Planerad tillsyn

Från Sydarkiveras Wiki

Vad är en arkivinspektion?

Tanken med en arkivinspektion är att få en inblick i hur verksamheten fungerar men också se vad myndigheten kan behöva hjälp med för att utveckla sin verksamhet på bästa sätt.

Arkivinspektionen har fokus på myndighetens arkivorganisation, förvaltningens dokument- och ärendehantering och hantering/skydd av arkivhandlingarna. En inspektion genomförs av den centrala förvaltningens arkivlokal. Sydarkivera ställer frågor utifrån ett standardiserat frågeformulär som skickas ut inför mötet.

Det finns möjlighet att boka andra möten i anslutning till tillsynsbesöket om det är några andra frågor om arkiv och informationshantering som behöver tas upp.

Förberedelser

Vid besöket skall följande dokument finnas tillgängliga (om de finns):

  • Arkivbeskrivning
  • Arkivförteckning (om nämnden/bolaget har en egen arkivförteckning)
  • Informationshanteringsplan
  • Systemförteckning (om denna inte ingår i arkivbeskrivningen)
  • Registerförteckning
  • Processbeskrivningar
  • Lathundar för verksamhetens dokumenthantering
  • Organisationsbeskrivning (om den inte ingår i arkivbeskrivningen)

Hur går det till?

Dagen startar med en informationsträff centralt på förvaltningen om inte annat bestämts. Deltagarna får information om vad som händer hos Sydarkivera under året och vad som berör de aktuella verksamhetsområdena. Vi går igenom status när det gäller digitala arkivleveranser och förvaltningen/ förvaltningarnas behov. Det finns också möjlighet för deltagarna att framföra synpunkter och önskemål när det gäller Sydarkiveras verksamhet.

Det är önskvärt att det deltar representanter från samtliga verksamhetsområden vid informationsträffen.

Efter besöket utformar Sydarkivera en åtgärdsplan utifrån enkätsvaren och resultaten från arkivtillsynen. Vid behov skickas ett utkast för påseende och komplettering till berörd verksamhet. Den slutgiltiga åtgärdsplanen skickas till ansvarig nämnd, förvaltningschef, arkivmyndighet och organisationens representant i Sydarkiveras förbundsfullmäktige.

Om tillsynen visar på avvikelser som innebär att myndigheten bryter mot lag eller förordning redovisas detta i åtgärdsplanen i form av ett föreläggande. Arkivansvarig är då skyldig att återkomma med en plan för hur dessa avvikelser ska åtgärdas inom sex månader. Berörd chef ansvarar för att åtgärder genomförs från det att åtgärdsplanen tagits emot och att återrapportera till arkivansvarig och arkivmyndighet när åtgärderna genomförts. Kontroll ska göras av arkivmyndigheten att åtgärderna är genomförda. Genomförs inte åtgärderna så rapporteras detta till arkivmyndigheten och organisationens revisorer.

Om det under tillsynsbesöket framkommer behov av vidare uppföljning kan förvaltningen begära en händelsestyrd tillsyn.

Läs mer om det här: Händelsestyrd tillsyn.

Deltagare

Följande roller bör vara närvarande vid besöket:

  • Arkivansvarig/förvaltningschef/verksamhetschef
  • Arkivsamordnare/arkivombud
  • Registrator
  • IT-samordnare
  • Systemförvaltare/systemansvarig
  • Verksamhetsutvecklare
  • Informationssäkerhetsansvarig

Det är även önskvärt att följande roller närvarar:

  • Representant för lokal arkivfunktion (arkivarie/arkivföreståndare eller kontaktperson)
  • Ledamot eller ersättare i Sydarkiveras förbundsfullmäktige

Alla behöver inte vara närvarande hela tiden, men det är bra om representanter för de olika funktionerna finns med under åtminstone den första informationsträffen. Vissa funktioner behöver vara närvarande under hela inspektionen.

Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning