Arkivorganisation

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Innehåll

1 Ansvarsfördelning enligt arkivlag och arkivreglemente
2 Fastställa arkivorganisation
3 Nätverk och träffar
4 Sydarkivera - Gemensam arkivorganisation

Ansvarsfördelning enligt arkivlag och arkivreglemente

Arkivlagen är entydig när det gäller ansvarsfördelningen mellan arkivmyndigheten och förvaltningsmyndigheterna. Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar för sina allmänna handlingar. I ansvaret ligger att registrera de allmänna handlingarna och välja lämpliga material och metoder för deras upprättande, fastställa vad som ska tillhöra arkivet, beskriva och förteckna arkivet, besluta om och verkställa eventuell gallring samt vårda de allmänna handlingarna och hålla dessa tillgängliga för allmänheten.

Det är fullmäktige i respektive kommun eller region som beslutar om arkivreglemente och arkivmyndighet. För kommunalförbund behöver direktionen eller förbundsfullmäktige fatta motsvarande beslut. Det finns liknande bestämmelser för kommunala bolag. I arkivreglementet finns övergripande bestämmelser om arkivorganisationen.

Läs mer på sidorna:

Fastställa arkivorganisation

Varje myndighet, nämnd eller kommunalt bolag, behöver därutöver fastställa hur arkivorganisationen ska se ut i praktiken. Syftet med arkivorganisationen är att bestämma ansvars-, uppgifts- och rollfördelningen för myndighetens arkivvård. Det är lämpligt att fastställa arkivorganisationen i ett formellt beslut. En del förbundsmedlemmar väljer att fastställa en övergripande arkivorganisation för hela kommunen, andra per myndighet. Dokumentet, som fastställer arkivorganisationen, kan även fungera som en instruktion personal med arkivvårdande arbetsuppgifter och annan personal som hanterar myndighetens information.

Arkivorganisationen bör utses av myndighetens nämnd/styrelse, förvaltningschef/VD eller motsvarande genom att man fastställer och dokumenterar namn, befattning samt ansvar och arbetsuppgifter för de personer som tillsammans ska svara för arkivvården. Myndigheten bör även sammanfatta och dokumentera fördelningen av ansvar och arbetsuppgifter för arkivansvarig och arkivombud i ett beslutsdokument.

Varje förvaltning ansvarar för sitt arkiv och ska ha en arkivansvarig och det antal arkivombud som behövs för att vårda arkivet. Förvaltningschefen är arkivansvarig om organisationen (myndigheten) inte utser någon annan. Arkivombuden ska vara så många som behövs för att sköta den praktiska hanteringen av arkivet.

Beslutsdokumentet ska revideras när arkivorganisation eller ansvarsområden för arkivvården förändras.

En kopia av myndighetens fastställda arkivorganisation ska skickas till Sydarkivera för kännedom. Detta gäller även när arkivorganisationen revideras.

Tänk på att uppgifter om arkivansvarig respektive arkivombud även ska framgå av myndighetens arkivbeskrivning.

Läs mer på sidorna:

Nätverk och träffar

De förbundsmedlemmar som håller egna träffar för sina arkivansvariga och arkivombud har möjlighet att fortsätta med detta och Sydarkivera bidrar gärna i så fall till dessa träffar.