Skillnad mellan versioner av "VerkSAM Plan"

Från Sydarkiveras Wiki

Rad 4: Rad 4:
  
 
VerkSAM Plan innehåller förslag på handlingstyper, rekommendation till säkerhetsklassning av informationsmängder och hanteringsanvisningar (gallring och bevarande med mera). När den beslutats i nämnd fungerar den även som gallringsplan och talar om vad som kan gallras, när det kan gallras och vad som ska bevaras för framtiden.
 
VerkSAM Plan innehåller förslag på handlingstyper, rekommendation till säkerhetsklassning av informationsmängder och hanteringsanvisningar (gallring och bevarande med mera). När den beslutats i nämnd fungerar den även som gallringsplan och talar om vad som kan gallras, när det kan gallras och vad som ska bevaras för framtiden.
 +
 +
==Mallar och nätverk==
 +
Mallarna uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i [[Samrådsgruppens gallringsråd]]. Ändringar och tillägg dokumenteras i samband med öppna arkivarbetsträffar och nätverksträffar för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
 +
 +
För att få tillgång till mallar i skrivbart format och diskussionsforum behöver du gå med i Nätverket VerkSAM Arkivredovisning på [[Yammer]].
 +
 +
Vi arbetar hela tiden på att göra mallen VerkSAM Plan bättre, men det är inget arbete som Sydarkiveras personal kan göra själva. Det behövs hjälp från de olika verksamheterna som vet vilken information som hanteras ute i kommunerna. Det är därför viktigt att skicka kunniga deltagare till de verksamhetsspecifika nätverksträffarna.
  
 
==Att införa VerkSAM Plan==
 
==Att införa VerkSAM Plan==
Rad 14: Rad 21:
 
#Använd en egen mall men hänvisa till sifferkoden i VerkSAM Plan (för att underlätta kontroll av att gallringsbestämmelser är enhetliga)
 
#Använd en egen mall men hänvisa till sifferkoden i VerkSAM Plan (för att underlätta kontroll av att gallringsbestämmelser är enhetliga)
  
==Mallar och nätverk==
+
Om du vill ha mer information om hur du praktiskt tar fram eller uppdaterar en informationshanteringsplan är du välkommen Sydarkiveras utbildningar.  
Informationen dokumenteras i samband med workshopar och nätverksträffar för Sydarkiveras förbundsmedlemmar, och vi arbetar hela tiden på att göra mallen bättre. Det är inget arbete vi kan göra själva utan vi behöver hjälp från de som kan verksamheterna och vet vilken information som hanteras ute i kommunerna. Utöver workshoparna har vi användarträffar där de som arbetar aktivt med VerkSAM träffas och diskuterar vad som fungerar och vad som behöver ändras, samt uppdaterar på grund av lagändringar eller ändringar i gallringsråden.
 
  
Mallar för diarieplan (klassificeringsschema) och informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) finns att hämta via yammer-nätverket VerkSAM Arkivredovisning. Där finns även diskussionsforum för VerkSAM-användare. Nätverket VerkSAM Arkivredovisning finns via länken: [https://www.yammer.com/verksam https://www.yammer.com/verksam] (observera att man behöver gå med i nätverket som deltagare för att komma åt all information.)
+
Behöver du hjälp på plats så kontakta din [[medlemssamordnare]]. Vid mer omfattande stöd i processen med att utarbeta en plan kan ett särskilt avtal om anslutande tjänst tecknas med Sydarkivera.  
 
 
Är det något ni inte tycker stämmer – kontakta oss så tar vi det med oss till VerkSAMs användarträffar.
 
 
 
Mallen till informationshanteringsplan är i grunden ett samarbete mellan kommuner i Kronoberg, Blekinge, Kalmar län, Halland, ITSAM och Skåne. Den arbetas fram gemensamt tillsammans med representanter både från Sydarkiveras medlemskommuner och andra intresserade. Arbetssättet är workshopar i samband med nätverksträffar och i förekommande fall särskildah webbmöten. Utkast delas via nätverket VerkKSAM Arkivredovisning på Yammer för synpunkter och kompletteringar. Underlag i arbetet är olika goda exempel från de kommuner som deltar i samarbetet samt Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors serie gallringsråd Bevara eller gallra?. 
 
 
 
==Framtagande av informationshanteringsplan baserad på VerkSAM Plan==
 
 
 
VerkSAM Plan bygger på att de deltagande kommunerna är med och arbetar fram och kompletterar planen tillsammans. I vissa fall saknar mallen handlingstyper och hanteringsanvisningar. Det beror då oftast på att ingen arbetet med det området eller att de inte återrapporterat vad de hittat under sin interna kartläggning. För att få en så komplett mall som möjligt är det därför av yttersta vikt att verksamheterna återkopplar sina resultat och förslag till förändringar till Sydarkivera.
 
 
 
Det finns ett nätverk/arbetsgrupp på Yammer för de som är intresserade av att samverka för att fortsätta förbättringsarbetet med VerkSAM Plan. Är du intresserad av att delta, kontakta verksam@sydarkivera.se. För senaste versionen kontakta också verksam@sydarkivera.se 
 
 
 
Om du vill ha mer information om hur du praktiskt tar fram eller uppdaterar en informationshanteringsplan är du välkommen på Sydarkiveras utbildningar som du hittar via https://sites.legaonline.se/sydarkivera/Kurser
 
 
 
Behöver du hjälp på plats så kontakta din medlemssamordnare. Kontaktuppgifter hittar du på sydarkivera.se. Vid mer omfattande stöd i processen med att utarbeta en plan kan ett särskilt avtal om anslutande tjänst tecknas med Sydarkivera.  
 
  
 
==VerkSAM Plans uppbyggnad==
 
==VerkSAM Plans uppbyggnad==
Rad 119: Rad 111:
 
| Anmärkningar används för att beskriva och förtydliga saker som är väsentliga för att förstå hur man ska hantera informationen. Det kan handla om förtydligande av när man får gallra/förstöra informationen eller vilka lagar som styr samt exempel på information som kan läggas under just den rubriken. I kolumnen skrivs också om informationen hör hemma under en annan rubrik i form av en hänvisning t.ex. att de hör hemma under 1.3.1 Styrande dokument och att det är där man ska titta om man ska se hur man ska hantera informationen.  
 
| Anmärkningar används för att beskriva och förtydliga saker som är väsentliga för att förstå hur man ska hantera informationen. Det kan handla om förtydligande av när man får gallra/förstöra informationen eller vilka lagar som styr samt exempel på information som kan läggas under just den rubriken. I kolumnen skrivs också om informationen hör hemma under en annan rubrik i form av en hänvisning t.ex. att de hör hemma under 1.3.1 Styrande dokument och att det är där man ska titta om man ska se hur man ska hantera informationen.  
 
|}
 
|}
 +
 +
==Hjälp oss komplettera mallen!==
 +
VerkSAM Plan bygger på att de deltagande kommunerna är med och arbetar fram och kompletterar planen tillsammans. I vissa fall saknar mallen handlingstyper och hanteringsanvisningar. Det beror då oftast på att ingen arbetet med det området eller att de inte återrapporterat vad de hittat under sin interna kartläggning. För att få en så komplett mall som möjligt är det därför av yttersta vikt att verksamheterna återkopplar sina resultat och förslag till förändringar till Sydarkivera.
 +
 +
Mallen till informationshanteringsplan är i grunden ett samarbete mellan kommuner i Kronoberg, Blekinge, Kalmar län, Halland, ITSAM och Skåne. Den arbetas fram gemensamt tillsammans med representanter både från Sydarkiveras medlemskommuner och andra intresserade. Arbetssättet är workshopar i samband med nätverksträffar och i förekommande fall särskildah webbmöten. Utkast delas via nätverket VerkKSAM Arkivredovisning på Yammer för synpunkter och kompletteringar. Underlag i arbetet är olika goda exempel från de kommuner som deltar i samarbetet samt Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors serie gallringsråd Bevara eller gallra?. 
 +
 +
 +
  
 
    
 
    
 
{{Handbok}}
 
{{Handbok}}

Versionen från 18 mars 2020 kl. 10.40

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

VerkSAM Plan är vår mall för informationshanteringsplan. Den utgår från klassificeringsschema VerkSAM Diarium som redovisar en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser eller arbetsflöden. VerkSAM Diarium går utmärkt att använda som register för att snabbt hitta rätt i VerkSAM Plan.

VerkSAM Plan innehåller förslag på handlingstyper, rekommendation till säkerhetsklassning av informationsmängder och hanteringsanvisningar (gallring och bevarande med mera). När den beslutats i nämnd fungerar den även som gallringsplan och talar om vad som kan gallras, när det kan gallras och vad som ska bevaras för framtiden.

Mallar och nätverk

Mallarna uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i Samrådsgruppens gallringsråd. Ändringar och tillägg dokumenteras i samband med öppna arkivarbetsträffar och nätverksträffar för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.

För att få tillgång till mallar i skrivbart format och diskussionsforum behöver du gå med i Nätverket VerkSAM Arkivredovisning på Yammer.

Vi arbetar hela tiden på att göra mallen VerkSAM Plan bättre, men det är inget arbete som Sydarkiveras personal kan göra själva. Det behövs hjälp från de olika verksamheterna som vet vilken information som hanteras ute i kommunerna. Det är därför viktigt att skicka kunniga deltagare till de verksamhetsspecifika nätverksträffarna.

Att införa VerkSAM Plan

För att VerkSAM Plan ska fungera i er organisation, behöver ni gå igenom den och anpassa den utifrån era förhållanden. De tre första siffrorna i VerkSAM Plan ska ni inte ändra själva utan att diskutera i nätverksgrupperna. På nivå fyra och på handlingstypsnivå kan ni göra ändringar för att planen ska spegla er verksamhet bättre.

Det går att använda mallen på olika sätt:

  1. Använd hela strukturen, både sifferkoder och benämning
  2. Använd benämningarna, men ta bort sifferkoderna
  3. Använd en egen mall men hänvisa till sifferkoden i VerkSAM Plan (för att underlätta kontroll av att gallringsbestämmelser är enhetliga)

Om du vill ha mer information om hur du praktiskt tar fram eller uppdaterar en informationshanteringsplan är du välkommen på Sydarkiveras utbildningar.

Behöver du hjälp på plats så kontakta din medlemssamordnare. Vid mer omfattande stöd i processen med att utarbeta en plan kan ett särskilt avtal om anslutande tjänst tecknas med Sydarkivera.

VerkSAM Plans uppbyggnad

Klassificeringsstrukturen går från det generella till det specifika. Sydarkivera har tagit på sig uppdraget att förvalta mallen, men äger den inte. Verksam Plan är öppen för alla intresserade att använda. Det är alltså ett levande dokument som uppdateras fortlöpande, inte en fastställd version på samma sätt som VerkSAM Diarium.

De tre siffrorna (nivåerna) i VerkSAM Plan är de som används vid registrering och som är ”obligatoriska” när man använder VerkSAM Diarium som diarieplan. Den fjärde siffernivån som finns i mallen är frivillig kan användas för att dela in verksamheten ännu mer och för att få en tydligare struktur. Om myndigheten utgår från VerkSAM Plan (inklusive siffernivåerna) som grund för sin klassificering, registrering och informationshantering så kommer man att uppfylla kriterierna för en verksamhetsbaserad arkivredovisning. Myndigheten kan också välja att bara använda mallens rubriker, handlingsslag och hanteringsanvisningar som grund för sin informationshanteringsplan. Den blir då en mer traditionell plan utan tydlig koppling till registraturen.

Rubriker

I VerkSAM Plan finns rubriker som är fetmarkerade med upp till tre siffror och de måste finnas kvar även om man inte använder sig av rubriken eller har den verksamhet som finns under rubriken. Om verksamheten inte förekommer, eller man inte tänker använda rubriken, så plockar man bort allt innehåll under rubriken, men lämnar kvar rubriken. Den ska finnas kvar för att man inte av misstag ska använda sig av just de siffrorna i andra sammanhang, t.ex. om man behöver göra nya rubriker för verksamheter som inte finns. Skriv i kommentarsfältet att myndigheten inte använder rubriken (Används ej) eller att den inte ingår i uppdraget (Ingår ej).


VerkSAM Plan är indelad i 10 verksamhetsområden:

  1. Demokrati och ledning
  2. Intern service
  3. Samhällsservice
  4. Samhällsbyggnad
  5. Trygghet och säkerhet
  6. Miljö och hälsoskydd
  7. Skola
  8. Vård och omsorg
  9. Socialt och ekonomiskt stöd
  10. Kultur och fritid

På vissa ställen i VerkSAM Plan finns förslag på en fjärde siffernivå från Sydarkiveras eller från verksamheternas sida på hur man skulle kunna fortsätta dela in sin verksamhet ännu mer för att få en tydligare struktur vid bl.a. diarieföring. Den fjärde nivån är frivillig och kan ändras och justeras som verksamheten vill. Om en fjärde nivå används och som ni antingen tagit fram själva eller som någon annan kommun tagit fram, meddela gärna detta till Sydarkivera. Bra exempel vill vi gärna återanvända.


Under rubrikerna på tredje eller fjärde nivån finns uppräknat den information/handlingar som kan tillhöra området. Observera att det är enbart exempel på handlingar/information som tillhör rubriken. Det går därför bra att lägga till ny information/handlingar under rubrikerna men också att ta bort handlingar som man inte har, trots att de står uppräknade.

Varje verksamhet som arbetar fram en dokumenthanteringsplan/ informationshanteringsplan måste själv ta ställning till om det är rätt handlingar som finns uppräknade under respektive rubrik.


Kolumner

De kolumner som finns med i mallen är rekommenderade, men inte obligatoriska. Varje verksamhet kan lägga till eller ta bort kolumner som inte behövs i just deras verksamhet. Det pågår ett arbete med att göra om mallen. Särskilt principerna för att notera informationssäkerhetsklassning.

Kolumner i VerkSAM Plan
Kolumn A, B, C och D Innehåller de siffror som tillhör klassificeringen:
  • A Verksamhetsområde
  • B-C Processgrupp/huvudprocess
  • D Handlingstyp

Beteckningen består i de flesta fall av en sifferkombination på upp till tre siffror. Ibland finns en fjärde siffra i kolumn D när vi tycker att just den verksamhet det berör skulle tjäna på att lägga till en fjärde nivå. Den fjärde nivån är frivillig. Om man använder en fjärde nivå inom verksamheten se till att beslutet att använda nivån förankras centralt, på ledningsnivå.

Kolumn E Talar om vilket verksamhetsområde som det gäller, samt även vilka handlingstyper som tillhör respektive område. Av kolumnen framgår om det är ett verksamhetsområde, huvudprocess eller om det är handlingstyp genom rubriksättningen. Verksamhetsområde och processgrupp/huvudprocess har också en koppling till numreringen i kolumn A, B C eller D.

Handlingstyperna är kopplade till och redovisas under respektive rubrik. Till handlingstyp räknas ett antal handlingar upp som tillhör just det området.

Kolumn F Kommentarer skrivs om informationen ska registreras.
  • Registreras D står för att informationen bör registreras i ett allmänt dokument- och ärendehanteringssystem
  • Registreras V står för att informationen registreras i ett renodlat verksamhetssystem ex. för teknisk verksamhet, skola eller vård och omsorg.

Om man vill får man naturligtvis skriva Diarium och Verksamhetssystem i kolumnen för att det ska bli tydligare. En del handlingar kan också hållas ordnade genom systematisk förvaring (S). Notera i kolumn M, sortering, vilken sorteringsordning som gäller.

Kolumn G Bevaras/gallras redovisar om informationen ska bevaras eller gallras. Om det står bevaras så innebär det att informationen ska bevara för all framtid. När det gäller gallring så innebär det att informationen kan förstöras efter en viss tid. Det kan stå ”Gallras efter 10 år”. Det innebär att det då måste ha gått tio hela kalenderår innan man får gallra/förstöra informationen, dvs om man har information från 2005 som ska gallras efter tio år så får den förstöras först år 2016.

Om det står att informationen ska ”Gallras vid inaktualitet” så är det upp till den som har hand informationen eller verksamheten att komma överens om när man tycker att man inte behöver informationen längre. Skriv då i anmärkningen vad man kommer överens om avseende gallring, t ex ”Gallras efter uppdatering” så alla vet vad som gäller.

Kolumn H Sekretess redovisar det kapitel och den paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som är giltig för eventuell sekretess. Den skrivs in i kolumnen som ex. ”Sekretess möjlig enligt OSL 23:3”.
Kolumn I Informationssäkerhetsklassning redovisar resultatet av verksamhetens informationssäkerhetsklassning av informationen enligt ISO 27000, om sådan genomförts. Om inte kan kolumnen döljas eller tas bort. Denna kolumn kommer så småningom att delas upp i 4 kolumner i kommande versioner av VerkSAM plan. Observera att om klassningen blir 4 dvs Sveriges säkerhet så får det inte vara med i VerkSAM Plan/informationshanteringsplanen utan ska hanteras enligt särskild ordning. När en informationssäkerhetsklassning görs bedömer man konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet enligt en speciell klassningsmatris. Skalan går från ett upp till fyra där ett innebär att konsekvenserna är lindriga medan fyra står för att röjande av uppgiften kan medföra fara för rikets säkerhet. I kolumnen I skriver man dock den högsta siffran för de fyra olika spåren för att om någon frågar ska man kunna göra en snabb bedömning av hur känslig informationen är. Så har man tre ettor och en trea så är det ändå så att man får skriva en trea i kolumnen eftersom det är den högsta siffran.
Kolumn J Förvaringsplats/registrering redovisar var informationen lagras. Om informationen registreras i ett verksamhetssystem eller allmänt dokument- och ärendehanteringssystem skrivs namnet på systemet i kolumnen. Om man använder sig av ett verksamhetsnära digitalt arkiv (mellanarkiv som ex. Comprima) eller ett verksamhetssystem redovisas namnet på systemet. Om informationen finns på papper skriver man om den finns i närarkiv eller mellanarkiv.
Kolumn K Ansvar redovisar vilken nämnd/bolag som är ansvarig för informationen. Man kan också skriva vilken förvaltning som ansvarar för den, samt eventuellt även avdelning om det är en stor förvaltning.
Kolumn L Original/kopia redovisar om informationen finns i original i papper eller digitalt samt om man har eventuella kopior och om de i så fall finns digitalt eller på papper. Eventuella avvikelser noteras dvs. bland annat om informationen av juridiska eller historiska skäl måste finnas på papper.
Kolumn M Sortering redovisar hur informationen ska sorteras om den finns på papper. Det kan ex. röra sig om kronologisk sortering, personnummerordning eller bokstavsordning.
Kolumn N Till slutarkiv redovisar när verksamheten, utifrån rådande lagstiftning eller efter rådgivning med arkivmyndighet, inte längre behöver informationen i den dagliga verksamheten utan ska/vill lämna över den till arkivmyndigheten för slutarkivering. Detta gäller både digital och analog information.
Kolumn O Anmärkningar används för att beskriva och förtydliga saker som är väsentliga för att förstå hur man ska hantera informationen. Det kan handla om förtydligande av när man får gallra/förstöra informationen eller vilka lagar som styr samt exempel på information som kan läggas under just den rubriken. I kolumnen skrivs också om informationen hör hemma under en annan rubrik i form av en hänvisning t.ex. att de hör hemma under 1.3.1 Styrande dokument och att det är där man ska titta om man ska se hur man ska hantera informationen.

Hjälp oss komplettera mallen!

VerkSAM Plan bygger på att de deltagande kommunerna är med och arbetar fram och kompletterar planen tillsammans. I vissa fall saknar mallen handlingstyper och hanteringsanvisningar. Det beror då oftast på att ingen arbetet med det området eller att de inte återrapporterat vad de hittat under sin interna kartläggning. För att få en så komplett mall som möjligt är det därför av yttersta vikt att verksamheterna återkopplar sina resultat och förslag till förändringar till Sydarkivera.

Mallen till informationshanteringsplan är i grunden ett samarbete mellan kommuner i Kronoberg, Blekinge, Kalmar län, Halland, ITSAM och Skåne. Den arbetas fram gemensamt tillsammans med representanter både från Sydarkiveras medlemskommuner och andra intresserade. Arbetssättet är workshopar i samband med nätverksträffar och i förekommande fall särskildah webbmöten. Utkast delas via nätverket VerkKSAM Arkivredovisning på Yammer för synpunkter och kompletteringar. Underlag i arbetet är olika goda exempel från de kommuner som deltar i samarbetet samt Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors serie gallringsråd Bevara eller gallra?.



Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning