicenivå avtal (SLA Service Level Agreement)
  6. Goda ledare för förvaltningsarbetet
  7. Gruppsammanhållning och trevligt arbetsklimat
  8. Etablerad och fungerande förvaltningsmodell
  9. Strategi för systemförvaltning
  10. Fungerande bemanningsplanering