Ärende- och dokumenthantering i kris

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Bevarande

Syftet är att bevara informationen för framtiden för att det ska vara möjligt att forska på händelser och kommunernas agerande i samband med dessa. Ibland kan det svårt att veta vad forskningen kommer att intressera sig för i framtiden. Men i fallet med Covid-19 kan vi vara säkra på att det kommer att forskas om det år och kanske decennier framåt. Inte bara av epidemiologer, utan även sociologer, statsvetare, miljöforskare, pedagoger, psykologer och så vidare. Erfarna arkivarier tänker att det kommer att finns få forskningsfält som inte kan hitta sin egen nisch för att i framtiden analysera det som händer 2020.

Därför är det viktigt att alla bevarar information som kan visa på beslut, aktiviteter, det vi vet om resultatet och svårigheter. Enklaste sättet att bevara informationen är att se till att den diarieförs i respektive myndighets diarium. Då kommer det automatiskt att bli arkiverat och sökbart för framtiden.

För att bli bättre, lära sig av erfarenheter.

Diarieföring/registrering

För att det ska vara lätt att registrera ärenden och dokument är det viktigt att komma överens om praktiska saker som diarieplansbeteckning/ärendetyp. , och också hitta informationen i framtiden.

Det finns i grunden två sätt att registrera om man har diarieplan:

  1. Samla alla "extraordinära ärenden" på en klass/kod.
  2. Använda olika klasser/koder, men knyta samman alla "extraordinära ärenden" med ett objekt eller projekt för den aktuella händelsen.

Det kan krävas många olika beslut och åtgärder i samband med extraordinära situationer. Därför är det inte att rekommendera att ha samlingsärenden. Då blir det snabbt svårt att hålla ordning i vad som händer i olika ärenden.

Tips till registrator:

  • Kontrollera ärendebalanser, hur många ärenden registreras i olika nämnder?

Intern kommunikation

Extern kommunikation

Pandemi

Sjuk.png

Bemanning på registratur och arkiv

Om det är flera som arbetar med arkiv och registratur så finns det möjlighet att dela upp arbetet så att en del arbetar hemma och en del finns på plats. De som jobbar på distans hanterar det som kommer in och hanteras digitalt. Den eller de som är på plats hanterar post, skanning och utlämnande av handlingar från pappersarkiven. Ett tips är också att varva vem som är på plats och vem som jobbar hemifrån. Ett annat tips kan vara att de som har nära till arbetsplatsen arbetar på plats och de som behöver resa in till arbetet i större utsträckning arbetar hemifrån. Det beror förstås på hur arbetsplatsen är organiserad och vilka praktiska möjligheter som finns.

På många förvaltningar är det enstaka personer som kan diarieföring. Då är det extra viktigt att det finns tydliga rutiner nedskrivna och någon/några som är utsedda att ta över om registratorn blir sjuk eller behöver arbeta på distans. Rutinerna kan behöva vara förenklade och tydliga så att handläggarna kan hoppa in och hjälpa till. Ett exempel är att endast datumstämpla inkomna handlingar i samband med postöppning, diarienumret sätts automatiskt i systemet när handlingen registreras.

Det kan också finnas möjlighet att samarbeta över förvaltningsgränserna. Om det finns en registratorsgrupp eller sekreterarnätverk så kan det vara bra att ta upp frågan där. För att hålla ihop arbetet så kan det vara bra med regelbundna avstämningar via webbmöten. Det går också att ringa gruppsamtal via mobiltelefon. Tänk också på att det kan finnas olika möjlighet att kommunicera via chatt eller snabbmeddelanden. Tänk på att inte hantera sekretess eller känsliga personuppgifter via kanaler som inte är säkra!

Tänkt på att mycket sker digitalt idag! Använd möjligheterna som finns i verksamhetssystem och ärende- och dokumenthanteringssystem.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Distansarbete, arbeta hemifrån

Det pratas mycket om distansarbete nu våren 2020 för att förhindra smittspridning med anledning av corona-epidemin. Glöm inte bort att tänka på informationssäkerheten. Det gäller framförallt om du hanterar mycket sekretess och känsliga personuppgifter. Var förberedd på att inte allting går att göra på distans eftersom det kan innebära för stora risker. Det finns andra praktiska saker att ta hänsyn till också som vilka uppgifter som är rimliga eller ens möjliga att utföra utan att vara på jobbet. Glöm inte att kontrollera med din närmsta chef vad som gäller. Troligtvis har din kommun arbetat med frågor om informationssäkerhet och distansarbete tidigare.

  • Ta reda på om det finns policy eller instruktion för distansarbete, där det framgår ansvar och regler för informationssäkerhet.
  • Ta reda på om det finns mer vägledande information där det framgår vad som är tillåtet och inte tillåtet att göra på distans.
  • Det kan vara så att det kommer nya situationer som ni inte har tänkt på innan, då kan ni behöva göra en riskanalys och säkerhetsklassa information.
  • Kolla med it-avdelningen eller motsvarande vilken utrustning, tjänster och annat som kan användas för distansarbete.
  • Tänk på att den utrusning du använder tillhör myndigheten, det innebär att samma regler gäller som när du är på din arbetsplats. Glöm inte att låsa dator och telefon!
  • Tar du med pappershandlingar hem? Tänk på informationssäkerheten och säker förvaring. Det bästa är om du kan ha säker åtkomst till ärende- och dokumenthanteringssystem eller verksamhetssystem!
  • Prata i telefon eller via olika webbtjänster - försäkra dig om att kanalerna är säkra att använda och att du kan sitta ostört utan att obehöriga hör vad du säger.
  • Tänk på att det är mycket som händer! Försök att inte ha för bråttom eller ställa krav som inte är genomtänkta!

MSB:s råd för att stärka informationssäkerheten vid arbete hemifrån


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Sammanträden på distans

Sveriges kommuner och regioner (SKR) har fått många frågor om förutsättningarna för deltagande på distans i sammanträden med fullmäktige eller nämnder. SKR har tagit fram ett PM och sammanställt frågor och svar.

Frågor och svar från SKR om fullmäktige och nämndsammanträden på distans

Krisledning och krisberedskap

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning