Ärende- och dokumenthantering i kris

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Offentlighetsprincipen

Under en kris slutar inte offentlighetsprincipen att gälla, den blir istället ännu viktigare! Det gäller oavsett om krisen pågår under kort eller lång tid. Allmänheten har fortfarande rätt att begära ut handlingar, anställda har fortfarande rätt att använda sig av meddelarfriheten.

Bevarande

Dokumentera och bevara mer än vanligt under en kris. Beslut och ställningstaganden måste alltid vara dokumenterade. Det är inte bara viktigt under den tid som krisen pågår utan även efteråt. Syftet är att bevara informationen för framtiden då det kommer att finnas behov av informationen både på kortare och på längre sikt. Verksamheterna i kommunen behöver informationen i samband med efterföljande utvärderingar och granskningar av arbetet under krisen. Verksamheten har också nytta av informationen i ett löpande förbättringsarbete eller om en omfattande kris kommer igen.

Det är inte bara den egna verksamheten eller granskande myndigheter som är intresserad av hur kommunen har hanterat en kris. Långsiktigt bevarande behövs för att det ska vara möjligt att forska på händelser och kommunernas agerande i samband med dessa. Ibland kan det svårt att veta vad forskningen kommer att intressera sig för i framtiden. Om till exempel pandemin Covid-19 kan vi vara säkra på att det kommer att forskas i år och kanske decennier framåt, inte bara av epidemiologer utan även sociologer, statsvetare, miljöforskare, pedagoger, psykologer med flera. Erfarna arkivarier anser att det kommer att finns få forskningsfält som inte kan hitta sin egen nisch för att i framtiden analysera det som hände under corona-krisen.

Därför är det viktigt att information bevaras som kan visa vilka beslut som fattats, vilka aktiviteter som genomförts, vilka åtgärder man valt att inte vidta, varför man gjort dessa val, vad resultatet blev och vilka svårigheter man stött på under vägen. Enklaste sättet att bevara informationen är att se till att den diarieförs i respektive myndighets diarium. Då blir den arkiverad och sökbar för framtiden. Handlingar som diarieförs samlas även på postlistor/ärendelistor som är en viktig del i en fungerande offentlighetsprincip.

Ju mer information som bevaras på ett sökbart och spårbart sätt desto säkrare kommer vi i framtiden kunna svara på frågor som: Varför fattades detta beslut? Varför avstod vi från att vidta en åtgärd? När vi förstod vi omfattningen av krisen? Vilka vägval gjordes, när och varför?

Information som hör till ett krisarbete uppstår både ute i de ordinarie verksamheterna hos myndigheten och i kommunens eller regionens krisorganisation. Därför är det viktigt att nå ut med rutiner om hur sådan information ska bevaras både i krisledningsstaben men också ute i ordinarie verksamheter.

Allmänna handlingar i en krisorganisation

När en handling blir en allmän handling i en kommun beror på hur kommunen är organiserad. Varje nämnd i en kommun ses som en egen myndighet som kan få inkomna eller upprättade allmänna handlingar. När en kommun startar upp sin krisorganisation leds arbetet oftast av en krisledningsstab som vanligtvis finns organiserad på den centrala förvaltningen/kommunstyrelsen. Krisledningsorganisationens storlek varierar med anledning av krisens omfattning och kommunens storlek, men det är vanligt att medarbetare från olika nämnder/myndigheter kallas in i krisledningsorganisationen.

Handlingar som skickas till och från krisledningsorganisationen

Krisledningsorganisationen som hålls samman av staben ses som en ”egen enhet/myndighet” på samma sätt som man ser en projektgrupp eller liknande.

Det innebär till exempel att:

  • Handlingar som skickas mellan deltagare inom krisorganisationen inte blir inkommande/utgående allmänna handlingar.
  • Handlingar som krisorganisationen skickar till verksamheter som hör till nämnder, bolag eller externa aktörer blir utgående allmänna handlingar.
  • Handlingar som skickas in till krisorganisationen från verksamheter som hör till nämnder, bolag eller externa aktörer blir inkommande allmänna handlingar.

Handlingar som skapas av krisledningsorganisationen

Planer, utredningar, sammanställningar och beslut som fattas av krisorganisationen blir allmänna handlingar när de upprättats.

Det innebär till exempel att:

  • Ett beslut, till exempel av stabschef, blir allmän handling när det är fattat.
  • Underlag och sammanställningar inför beslut blir allmän handling först när beslutet är fattat/ärendet är avslutat.
  • Mötesanteckningar, till exempel från stabsmötet, blir allmänna när de är färdigställda.

Sekretess

Många allmänna handlingar är offentliga men vissa uppgifter kan skyddas av sekretess. Stöd för att sekretessbelägga information finns i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Du som har skapat, tagit emot eller skickat ut handlingen ansvarar för att veta eller ta reda om någon uppgift omfattas av sekretess. Det är viktigt att veta för att du ska kunna hantera uppgiften på rätt sätt.

En handling kan i vissa fall också omfattas av säkerhetsskyddslagen och ska då hanteras på ett särskilt sätt.

Extern kommunikation

Det är vanligt att extern kommunikation i form av extern webb och sociala medier bevaras. Tänk dock på att även information som går ut via andra kanaler ska bevaras. Det kan till exempel vara en broschyr som skickas ut på posten, ett pressmeddelande eller anslag som tagits fram, trycks upp och sätts upp på allmänna platser. Extern information går inte alltid ut centralt via någon kommunikationsfunktion utan varje verksamhet skapar ofta också externa informationsutskick, till exempel informationsblad till brukare, till elever eller till vårdnadshavare. Försök samla extern information gällande en kris så det går att få överblick över kommunens samlade externa kommunikation. Det görs enklast genom att externa informationsinsatser (utöver extern webb och sociala medier) diarieförs enligt råden för diarieföring/registrering som följer nedan.

Intern kommunikation

Vanligtvis bevaras inte intern kommunikation i en kommun i någon större utsträckning. Vid en kris kan det dock vara av värde att spara den interna informationen som kommuniceras på intranät och/eller större e-postskick.

Diarieföring/registrering

För att det ska vara lätt att registrera ärenden och dokument samt att hitta i framtiden är det viktigt att inom kommunen/regionen komma överens om praktiska saker som diarieplansbeteckning/ärendetyp.

Det finns i grunden två sätt att registrera om man har diarieplan:

  1. Samla alla "extraordinära ärenden" på en klass/kod/ärendetyp.
  2. Använda olika klasser/koder/ärendetyper, men knyta samman alla "extraordinära ärenden" med ett objekt eller projekt för den aktuella händelsen.

Det kan krävas många olika beslut och åtgärder i samband med extraordinära situationer. Därför är det inte att rekommendera att ha samlingsärenden. Då blir det snabbt svårt att hålla ordning i vad som händer i olika ärenden.

Det är bra att ha en fastställd rutin och ett känt arbetssätt för hantering av information under en kris på plats så att man i ett tidigt skede kommer igång med diarieföring och arkivering. Det är både svårt och tidskrävande att i efterhand leta upp vad som ska diarieföras och efterregistrera handlingar på ett bra och spårbart sätt.

Tips till registrator:

  • Erbjud tidigt krisledningsorganisationen stöd i diarie- och arkivfrågor
  • Gör verksamheten uppmärksam på vad som bör bevaras och diarieföras under krisen samt på vilket sätt
  • Kontrollera ärendebalanser, hur många ärenden registreras i olika nämnder? Används det sättet att registrera som ni kommit överens om?
  • Diarieför hellre för mycket än för lite!

Pandemi

Sjuk.png

Bemanning på registratur och arkiv

Om det är flera som arbetar med arkiv och registratur så finns det möjlighet att dela upp arbetet så att en del arbetar hemma och en del finns på plats. De som jobbar på distans hanterar det som kommer in och hanteras digitalt. Den eller de som är på plats hanterar post, skanning och utlämnande av handlingar från pappersarkiven. Ett tips är också att varva vem som är på plats och vem som jobbar hemifrån. Ett annat tips kan vara att de som har nära till arbetsplatsen arbetar på plats och de som behöver resa in till arbetet i större utsträckning arbetar hemifrån. Det beror förstås på hur arbetsplatsen är organiserad och vilka praktiska möjligheter som finns.

På många förvaltningar är det enstaka personer som kan diarieföring. Då är det extra viktigt att det finns tydliga rutiner nedskrivna och någon/några som är utsedda att ta över om registratorn blir sjuk eller behöver arbeta på distans. Rutinerna kan behöva vara förenklade och tydliga så att handläggarna kan hoppa in och hjälpa till. Ett exempel är att endast datumstämpla inkomna handlingar i samband med postöppning, diarienumret sätts automatiskt i systemet när handlingen registreras.

Det kan också finnas möjlighet att samarbeta över förvaltningsgränserna. Om det finns en registratorsgrupp eller sekreterarnätverk så kan det vara bra att ta upp frågan där. För att hålla ihop arbetet så kan det vara bra med regelbundna avstämningar via webbmöten. Det går också att ringa gruppsamtal via mobiltelefon. Tänk också på att det kan finnas olika möjlighet att kommunicera via chatt eller snabbmeddelanden. Tänk på att inte hantera sekretess eller känsliga personuppgifter via kanaler som inte är säkra!

Tänkt på att mycket sker digitalt idag! Använd möjligheterna som finns i verksamhetssystem och ärende- och dokumenthanteringssystem.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Distansarbete, arbeta hemifrån

Det pratas mycket om distansarbete nu våren 2020 för att förhindra smittspridning med anledning av corona-epidemin. Glöm inte bort att tänka på informationssäkerheten. Det gäller framförallt om du hanterar mycket sekretess och känsliga personuppgifter. Var förberedd på att inte allting går att göra på distans eftersom det kan innebära för stora risker. Det finns andra praktiska saker att ta hänsyn till också som vilka uppgifter som är rimliga eller ens möjliga att utföra utan att vara på jobbet. Glöm inte att kontrollera med din närmsta chef vad som gäller. Troligtvis har din kommun arbetat med frågor om informationssäkerhet och distansarbete tidigare.

  • Ta reda på om det finns policy eller instruktion för distansarbete, där det framgår ansvar och regler för informationssäkerhet.
  • Ta reda på om det finns mer vägledande information där det framgår vad som är tillåtet och inte tillåtet att göra på distans.
  • Det kan vara så att det kommer nya situationer som ni inte har tänkt på innan, då kan ni behöva göra en riskanalys och säkerhetsklassa information.
  • Kolla med it-avdelningen eller motsvarande vilken utrustning, tjänster och annat som kan användas för distansarbete.
  • Tänk på att den utrusning du använder tillhör myndigheten, det innebär att samma regler gäller som när du är på din arbetsplats. Glöm inte att låsa dator och telefon!
  • Tar du med pappershandlingar hem? Tänk på informationssäkerheten och säker förvaring. Det bästa är om du kan ha säker åtkomst till ärende- och dokumenthanteringssystem eller verksamhetssystem!
  • Prata i telefon eller via olika webbtjänster - försäkra dig om att kanalerna är säkra att använda och att du kan sitta ostört utan att obehöriga hör vad du säger.
  • Tänk på att det är mycket som händer! Försök att inte ha för bråttom eller ställa krav som inte är genomtänkta!

MSB:s råd för att stärka informationssäkerheten vid arbete hemifrån


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Sammanträden på distans

Sveriges kommuner och regioner (SKR) har fått många frågor om förutsättningarna för deltagande på distans i sammanträden med fullmäktige eller nämnder. SKR har tagit fram ett PM och sammanställt frågor och svar.

Frågor och svar från SKR om fullmäktige och nämndsammanträden på distans

Krisledning och krisberedskap

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Praktiskt arbete i arkivet

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning