Skillnad mellan versioner av "Informationsöverföring"

Från Sydarkiveras Wiki

 
(2 mellanliggande versioner av samma användare visas inte)
Rad 10: Rad 10:
  
 
== Gemensamma specifikationer ==
 
== Gemensamma specifikationer ==
Ett gemensamt sätt att strukturera information för överföring mellan system behövs för att det ska bli enklare och säkrare på sikt. Det gemensamma sättet att strukturera information beskrivs i specifikationer. Specifikationerna som arbetas fram ska vara baserade på standarder och uppfylla minsta gemensamma nämnare, samtidigt som de möjliggör lokala anpassningar. Det ska inte vara olika specifikationer beroende på var informationen befinner sig i sin livscykel utan samma specifikationer används hela tiden. Informationsöverföring handlar inte bara om standardisering, utan även om att ta fram profiler av standarder och utbytesformat som går att implementera i verksamhetssystemen.
+
Ett gemensamt sätt att strukturera information för överföring mellan system behövs för att det ska bli enklare och säkrare på sikt. Det gemensamma sättet att strukturera information beskrivs i specifikationer. Specifikationerna som arbetas fram ska vara baserade på standarder och uppfylla minsta gemensamma nämnare för den offentliga förvaltningen, samtidigt som de möjliggör lokala anpassningar. Det ska inte vara olika specifikationer beroende på var informationen befinner sig i sin livscykel utan samma specifikationer används hela tiden. Informationsöverföring handlar inte bara om standardisering, utan även om att ta fram profiler av standarder och utbytesformat som går att implementera i verksamhetssystemen.
  
 
== Arbetet med FGS ==
 
== Arbetet med FGS ==
 
I Sverige har arbetet med gemensamma specifikationer för den offentliga förvaltningen pågått sedan 2014. Vid svenska Riksarkivet finns en FGS-funktion. Funktionen arbetar med att hantera FörvaltningsGemensamma Specifikationer (FGS) för hela den offentliga förvaltningen. Sydarkivera har sedan starten 2015 identifierat gemensamma specifikationer som en viktig möjliggörare för att realisera förväntade nyttor med gemensam arkivorganisation och gemensamt arkivsystem för samverkande kommuner. I Sydarkiveras handlingsprogram, beslutat av förbundsfullmäktige, finns uppdraget att delta i initiativ för att stödja framtagande av FGS:er.   
 
I Sverige har arbetet med gemensamma specifikationer för den offentliga förvaltningen pågått sedan 2014. Vid svenska Riksarkivet finns en FGS-funktion. Funktionen arbetar med att hantera FörvaltningsGemensamma Specifikationer (FGS) för hela den offentliga förvaltningen. Sydarkivera har sedan starten 2015 identifierat gemensamma specifikationer som en viktig möjliggörare för att realisera förväntade nyttor med gemensam arkivorganisation och gemensamt arkivsystem för samverkande kommuner. I Sydarkiveras handlingsprogram, beslutat av förbundsfullmäktige, finns uppdraget att delta i initiativ för att stödja framtagande av FGS:er.   
  
Inom EU finns en satsning som kallas The Digital Single Market som syftar till att underlätta för alla aktörer att dela både kod och specifikationer inom tio olika områden grupperade i byggnadsblock. Den 7:e december 2018 lanserades byggnadsblocket för eArchiving. Byggnadsblocket eArchiving använder specifikationer som bygger på samma principer och standarder som de av Riksarkivet publicerade FörvaltningsGemensamma Specifikationerna (FGS). Arbetet med specifikationer och framförallt utökning av antalet specifikationer inom byggnadsblocket eArchiving kommer att fortsätta.  
+
Inom EU finns en satsning som kallas The Digital Single Market som syftar till att underlätta för alla aktörer att dela både kod och specifikationer inom tio olika områden grupperade i byggnadsblock. Den 7:e december 2018 lanserades byggnadsblocket för eArchiving. Byggnadsblocket eArchiving använder specifikationer som bygger på samma principer och standarder som de av Riksarkivet publicerade FörvaltningsGemensamma Specifikationerna (FGS). Specifikationerna delas in i två olika typer; Common Specifications (CS) som beskriver paketen som överförs och Content Information Type Specifications (CITS) som beskriver informationen som överförs i paketet. Arbetet med specifikationer och framförallt utökning av antalet specifikationer inom byggnadsblocket eArchiving kommer att fortsätta.  
  
 
Specifikationer, oberoende av det är en FGS eller CS/CITS är baserade på standarder, vilket är nyckeln för att kunna garantera att Sydarkivera ska kunna bevara förbundsmedlemmarnas information såväl som för alla andra offentliga aktörer. Skillnaden mellan FGS och CS/CITS kan beskrivas som att på europanivån är antalet minsta gemensamma nämnare och obligatoriska fält mindre än på svensk nivå. Det innebär att en anpassning till svenska förhållanden är önskvärd men inte nödvändig.  
 
Specifikationer, oberoende av det är en FGS eller CS/CITS är baserade på standarder, vilket är nyckeln för att kunna garantera att Sydarkivera ska kunna bevara förbundsmedlemmarnas information såväl som för alla andra offentliga aktörer. Skillnaden mellan FGS och CS/CITS kan beskrivas som att på europanivån är antalet minsta gemensamma nämnare och obligatoriska fält mindre än på svensk nivå. Det innebär att en anpassning till svenska förhållanden är önskvärd men inte nödvändig.  
  
För att sprida kännedom om arbetet och nå en bredare förståelse om FGS har den ansvariga avdelningen på Riksarkivet hållit ett antal en-dagars utbildningar till självkostnadspris. Personer från flera olika områden, från arkivarier till systemutvecklare, var inbjudna. Syftet var att skapa bättre diskussioner och förståelse mellan yrkesområdena. Under utbildningarna rekommenderades deltagare att interagera med föreläsarna. Filmerna innehåller många kommentarer och frågor med olika perspektiv och infallsvinklar. (Alla deltagare har gått med på att bli filmade!)
+
För att sprida kännedom om arbetet och nå en bredare förståelse om FGS har den ansvariga avdelningen på Riksarkivet hållit ett antal en-dagars utbildningar till självkostnadspris. Dagen har varit uppdelad i olika pass. Personer från flera olika yrkeskategorier, från arkivarier till systemutvecklare, var inbjudna. Syftet var att skapa bättre diskussioner och förståelse mellan yrkesområdena. Under utbildningarna rekommenderades deltagarna att interagera med föreläsarna. Filmerna innehåller många kommentarer och frågor med olika perspektiv och infallsvinklar. (Alla deltagare har gått med på att bli filmade!)
  
 
Utbildningarna innehöll två moment där deltagare fick arbeta i grupper. Dessa moment visas som en stoppskylt där även du som tittare är välkommen att stanna upp och diskutera innan du lyssnar på deltagarnas svar. Dagen avslutades med en öppen diskussion om dagen och arbetet i stort.
 
Utbildningarna innehöll två moment där deltagare fick arbeta i grupper. Dessa moment visas som en stoppskylt där även du som tittare är välkommen att stanna upp och diskutera innan du lyssnar på deltagarnas svar. Dagen avslutades med en öppen diskussion om dagen och arbetet i stort.
Rad 33: Rad 33:
  
 
Karin Bredenberg går igenom grunderna om FGS. FGS står för "Förvaltningsgemensamma specifikationer".
 
Karin Bredenberg går igenom grunderna om FGS. FGS står för "Förvaltningsgemensamma specifikationer".
Tillfället börjar med att deltagare ger deras uppfattning om vad de tror en gemensam specifikation är i små grupper efter att de getts bakgrundsfakta om arbetet med FGS i Sverige. Arbetet i Sverige var det som inspirerade eArchiving Building Blocks i sitt arbete inom ämnet. Vidare går föreläsare igenom FGS användningsområde, när det bör användas och när de olika specifikationerna uppstår.
+
Tillfället börjar med att deltagare ger deras uppfattning om vad de tror en gemensam specifikation är i små grupper efter att de getts bakgrundsfakta om arbetet med FGS i Sverige. Arbetet i Sverige var det som inspirerade eArchiving Building Blocks i sitt arbete inom ämnet. Vidare går föreläsaren igenom FGS användningsområde, när det bör användas och när de olika specifikationerna uppstår.
 
<br>
 
<br>
 
<br>
 
<br>

Nuvarande version från 28 november 2019 kl. 18.25

I många situationer behöver information överföras (flyttas) mellan olika system. Det kan vara att information behöver överföras mellan verksamhetssystem eller från ett verksamhetssystem till mellanarkiv eller slutarkiv.

Det finns många olika sätt att flytta information:

  • Manuellt skriva in uppgifter i ett nytt system.
  • Exportera och importera filer via administratörsgränssnitt.
  • Olika typer av automatiserade processer för att föra över information.


Gemensamma specifikationer

Ett gemensamt sätt att strukturera information för överföring mellan system behövs för att det ska bli enklare och säkrare på sikt. Det gemensamma sättet att strukturera information beskrivs i specifikationer. Specifikationerna som arbetas fram ska vara baserade på standarder och uppfylla minsta gemensamma nämnare för den offentliga förvaltningen, samtidigt som de möjliggör lokala anpassningar. Det ska inte vara olika specifikationer beroende på var informationen befinner sig i sin livscykel utan samma specifikationer används hela tiden. Informationsöverföring handlar inte bara om standardisering, utan även om att ta fram profiler av standarder och utbytesformat som går att implementera i verksamhetssystemen.

Arbetet med FGS

I Sverige har arbetet med gemensamma specifikationer för den offentliga förvaltningen pågått sedan 2014. Vid svenska Riksarkivet finns en FGS-funktion. Funktionen arbetar med att hantera FörvaltningsGemensamma Specifikationer (FGS) för hela den offentliga förvaltningen. Sydarkivera har sedan starten 2015 identifierat gemensamma specifikationer som en viktig möjliggörare för att realisera förväntade nyttor med gemensam arkivorganisation och gemensamt arkivsystem för samverkande kommuner. I Sydarkiveras handlingsprogram, beslutat av förbundsfullmäktige, finns uppdraget att delta i initiativ för att stödja framtagande av FGS:er.

Inom EU finns en satsning som kallas The Digital Single Market som syftar till att underlätta för alla aktörer att dela både kod och specifikationer inom tio olika områden grupperade i byggnadsblock. Den 7:e december 2018 lanserades byggnadsblocket för eArchiving. Byggnadsblocket eArchiving använder specifikationer som bygger på samma principer och standarder som de av Riksarkivet publicerade FörvaltningsGemensamma Specifikationerna (FGS). Specifikationerna delas in i två olika typer; Common Specifications (CS) som beskriver paketen som överförs och Content Information Type Specifications (CITS) som beskriver informationen som överförs i paketet. Arbetet med specifikationer och framförallt utökning av antalet specifikationer inom byggnadsblocket eArchiving kommer att fortsätta.

Specifikationer, oberoende av det är en FGS eller CS/CITS är baserade på standarder, vilket är nyckeln för att kunna garantera att Sydarkivera ska kunna bevara förbundsmedlemmarnas information såväl som för alla andra offentliga aktörer. Skillnaden mellan FGS och CS/CITS kan beskrivas som att på europanivån är antalet minsta gemensamma nämnare och obligatoriska fält mindre än på svensk nivå. Det innebär att en anpassning till svenska förhållanden är önskvärd men inte nödvändig.

För att sprida kännedom om arbetet och nå en bredare förståelse om FGS har den ansvariga avdelningen på Riksarkivet hållit ett antal en-dagars utbildningar till självkostnadspris. Dagen har varit uppdelad i olika pass. Personer från flera olika yrkeskategorier, från arkivarier till systemutvecklare, var inbjudna. Syftet var att skapa bättre diskussioner och förståelse mellan yrkesområdena. Under utbildningarna rekommenderades deltagarna att interagera med föreläsarna. Filmerna innehåller många kommentarer och frågor med olika perspektiv och infallsvinklar. (Alla deltagare har gått med på att bli filmade!)

Utbildningarna innehöll två moment där deltagare fick arbeta i grupper. Dessa moment visas som en stoppskylt där även du som tittare är välkommen att stanna upp och diskutera innan du lyssnar på deltagarnas svar. Dagen avslutades med en öppen diskussion om dagen och arbetet i stort.

Om du har frågor angående innehållet i filmerna eller arbetet med gemensamma specifikationer kan du skicka e-post till:

Länk till Riksarkivets YouTube-kanal finns här: Riksarkivet Sverige på YouTube


Vad är en FGS?

Karin Bredenberg går igenom grunderna om FGS. FGS står för "Förvaltningsgemensamma specifikationer". Tillfället börjar med att deltagare ger deras uppfattning om vad de tror en gemensam specifikation är i små grupper efter att de getts bakgrundsfakta om arbetet med FGS i Sverige. Arbetet i Sverige var det som inspirerade eArchiving Building Blocks i sitt arbete inom ämnet. Vidare går föreläsaren igenom FGS användningsområde, när det bör användas och när de olika specifikationerna uppstår.

Riksarkivet och arbetet med FGS

Jan Aspenfjäll presenterar arbetet med gemensamma specifikationer och informationstypsspecifikationer (Content Information Type Specifications) på Riksarkivet. Deltagare får se de olika rollerna som är inblandade, bland annat riksarkivarien som publicerat specifikationerna till styrelsen bestående av personer och områdesansvariga från olika sektorer av offentlig verksamhet i Sverige.

Internationella kopplingar

Karin Bredenberg ger en överblick över arbetet med FGS och informationstypsspecifikationer i förhållande till Europa och eArchiving Building Block. Målet med denna del är att introducera eArchiving Building Block och skapa förståelse för kopplingen mellan informationsöverföring i Sverige och Europa. Detta innebär en detaljerad beskrivning av eArchiving Building Block och hur de grundläggande specifikationerna från dem förhåller sig till de svenska specifikationerna.

Att ta fram en FGS

Jan Aspenfjäll ger en detaljerad förklaring för de steg som krävs för att utveckla FGSer i Sverige. Hela den svenska processen beskrivs, från att ett förslag skickas till utvecklingsprocessen till att specifikationen undertecknas av riksarkivarien och blir en antagen FGS.

Införandet av FGS

När specifikationerna har utvecklats måste de införas och användas. Processen skiljer sig beroende på om det är ett gammalt system som ska tas bort eller om ett nytt system ska upphandlas. Jan Aspenfjäll ger en överblick över alla delar som måste tas i åtanke när FGS ska användas, bland annat vem eller vilka som måste involveras och behövs i implementationsarbetet.

Tekniska regelverk för FGS

Arbetet med FGS bygger på standarder och flera olika regler. Karin Bredenberg ger en teknisk översikt över dessa regelverk, till exempel XML och XML-schema. Filmen ger också ett smakprov på de ändringar som kan göras för att skapa en lokal variant av specifikationer som fortfarande baseras på gemensamma specifikationer från eArchiving Building Block eller FGS. Detta är en presentation med teknisk fokus där målet är att visa att flera olika yrkesinriktningar måste samarbeta för att genomföra import och exporter i ett system.

Presentationen anses av vissa vara för avancerad. För andra ger den en god insikt i komplexiteten att utveckla och införa specifikationer.